任务目标

1. 学会设置报表公式。

2. 学会如何保存和打开自定义报表。

任务资料

请定义此“货币资金表”（表9-3）上关于“库存现金”“银行存款”“其他货币资金”三个科目的期初数、期末数及期初、期末合计数的公式。

表9-3　货币资金表

要求：

1. 编辑三个会计科目的期初数、期末数以及合计栏的公式。

2. 在“数据”转态下进行全表运算引出数字。

3. 将报表取名为“货币资金表”后进行保存，关掉后再打开。

操作步骤

1. 定义报表公式

在设置好货币资金表的格式并填入关键字后，我们就需要设置会计科目的期初余额、期末余额及合计数公式了，目的是为了将总账系统中的数据引入过来，与1月份的会计数据相对应。公式的录入方法有两种，一种是直接录入，另一种是按照公式引导进行录入。

（1）直接录入公式

① 在报表“格式”状态下，选中需要定义公式的单元格“C4”，即库存现金的期初数，方法一：执行路径【数据】→【编辑公式】→【单元公式】，路径如图9-15所示。方法二：直接点击快捷键【fx】也能进行公式编辑。

图9-15

② 在出现的“定义公式”对话框中，录入总账期初函数公式：QC（"1001"，月，"借"），如图9-16所示。

注：手工录入公式时，一定要注意所有的符号得是在英文半角状态下才可以，比如此公式中的括号“（）”、引号“""”和逗号“，”，符号一旦格式不对，则公式有误，数据引用就会失败。

图9-16

③ 点击【确认】按钮，公式编辑完成。此时，可以改变报表状态，进行“数据”状态下的试算，来验证公式的正确与否。点报表左下角的红字【格式】，使其变为“数据”状态。系统进行全表重算后，库存现金期初数链接成功，在数据状态下显示为“4200.00”，如图9-17所示。

图9-17

（第一个公式编完后及时进行验证是很有必要的，防止一个错误出在所有公式上面，修改费时。待正确无误后，后面的公式可以全部编完后再进行数据重算。）

④ 数字的勾稽。此时，库存现金的期初数是与“星烁集团2020年1月期初余额表”上的数字相对照的，如图9-18所示。

图9-18

（2）引导录入公式

① 继续在“格式”状态下进行公式编辑。选中单元格“D4”，即库存现金的期末数，单击【fx】按钮，打开“定义公式”对话框（也可以在【数据】→【编辑公式】→【单元公式】中打开）。

② 单击【函数向导】按钮，打开“函数向导”对话框。在“函数分类”列表框中选择【账务函数】（默认），在“函数名”列表框中选择“期末（QM）”，如图9-19所示。

③ 点击【下一步】按钮，打开“财务函数”外层对话框，如图9-20所示。

图9-19

图9-20

④ 此时可以直接在“函数录入”中直接填写公式，也可以单击【参照】按钮，进入“账务函数”内层对话框进行公式编辑。点击【参照】后，如图9-21所示，红色加“*”的三项是必填部分，“科目编码”用放大镜“”选择“1001库存现金”（也可以手工录入“1001”）；“会计期间”为“月”（默认）；“方向”为“默认”，其他选项均采用默认项。

图9-21

⑤ 点击【确定】按钮后，回到“财务函数”外层对话框，此时“函数录入”已填入公式。继续点击【确定】按钮可退出到“定义公式”界面，如图9-22所示，最后点击【确认】按钮。(www.daowen.com)

图9-22

⑥ 点击【确认】按钮，公式编辑完成。此时，可以进行验证，进入“数据”状态下进行全表重算，来验证公式的正确与否。如图9-23所示。

以同样的方法分别录入单元格“C2”“C3”“D2”“D3”的公式。

图9-23

（3）公式“合计”

“C7”“D7”的期初数合计和期末数合计也需要进行公式编辑。

① 单元格“C7”期初合计数录入方法：选中单元格“C7”，点击【fx】后，在等号“=”后直接录入公式：C4+C5+C6。

② 单元格“D7”期初合计数录入方法：选中单元格“D7”，点击【fx】后，在等号“=”后直接录入公式：D4+D5+D6。

③ 公式全部录入完毕后，再进入“数据”状态下进行全表重算，如图9-24所示。

图9-24

2. 生成报表并保存

（1）生成报表

生成报表的意思就是指在报表“数据”状态下进行的全表重算，当在“格式”状态下进行完格式、关键字及公式的设置后，就可以进入“数据”状态下进行数据的自动演算并展现最终结果。从“格式”向“数据”状态的转换，我们在一开始讲确定报表状态时谈起过，在验证公式正确性的时候使用过。有以下两种方式可以生成报表。

① 在“格式”状态下，直接单击报表底部左下角的“格式/数据”按钮，使其状态变为“数据”状态。

② 在报表窗口，执行路径【编辑】→【格式/数据状态】，就可以在“格式”和“数据”状态之间进行切换。

（2）报表的保存

① 保存报表。在报表窗口，执行路径【文件】→【保存】，在出现的“保存报表”对话框里录入文件名“货币资金表”，使用默认路径，然后点击【保存】按钮，系统会提示：“保存成功！”。如图9-25所示。

注：在云平台自制报表时，不像在基础设置和总账中，系统会自动保存添加的内容。报表必须手工保存后，添加的内容才会在云平台进行保存。所以为了防止已编辑的报表丢失，可以在编辑过程中多点击几次保存。

图9-25

② 打开报表。以账套主管身份登录“信息门户”，进入“财务报表”，执行路径【文件】→【打开】，在“打开报表”对话框里，找到保存过的文件“货币资金表”，双击打开。

提示和小结

1. 定义报表公式。目的是为了将总账系统中的数据引入过来，在前后呼应的前提下，对会计数据进行进一步核算和处理。

2. 单元格公式中涉及的符号均为英文半角字符。

3. 执行【数据】→【编辑公式】→【单元公式】或者单击【fx】按钮，都可打开“定义公式”对话框。

4. 云平台的公式，进行了相对简化，只保留了财务函数类公式向导。在公式的录入过程中，一旦出现函数中没有的公式符号时，则进入“数据”状态下的全表重算时，会提示“公式非法，请检查！”字样，如图9-26所示。

图9-26

5. 报表进行保存时，会生成一个后缀文件名为“.rep”格式的文件。

6. 在云平台自制报表时，不像在基础设置和总账中，系统会自动保存添加的内容。报表必须手工保存后，添加的内容才会在云平台进行保存。所以为了防止已编辑的报表丢失，可以在编辑过程中多点击几次保存。

·上机任务体验　综合练习十八（自定义报表——公式的使用）

请定义此“成本报表”（表9-4）上关于“直接材料”“直接人工”“制造费用”三个科目及合计数的期初数、本期增加/减少额、期末数的公式。

表9-4　成本报表

要求：

1. 编辑三个会计科目的期初数、期末数以及合计栏的公式。

2. 在“数据”转态下进行全表运算引出数字。

3. 将报表取名为“成本报表”后进行保存，关掉后再打开。