任务目标

1. 会对填制完成的凭证进行查询。

2. 会复核凭证，包括出纳签字和审核凭证。

3. 会进行复核前、复核后凭证的修改。

4. 会正确删除一张凭证。

5. 会记账及取消记账。

任务资料

1. 请对根据星烁集团2020年1月发生的经济业务填制完的记账凭证进行记账前和记账后查询。

2. 请对已完成的凭证进行出纳签字，然后审核凭证。

3. 账套主管庞锐在已审核完所有凭证后，发现凭证号为“收-0002”号凭证的单据数发生错误，应该为5张。［原资料：业务题5：1月13日，销售一部田帅出差归来，报销4700元，剩余现金300元交回财务。（附单据4张）］

4. 请根据业务题11填制一张凭证，并将其删除。

业务题11：1月31日，销售一部田帅采购了900元的办公用品，拿发票到财务部报销。（附单据2张）

5. 对前面审核过的十张凭证进行记账，再取消记账，最后以记账状态进行输出保存。

操作步骤

1. 查询凭证

（1）查询凭证，以账套主管、会计或出纳的身份都可以执行（之前赋予操作员权限时已设置），执行路径【总账】→【凭证】→【查询凭证】，如图6-29所示。

图6-29

（2）点击菜单下的“查询凭证”后，会出现“查询凭证”对话框，如图6-30所示。

图6-30

（3）在对话框里，可以设定条件进行查询，比如查“2020年1月份的已记账凭证”，只需将“未记账凭证”前的对勾去掉，然后点击【确认】按钮，如图6-31所示。由于所制凭证并未记账，因此查询不到凭证。

图6-31

（4）下面查“2020年1月份的未记账凭证”，选中月份（默认），只勾选“未记账凭证”，然后点击【确认】按钮，此时查询框中会出现已做过的所有记账凭证。如图6-32所示。

注：在填制凭证过程中，特别是修改之后，也可以以这种方式查验已做过的凭证张数及相关信息。

图6-32

（5）选中某张凭证后点击【确定】按钮，可以进到凭证填制页面进行查看。可以对凭证类别、月份、凭证号、制单人、审核人是否审核凭证、出纳人是否签字等进行条件设定，如图6-33所示。

图6-33

2. 出纳签字

（1）单张凭证出纳签字

① 以出纳赵轩（用户名“xs002”，密码“2”）的身份登录“信息门户”，执行路径【总账】→【凭证】→【出纳签字】。如图6-34所示。

图6-34

② 会出现如图6-35所示的“出纳签字查询”对话框。

③ 对话框中有查询条件，默认查询2020年1月全部需要签字的凭证，然后点击【确认】按钮，会出现“出纳签字”对话框，如图6-36所示。对话框顶端显示需要签字凭证共6张，其中已签字0张，未签字6张。

图6-35

图6-36

④ “出纳签字”中间列表中可看到需要签字凭证的基本内容，进度条向右拉可以看到“制单人”“签字人”“系统名”“备注”等字样，如图6-37所示。其中“签字人”处为空。

图6-37

⑤ 点中第一行凭证编号为“收-0001”的凭证，然后点击【确定】按钮，则进入“出纳签字”界面。此时，执行路径【出纳】→【签字】或者直接点击快捷键【签字】，会出现“出纳签字成功！”提示，如图6-38所示。

⑥ 点击【确定】按钮后，在凭证底部“出纳”处，多了“赵轩”签名二字，如图6-39所示。

图6-38

图6-39

（2）成批出纳签字

① 在“出纳签字”凭证界面，执行【出纳】→【成批出纳签字】，如图6-40所示。

图6-40

② 此时，会汇总出成批签字后的“成批签字结果表”界面，如图6-41所示。提示除去刚才已签过字的1张，本次签字成功的有5张。

图6-41

③ 点击【确认】按钮后，成批出纳签字结束。可以通过“出纳签字”界面的“首张”“上张”“下张”“末张”进行翻看。此时，退出签字界面，重新执行一次出纳签字路径，会发现在列表中“签字人”处，已全部显示有“赵轩”的签名字样。如图6-42所示。

图6-42

（3）取消出纳签字

① 取消一张凭证的出纳签字。

执行【总账】→【凭证】→【出纳签字】，点击【确认】按钮后，打开“出纳签字”列表，选中想要取消签字的凭证，再点击【确定】按钮。在出现的“出纳签字”凭证界面，选择【出纳】→【取消签字】（可参考图6-38），会出现“取消出纳签字成功！”字样，点击【确定】按钮后，签字即被取消。

② 成批取消出纳签字

在“出纳签字”凭证界面，执行【出纳】→【成批取消签字】，会出现类似成批签字时的汇总结果表，如图6-43所示，会显示“原未签字凭证有1张（刚才取消签字的那一张），本次取消成功的凭证有5张”。

注：学会取消出纳签字后，别忘了再把出纳签字再签回来！

图6-43

3. 审核凭证

（1）单张凭证审核

① 凭证审核是会计主管的任务，也就是说，只有会计主管才能审核凭证。以账套主管庞锐（用户名：xs001，密码：1）的身份登录“信息门户”，执行【总账】→【凭证】→【审核凭证】路径，打开如图6-44所示的“凭证审核查询”界面。如果大家仔细观察会发现，“凭证审核查询”和“出纳签字查询”对话框几乎一模一样，默认查询2020年1月全部需要审核的凭证。

图6-44

② 点击【确认】按钮后，会出现“审核凭证”列表对话框，如图6-45所示。仍然是将进度条向右拉可以看到“制单人”“审核人”“系统名”“备注”等字样（图略）。其中“审核人”处为空。

图6-45

③ 点击【确定】按钮后进入“凭证审核”界面，如图6-46所示。

图6-46

④ 在菜单栏点【审核】→【审核凭证】或者直接点击快捷键【审核】，会出现“审核成功！”提示框，如图6-47所示。

图6-47

⑤ 点击【确定】按钮后，此张凭证审核完成，此时在凭证底部“审核”处多了“庞锐”的签名，表示此张凭证已由主管庞锐审核过了，如图6-48所示。

图6-48

（2）成批审核凭证

① 在“凭证审核”凭证界面，执行【审核】→【成批审核凭证】，如图6-49所示。

② 在很快汇总出的“成批审核结果表”中，会提示：“本次共选择10张凭证进行审核，原已审核凭证有1张，本次审核成功的凭证有9张”。

③ 点击【确认】按钮后，10张记账凭证就全部审核完毕。可以通过“凭证审核”界面的“首张”“上张”“下张”“末张”进行翻看。此时，退出凭证审核界面，重新执行一次凭证审核路径，你会发现在列表中“审核人”处，已全部显示有“庞锐”的签名字样。如图6-50所示。

图6-49

图6-50

（3）取消凭证审核

① 取消一张凭证的审核，有两种方法。

一是执行【总账】→【凭证】→【审核凭证】，点击【确认】按钮后，打开“审核凭证”列表，选中想要取消审核的凭证，点最下面一行中的“取消审核”（参照上图6-50，可找到“取消审核”选项）。

比如我们取消“收-0002”号凭证（列表第二行）的审核，选中它，点击【取消审核】按钮，则系统会马上提示“取消审核成功！”字样。点击【确定】按钮后，列表第二行凭证处颜色变为白色，表示该凭证已取消审核。

注：图6-50“审核凭证”列表上的“取消审核”功能键只有审核时才有，类似的“出纳签字”列表上则无此选项。

二是像取消出纳签字那样，进入某张凭证中去取消审核。在“审核凭证”列表中选中一张要取消的凭证，点击【确定”按钮后，进入“凭证审核”的凭证界面，【审核】→【取消审核】即可。当系统提示“取消审核成功！”时，点击【确定】按钮，则此张凭证取消审核成功。如图6-51所示，最下方审核处已无“庞锐”签字字样。

图6-51

② 成批取消凭证审核

在“凭证审核”凭证界面，执行【审核】→【成批取消审核】，会出现“成批取消审核结果表”，里面提示有本次成批取消的凭证张数，点击【确认】按钮后，成批取消审核成功。

注：学会取消凭证审核后，在做下一个练习前，别忘了把所有凭证再审核一遍！

4. 凭证的修改

（1）修改复核前的凭证

① 复核包括出纳签字和凭证审核，在没有签字和审核之前，凭证处于填制状态是可以进行修改的。路径：【总账】→【凭证】→【填制凭证】，进去后对错误内容直接修改就可以了，修改后记得保存。

② 唯一需要注意的是支票登记簿的内容。如果牵扯到银行存款类科目，已经填写了“票号登记”，则已填写过的支票内容不会在此凭证界面被修改或被删除，需要通过其他路径修改。路径：打开【信息门户】→【现金】→【票据管理】→【支票登记簿】，下拉键选择明细银行科目（如图6-27），点击【确定】按钮后，在支票登记下，选中错误内容进行修改；选中所在行，点击【删除】按钮也可以进行删除（如图6-28）。

（2）修改复核后的凭证

资料：账套主管庞锐在已审核完所有凭证后，发现凭证号为“收-0002”号凭证的单据数发生错误，应该为5张。［原资料：业务题5：1月13日，销售一部田帅出差归来，报销4700元，剩余现金300元交回财务。（附单据4张）］

① 取消审核。以账套主管（xs001，1）身份登录“信息门户”，【总账】→【凭证】→【审核凭证】→【确认】，选中“收-0002”号凭证所在行，点【取消审核】按钮，提示“取消审核成功！”，点击【确定】按钮，该行审核人签字消失，如图6-52所示，此时再点击【退出】按钮即可。

图6-52

② 取消签字。【文件】→【重新注册】，以出纳（xs002，2）身份登录，【总账】→【凭证】→【出纳签字】→【确认】，在“出纳签字”列表中找到“收-0002”号凭证并选中，再点击【确定】按钮。在出现的“出纳签字”凭证界面，点击【取消】按钮，会提示“取消出纳签字成功！”，点击【确定】按钮即可成功取消签字。如图6-53所示，此时出纳处已无签字，此时点击【退出】按钮即可。

图6-53

③ 修改错误。【文件】→【重新注册】，以会计（xs003，3）身份登录，【总账】→【凭证】→【填制凭证】，找到“收-0002”号凭证，修改附单据数为“5”后，再点击【保存】按钮，如图6-54所示，此时点击【退出】按钮即可。

④ 重新签字。【文件】→【重新注册】，以出纳身份登录，【总账】→【凭证】→【出纳签字】→【确认】，选中“收-0002”号凭证→【确定】→【签字】，提示“出纳签字成功！”后点击【确定】按钮，出纳处签字成功，如图6-55所示，此时点击【退出】按钮即可。

(www.daowen.com)

图6-54

图6-55

⑤ 重新审核。【文件】→【重新注册】，以账套主管身份登录，【总账】→【凭证】→【审核凭证】→【确认】，选中“收-0002”号凭证所在行后点击【确定】按钮，进入“凭证审核”界面，点击【审核】按钮后会提示“审核成功！”，此时点击【确定】按钮，则审核处已有了签名“庞锐”，如图6-56所示。最后点击【退出】按钮即可。

至此，该复核后凭证的修改内容全部完成。

图6-56

5. 删除凭证

业务题11：1月31日，销售一部田帅采购了900元的办公用品，拿发票到财务部报销（附单据2张）。请填制一张凭证，并将其删除。以会计身份登录总账进行填制，填制过程略，填完后如图6-57所示。

图6-57

（1）作废凭证

① 仍是以会计身份，在“填制凭证”界面，执行【制单】→【作废/恢复】，如图6-58所示。

图6-58

② 执行【作废/恢复】后，会看到此张凭证左上角被盖上红色的“作废”印章，如图6-59所示，这并不表示这张凭证就被删除了，只是被盖上了“作废”章，凭证仍然存在。

图6-59

（2）整理凭证

① 在“填制凭证”界面，执行【制单】→【整理凭证】菜单命令，会出现“选择凭证期间”对话框，默认为“2020.1”，如图6-60所示。

图6-60

② 点击【确定】按钮后，进入“作废凭证表”，如图6-61所示。

③ 点击【全选】按钮或直接双击“删除？”下的空白框，会出现大写的“Y”字，如图6-62所示。

图6-61

图6-62

④ 点击【确定】按钮后会出现对话框，提示“凭证整理完毕！”，如图6-63所示。至此，此张凭证彻底被删除。在“填制凭证”界面再也看不到刚才盖“作废”章的“付-0004”号凭证了。

图6-63

6. 记账和取消记账

资料：对前面审核过的十张凭证进行记账，再取消记账，最后以记账状态进行输出保存。

（1）记账

① 以会计身份登录“信息门户”，执行路径【总账】→【凭证】→【记账】，如图6-64所示。

图6-64

② 在出现的“记账”栏中，共有三个步骤：分别是“1. 选择本次记账范围；2. 记账报告；3. 记账”。先来看第一步，“记账范围”下的空白栏处需要填上范围，当单击【全选】按钮后，“记账范围”确定，如图6-65所示。

图6-65

③ 点击【下一步】按钮，进入“记账”对话框，如图6-66所示。

④ 点击【下一步】按钮后，进入第三步“记账”，如图6-67所示。

图6-66

图6-67

⑤ 点击【记账】按钮，系统会给出“期初试算平衡表”，如图6-68所示。

图6-68

⑥ 点击【确认】按钮后，提示“记账完成”，再点击【确定】按钮，记账结束。

（2）取消记账

① 以账套主管身份登录【总账】→【凭证】→【恢复记账前状态】，如图6-64所示。

② 在出现的“恢复记账前状态”对话框中，选中“2020年1月初状态”（默认），再点击【确定】按钮。如图6-69所示。

③ 点击【确定】按钮后，提示“数据恢复成功”，再点击【确定】按钮，如图6-70所示。

图6-69

图6-70

④ 如何判断是否已经记账。当你记不清是否已经记过账时，你可以再进入【总账】→【凭证】→【记账】去记一次账，如果系统提醒你，“没有可记账凭证，或上月未结账，不可记账”时，你就知道已经记过账了，如图6-71所示。同样的，你想知道有没有执行过“恢复记账前状态”的时候，只需要再操作一次“恢复记账前状态”的菜单命令，如果提示你“无可恢复的数据”，你就知道已经操作过“恢复记账前状态”的指令了，如图6-72所示。也就是说，记账或恢复记账，系统只允许执行一次。

图6-71

图6-72

注：当你学会了记账和取消记账后，一定记得在下机前要再次记账！

提示和小结

1. 查询凭证

查询凭证时，可以对凭证类别、月份、凭证号、制单人、审核人是否审核凭证、出纳人是否签字等进行条件设定后，进行查询。

2. 出纳签字

（1）出纳签字是出纳的任务，需以出纳身份登录总账。

（2）只有被指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。

（3）出纳签字只签和库存现金、银行存款相关的凭证，也就是收款凭证和付款凭证。

（4）凭证一经出纳签字，就不能被修改和删除，只有取消签字后才可以修改或删除，而取消签字只能由签字人（出纳）来执行。以其他身份登录取消，会有错误提示，如图6-73所示。

图6-73

（5）出纳签字并非审核凭证的必要步骤，若在总账参数设置时，不对“出纳凭证必须经由出纳签字”进行选择，就不需要签字。

（6）在出纳签字时，如果需要对所有凭证进行出纳签字或取消出纳签字，可以执行【签字】→【成批出纳签字】或【签字】→【成批取消签字】命令。

3. 审核凭证

（1）审核凭证是账套主管的任务，只有账套主管有权限对凭证进行审核。

（2）当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要设置对制单人所制凭证的审核权。

（3）作废的凭证不能被审核，也不能被标错。

（4）根据会计准则，凭证的制单人和审核人不能是同一人。

（5）凭证一经审核，则不能被修改和删除，只有取消审核签字后才可修改或删除（若凭证上还有出纳签字也需要一并取消）。

（6）已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能被审核。

（7）在审核凭证时，如果需要一次性对所有凭证进行审核签字和取消审核签字，可以执行【审核】→【成批审核凭证】或【审核】→【成批取消审核】命令。

（8）“审核凭证”列表下方“取消审核”功能只有在审核时有（见图6-50），与其类似的出纳签字，在“出纳签字”列表上则无此选项（见图6-42）。

4. 修改凭证

（1）未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改。

（2）已复核的凭证应先取消审核，再取消出纳签字后，再进行修改。

（3）若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，修改后的日期不能在上一张凭证的制单日期之前。

（4）若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证；若可以修改其他人的凭证，则修改完后，制单人签名会变为修改人名字。

（5）如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。

（6）外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

（7）修改复核后的凭证时，需要反复转换身份进行操作，因此，要牢记三位操作员的用户名和密码，进行熟练转换。

5. 删除凭证

（1）如果只是执行了【作废/恢复】操作，将凭证盖上了“作废”印章，这并不表示这张凭证就被删除了，只是被盖上了“作废”章，作废凭证仍保留凭证内容及编号，凭证仍然存在。

（2）若当前凭证已作废，可执行【制单】→【作废/恢复】菜单命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

（3）如果作废凭证不想保留时，则可以通过【制单】→【整理凭证】功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。

（4）作废凭证可以被填单会计进行修改，但是不能被主管审核。对其审核的话，会出现“作废的凭证不允许审核！”或“作废的凭证不允许出纳签字”的提醒，如图6-74所示。

图6-74

（5）在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证做数据处理，相当于一张空凭证。

（6）账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

（7）只能对未记账凭证作凭证整理。

（8）已记账凭证无法做凭证整理，应先恢复到本月月初的记账前状态，才可再做凭证整理。

6. 记账和取消记账

（1）一般情况下，由会计来记账，主管取消记账。但在实际工作中，只要赋予权限，出纳、会计、主管都可以记账和取消记账。

（2）第一次记账，若期初余额试算不平衡，则不能记账。

（3）上月若未记账，则本月不能记账。

（4）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

（5）若已结过账，想要取消记账的话，需反向操作，先取消结账后，才能取消记账。

（6）取消记账后，一定要重新再记账。

（7）判断是否已经记账的方法。当你搞不清是否已经记过账的话，你可以再进入【总账】→【凭证】→【记账】去记一次账，如果系统提醒你，“没有可记账凭证，或上月未结账，不可记账”时，你就知道已经记过账了（见图6-71）。同样的，你想知道有没有执行过“恢复记账前状态”的时候，只需要再操作一次“恢复记账前状态”的菜单命令，如果提示你“无可恢复的数据”，你就知道已经操作过“恢复记账前状态”的指令了（见图6-72）。也就是说，记账或恢复记账，系统只允许执行一次。

（8）在单机软件版中，在【对账】窗口按快捷键< Ctrl >+< H >，会弹出“恢复记账前状态功能已被激活”的信息提示框。若退出系统后又重新进入系统或在【对账】中按快捷键< Ctrl >+< H >，将重新隐藏“恢复记账前状态”功能。

·上机任务体验　综合练习十二（凭证的查询、复核、修改、删除和记账）

1. 请根据万嘉工业2020年1月发生的经济业务填制完的记账凭证进行记账前和记账后查询。

2. 请对已完成的凭证进行出纳签字，然后审核凭证。

3. 账套主管田禹在已审核完所有凭证后，发现凭证号为“收-0002”号凭证的单据数发生错误，应该为4张。［原资料：1月11日，综合部李豪出差归来，报销5700元，剩余现金300元交回财务。（附单据3张）］

4. 请根据业务题11填制一张凭证，并将其删除。

业务题11：1月31日，销售一部孙秦采购了750元的办公用品，拿发票到财务部报销。（附单据2张）

5. 对前面审核过的十张凭证进行记账，再取消记账，最后以记账状态进行输出保存。