任务目标

●能根据书信书写的基本格式和礼仪要求，完成饭店公务信函的撰写。

任务安全与其他注意事项

●注意隐私的保护；

●不能使用铅笔或红色的笔。

任务导入

某著名五星级豪华饭店将举办春季美食节，欲邀请长期与饭店有合作关系的某公司参加开幕活动，请按书信的格式拟写一封邀请函。那么，规范的公务信函是如何撰写的呢？

相关知识

在人际交往中，信函是一种应用极为广泛的书面交流形式，在饭店实际工作中扮演着举足轻重的角色。熟练掌握公务信函的书写和使用规范非常必要。

一、公务信函礼仪的基本要求

（1）礼貌（Courteous）：言辞礼貌。

（2）清晰（Clear）：表达清晰。

（3）完整（Complete）：内容完整。

（4）正确（Correct）：格式正确。

（5）简洁（Concise）：行文简洁。

二、公务信函撰写的基本格式

信函一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成（图2-1）。

（1）抬头。它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。

（2）启词。启词是正文之前的开场白。

（3）正文。正文是书信的主体部分，是写信者叙述的正事所在。

（4）祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。

（5）落款。落款包括署名和日期两部分。

（6）附言。附言是写信者对正文的补充。

图2-1　公务信函的基本格式

三、中文信函礼仪规范

（1）字迹端正清晰，易于辨认。不写错别字、错句。单字不成行，单行不成页。

（2）一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。

（3）礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。

（4）不可用红墨水笔、红圆珠笔或铅笔写信。

（5）对境外汉语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。

（6）信笺折叠应是文字面朝外，收件人称呼朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。

（7）信封使用要依照国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。

（8）邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误；邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。航空信的标签要明显。

四、公务信函撰写的步骤及礼仪要求

图2-2　问候

（一）称呼

称呼是书信的开头，要顶格写，称呼后面要加冒号。一般可为：××先生/女士/同志，或××+职称/职务。称呼之前，可加适当的形容词，如“尊敬的”“敬爱的”等。称呼时避免指名道姓。

（二）问候（图2-2）

正文之前的开场白，于抬头之下另行空两格书写，既可表示客气寒暄，也可提示写信原因。问候要单独成段，篇幅简短。

（三）正文

另起一行空两格写，也可以紧接问好的短句写正文。以简单的语言说全、说清书信的主旨。正文力求简明扼要。

（四）祝颂（图2-3）

在结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。如应酬语（草此、肃此、敬此）；祝福语（敬颂春安、即颂大安、祝您成功），祝颂要诚恳。

图2-3　祝颂

（五）具名（图2-4）

祝词之后在另起一行的右方具名，而在署名之后，有时还视情况加上“恭呈”“谨上”等，以示尊敬。具名要谦虚。

（六）日期

署名之后或另起行注明日期。一般而言，日期应具体到年月日。日期要准确。

图2-4　具名、日期

（七）附言（图2-5）

是写信者对正文的补充，以“又”“另”一类词引出，在署名与日期之后另起一行空两格书写，不必分段。附言力求简洁，无须另用信笺。

图2-5　附言

（八）封文填写

国际书信（图2-6）：(www.daowen.com)

寄往国外的书信封文写作须用寄往国家的文字（或英文）书写；封文左上方依次写发信人的姓名、地址（包括邮政编码）、国名；右下方依次写收信人的姓名、地址（包括邮政编码）、国名；右上角贴邮票；书写地址时应自小而大。

图2-6　国际书信封文填写

国内书信（图2-7）：

在左上角写清收信者所在地的邮编。

另起一行书写收信者的详细地址。

信封的正中央应以稍大字体书写收信者姓名。

寄信者的地址、姓名（有时可只写姓氏）以及邮编应写于信封的右下方。

书写清晰工整，横式信封的邮票应贴在右上角。

图2-7　国内书信封文填写

延伸阅读

短信礼仪

近些年随着短信的广泛使用，短信也成为公务沟通的重要形式，其使用频率甚至超过邮件。由于短信是新生事物，目前还没有形成完善的“短信礼仪”，但应该遵循的原则应该体现对对方的尊重和体贴。

短信礼仪原则：

1.短信内容的表达要清楚有序

一条短信有字数限制，因此很多人发短信时由于懒得多打字或多发条信息而把一件事情浓缩成一条短信或一条特别简短的信息，会造成对方不理解短信或歪曲信息的内容。

2.发短信一定要署名

公务短信署名是起码的礼节，要有头有尾，既有称谓也有署名，体现对对方的重视。

3.注意时间和场合发短信

4.提醒对方最好用短信

如果事先已经与对方约好参加某个活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。提醒时适宜用短信而不要直接打电话，打电话似乎有不信任对方之嫌，短信就显得非正式而且亲切得多。短信提醒时语气应当委婉，不可生硬。

5.有些重要电话可以先用短信预约

有时要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有事找您，是否方便给您打电话？”如果对方没有回短信，一定不是很方便，可以在等候一段时间后再拨打电话。

6.回短信要及时

很多时候，发个短信给对方，对方会等几个小时甚至几天回你的短信，假如你遇见这样的情况，心里舒服吗？如果正在忙，那可以利用手机短信的快速回复功能回复“正在忙”，如果连这点时间也抽不出，过后回短信时应该加以说明并说声抱歉，这样才能让对方理解。

任务评价

任务练习

一、实操练习

每位同学根据前面任务导入的情境，按书信的格式及撰写步骤拟写一封邀请函。

二、试题练习

（一）填空题

1.公务信函的5大要求是_______、_______、_______、_______、_______。

2.信函格式一般包括_______、_______、_______、_______、_______、_______等几项。

（二）单项选择题

1.信封上的称谓和信内的称谓通常是（　　）。

A.相同的 　B.有区别的 　C.一致的 　D.都用尊称

2.信的开头都应有（　　）。

A.问候语 　B.姓名 　C.抬头 　D.信内地址

3.以下日期符合国际标准化写法的是（　　）。

A.15.7.2001 　B.7.15.2001 　C.2001.7.15 　D.2001.07.15

4.在书信中，最重要的部分是（　　）。

A.称呼 　B.祝颂语 　C.正文 　D.具名

（三）多项选择题

1.不可用打字机，而要用手写的信函有（　　）。

A.祝贺信或谢函 　B.慰问信

C.商业信 　D.邀请信及其回函

2.人际交往中间接的沟通方式有（　　）。

A.书信 　B.谈话 　C.交谈

D.电话 　E.讨论

3.下列各项中是祝颂语的有（　　）。

A.此致敬礼 　B.祝新婚愉快 　C.敬祝安好

D.祝你进步 　E.祝新年好

（四）判断题

（　　）1.抬头是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，写成两行。

（　　）2.启词是正文之前的开场白。

（　　）3.落款包括署名和日期两部分。

（　　）4.商务信函可以尽量使用“∶）”之类的笑脸字符，显得比较礼貌。