企业在进行环境信息整理时，最经常使用的工具是SWOT矩阵，有些时候也会应用到TOWS（道斯）矩阵（在SWOT矩阵中加入优势和劣势，并与机遇和威胁进行匹配的一种战略管理工具）。

SWOT分析法从20世纪八九十年代诞生以来，被广泛应用于企业战略与竞争的态势分析中。然而最近几年却不断地出现质疑的声音，关于SWOT矩阵的使用方法和使用范围一直存在较大争议。很多使用者指出：使用SWOT法不过是得出了一串长长的清单，没有指出优先度，也不能对相应的组合给出建议。

使用者对SWOT工具的诟病主要体现在以下两个方面：

标准过于宽泛：SWOT工具过于宽泛，工具使用者无法区别哪些信息应该进入SWOT矩阵，哪些信息不应该进入，无论是重要性，还是颗粒度，都较难判断。

无优先评级：SWOT矩阵没有优先级评估，所有信息都是平行的，使用者不能够评估哪些机遇和威胁是该优先应对的，哪些可能只需要关注，哪些甚至不需要应对。大部分SWOT表格只不过是罗列了一长串的信息清单。

事实上，发生这样的问题并不是SWOT工具本身的问题，而是使用者没有很好地掌握工具的使用技巧。通过一定的技巧完全可以避免SWOT工具使用过程中出现的问题。为了让SWOT工具发挥最好的效果，在使用SWOT矩阵进行信息搜集的时候需要按照“采用结构化的描述格式—对进入矩阵的信息进行过滤—重要性与优先性评估”三个步骤展开。

为了确保进入SWOT工具的信息的有效性，提高信息整理质量，建议进入SWOT的信息按以下信息格式进行描述。

格式：

发生什么：对现象的客观描述；

导致了什么：导致市场（市场容量、成长性、利润率、竞争程度、新兴市场）发生了什么变化；

是机遇还是威胁：机遇大于威胁，还是威胁大于机遇？

应用举例：

发生了：对××传统型商务酒店而言，“90后”将在5年后成为消费主力，其市场份额大约占到整体市场份额的30%；

导致了：“90后”喜欢的酒店产品（社交、现代、网络、时尚）与当时主流产品有显著不同；

机遇／威胁：这个变化对××公司来说威胁大于机遇。(www.daowen.com)

一是影响性过滤。把非直接原因过滤，避免一个重大变化的若干间接因素同时出现在SWOT矩阵中。

二是重要性过滤。通过环境发展趋势对市场容量、成长性、利润率、竞争程度、新兴市场的描述，让使用者实际上对机遇∕威胁的影响程度和优先性做了评定。

如“政府发布了某个文件法规”“行业出现了某个安全事故”“某非洲国家政府发生了政变”，这三个信息是不是应同时出现在SWOT矩阵中呢？实操中比较难做出判断。

首先，这几个信息可能不是影响市场容量、成长性、利润率、竞争程度、新兴市场变化的直接原因，而只是两个独立的事件或者是间接因素；其次，这几个趋势可能导致的是一个市场变化，没有必要同时出现。采用了这个描述格式后就可以有效甄别和避免以上两种情况。以上信息经过规范化整理后，结果如下：

趋势一：行业出现了某个安全事故，导致安全自动化软件的需求快速增长，预计国内市场至少会有30%的增长幅度。

趋势二：政府出台了法律法规，要求必须提高安全自动化管理水平，导致安全自动化管理软件需求快速增长，预计国内市场至少会有30%的增长幅度。

趋势三：某非洲国家发生政变，安全部门领导人更换，他更倾向于我们的竞争对手，我们在某国的业绩可能有较大影响，预计业绩可能降低50%。

通过这样的描述，可以看出前两个趋势导致了一个重大的变化，可以合并描述为“安全领域的需求受外界影响激增，预计至少保持30%的增长幅度”。

整合后形成两个趋势：

趋势一：行业出现了某个安全事故，导致安全自动化软件的需求快速增长，预计国内市场至少有30%的增长幅度。

趋势二：某非洲国家发生政变，安全部门领导人更换，他更倾向于我们的竞争对手，我们在某国的业绩可能受到较大影响，预计该国业绩可能降低50%。

如上述例子中，通过结果描述可以知道，趋势一是个重大的变化，而趋势二可能是个小的变化，只要在经营措施里采取对策就可以了，没有必要在战略上应付。

在过滤掉一些冗余信息之后，需要对剩下的信息根据其重要性和优先性进行排序，对市场影响力和企业影响力两个维度进行重要评估，帮助组织甄别哪些趋势更加重要，而哪些趋势不那么重要。