（一）电算化会计核算形式的特点

传统的手工会计核算形式的记账程序是原始凭证—记账凭证—明细分类账—总分类账—会计报表，中间还有对账、试算等环节。这样的处理程序存在诸如数据大量重复、信息提供不及时、准确性差、工作强度大等缺陷。电算化会计拥有强大的数据处理能力，因此，电算化会计核算形式的记账程序可以对手工会计核算形式的记账程序做出下列改进：

（1）增加对原始凭证输入的正确性校验和对出错凭证的修改处理。由于电算化会计信息系统的信息质量主要取决于输入数据的正确性，为了严格保证数据的质量，必须对输入计算机的数据进行多种方式的检查和验证。

（2）电算化会计系统在核算时采取科目汇总表记账程序。手工操作下，各种账务处理程序在账簿组织、记账程序等方面各有特色，其主要区别在于登记总账的方法互不相同。采用计算机后，由于会计信息全部储存在计算机内部，可以根据各种条件进行查询，同时又能够做到日记账、明细账和辅助账同时登记，因此为了简化处理程序一般采用科目汇总表账务处理程序。

（3）增加凭证、账簿和报表的查询和打印两类加工工作。所有会计数据进入计算机后，是以电子方式、二进制形式存储于机器内部，查阅和使用账簿等会计信息必须经过输出设备输出。同时，凭证文件应作为会计档案在机内存档备查。

（4）以记账凭证作为电算化会计核算形式记账程序的起点。计算机目前还不能够方便地搜集和审核原始凭证，因此电算化会计核算形式的记账程序的起点是记账凭证，原始凭证的整理、审核仍然由手工完成。记账凭证既可以是手工录入，也可以是由其他核算系统转来，如工资、固定资产、成本核算等子系统如果已经电算化，就可以用机内文件形式直接读出使用，计入各种账簿。

（5）只提供“记账”这一步骤。登记账簿不再是手工条件下一系列分工结算、结转、汇总、试算等工作量很大且烦琐的步骤的集合，电算化会计核算形式只需提供执行“记账”功能这一步骤，根据已经审核的凭证数据更新相应的数据库文件即可。

（6）免除对账程序。除了与银行对账、往来对账外，无须对账。因为在电算化会计核算中，所有的输出信息都是来自同样的数据库文件，只要完成了正常的数据更新，账账必然相符，因此无账账核对的必要。

（7）改进数据结构。在数据结构方面，规范了科目代码的设置和管理，数据文件也经过重新设计，以减少数据的重复存储。

（二）电算化会计核算形式的记账程序(www.daowen.com)

电算化会计核算系统按照工作对象可以分为会计账务子系统和会计报表子系统。虽然从理论上而言账务子系统应该包括会计报表的编制，但是由于编制固定的会计报表不能满足经济发展、会计改革和企业管理的需要，因此电算化会计核算形式还会建立单独的会计报表子系统，这个系统不仅可以编制会计制度规定的会计报表，而且可以根据企业的需要编制各种内部管理用的报表。图11-13就是电算化会计核算形式的记账程序。

初始处理：是指根据会计账户信息对系统进行初始化设置，是系统正式运行之前的操作。初始处理包括设置会计科目、凭证类型、初始余额装入、其他设置等功能模块。该处理是整个电算化会计核算系统的基础。这一步的处理需要会计人员手工进行。

日常处理：主要是指根据原始凭证进行凭证处理，包括凭证的输入、修改、审核、查询、入账与打印。需要注意的是在输入凭证之前需要会计人员手工搜集和审核原始凭证，确保输入数据的准确性。这一处理需要会计人员手工录入和维护。

图11-13　电算化会计核算形式记账程序

会计账户基础数据文件：用来存储根据初始处理而确定的会计账户基础数据，包括账套参数、会计科目字典数据、会计账户期初余额、各类辅助科目字典数据、各类辅助账户期初余额、自动转账凭证定义等。

记账凭证数据文件：用来存储根据日常处理而确定的记账凭证数据，包括凭证号、制证日期、会计科目码、原始凭单号、金额、借贷方向、入账标志、制证人、审核人等。

账务子系统：账务子系统包含出纳管理、账簿输出、期末处理、系统维护等部分。出纳管理由现金日记账、银行日记账、银行对账组成；账簿输出包括科目余额表输出、总账输出、明细账输出、综合查询；期末处理包括自动转账、月末转账、年末转账；系统维护包括科目维护、币别维护、账套维护、人员管理、口令维护、文件恢复、文件备份。账务子系统的运行全部由计算机完成，会计人员只需要发出指令即可。

报表子系统：报表子系统包括报表定义、报表生成、报表输出、报表核对、报表管理。报表定义包含新表登记、报表栏目定义、表体元素定义、勾稽关系定义；报表输出包含报表查询、报表打印、报表传输；报表管理包括报表归档、报表修改、报表删除、报表备份、报表恢复。会计人员只需要选择想要得到的报表类别，其他工作全部交由计算机完成。

电算化会计核算形式的工作程序与传统的会计核算形式记账程序有很大的差异，要使电算化会计核算形式得到充分应用，就需要加强信息化建设，将会计核算、财务管理、生产管理等工作融合成一个有机的整体。会计工作人员和相关管理者也应该加强学习，熟练操作软件，更好地发挥会计的监督和管理作用。