一切会计记录必须有真凭实据，这是会计工作应当遵守的一条原则，也是保证会计核算资料具有真实性、客观性和可验证性的关键。在企业的会计核算中，货币资金的收付、收入费用的发生、产品成本的计算、财产物资的增减、往来款项的清算等任何一项经济业务，都必须根据有关的凭据进行账务处理。设计会计凭证，不仅对记录经济业务、反映资金变化、明确经济责任有直接作用，而且影响登记账簿、计算成本、清查财产以及编制报表等会计核算工作，同时与会计分析、会计检查以及内部控制等工作也有直接关系。

（一）会计凭证的设计原则

由于原始凭证和记账凭证的主要作用、使用方法、应用范围、重要尺度等各不相同，设计时所应遵循的原则也必然有所区别，分述如下：

1.原始凭证的设计原则

设计原始凭证，就是按照经济业务的发生情况和内部控制制度的要求，对原始凭证的种类、格式、内容和联次（张数）等进行的规划和制定。由于原始凭证具有法律性强、种类繁多、使用范围广、经手人员多的特点，设计时应当遵循以下原则：

（1）全面详细地反映经济业务的发生情况。作为业务发生最初书面证明的原始凭证，应把业务发生的时间、地点、内容、有关人员的责任等基本情况详细地提供出来，以便充分发挥原始凭证的作用，并加强原始凭证的管理。因此，设计的原始凭证应当具备以下内容：原始凭证的名称（反映业务种类），填制凭证的日期（反映业务发生的时间），填制凭证和接受凭证的单位名称（表明业务发生的地点），经济业务的具体内容，有关单位和人员的签章（表明经手人员的责任）。这样的原始凭证才能保证经济业务反映的全面性和可靠性。

（2）充分满足内部控制制度的要求。企业、行政事业等单位发生的经济业务，除少数外，大部分都要涉及若干单位或同一单位的几个职能机构以及相关人员。因此，在设计原始凭证时，必须根据实际需要，合理确定各种原始凭证所需要的联次数量，并规定各联的具体用途。既要满足各单位、各部门从事经济管理和核算要求，加强岗位责任制，又要通过连续编号、复写多联等方式使各部门之间形成相互制约、相互监督，加强内部控制制度。例如，反映销货业务的“销货单”（发货票），在大中型企业中，最少应设计四联，并由销货单位的销售部门、财会部门和仓库以及购货单位各持一联，其中，销售部门留作存根进行业务核算，财会部门凭以收款并作会计处理，仓库凭借其作为发货并进行实物核算的依据，购货单位将其作为付款凭证办理采购业务的会计核算。

（3）有利于加快凭证传递，提高工作效率。凭证如何传递，不仅关系到经办业务的各职能部门如何联系和相互制约，促使他们尽职尽责，积极完成自己承担的任务，而且关系到如何简化凭证传递过程、提高工作效率、防止产生工作脱节和漏洞的问题。这就要求在设计原始凭证时，科学合理地规定每一原始凭证的传递程序，避免传递过程中的迂回或脱节。具体规定哪些凭证联需要经过哪些部门，在传递过程中的哪个环节的哪个凭证联要留归相关部门，各个传递环节的任务等。例如，反映领料业务的“领料单”，一般由领料单位填制后，交物资供应部门审批，仓库根据审批后的“领料单”发料，并将实发数量填入单中，交给各有关部门。

（4）原始凭证的种类、用途、格式应力求标准化和通用化。在企事业单位内部，办理同类性质的经济业务所用的凭证必须统一，并保持稳定，不能经常改变，以方便凭证的填制和审查，同时节约设计和印制费用。有些凭证应尽可能地在部门、系统范围内通用，有条件的还应在地区或全国范围内统一使用，以方便财政、税务和审计等部门的监督工作。

2.记账凭证的设计原则

记账凭证与原始凭证虽有紧密的联系，但又存在明显的区别。因此，设计记账凭证在符合内部控制和力求标准化、通用化的基础上，还应遵循以下原则：

（1）必须具备记账凭证的基本内容。它包括记账凭证的名称、填制凭证的日期和编号、经济业务的简要说明、使用的会计科目（包括总账科目和明细科目）及其增减变化金额、所附原始凭证的张数以及有关人员的签名或盖章。

（2）必须与使用的会计核算形式相适应。不同的会计核算形式，要求有不同种类的记账凭证，如记账凭证核算形式，可以设计“收款” “付款”和“转账”三种凭证，也可以设计统一的“记账凭证”。但在汇总记账凭证核算形式下，则必须分别设计“收、付、转”三种记账凭证，并相应设计“汇总收款凭证”“汇总付款凭证”和“汇总转账凭证”，才能满足需要。

（3）满足账簿登记的需要。记账凭证是登记账簿的主要依据，由于账簿有总分类账和明细分类账之别，为了能够使总账和明细账的登记都有依据，设计记账凭证时，会计科目必须分清总账科目、子目和细目，以便分别记载它们的增减变化。此外，为了使记账凭证与账簿之间的关系更加严密，能清楚地反映凭证中的每一项数字记入账簿的页码，应在记账凭证上设计“账页”一栏。

（二）会计凭证的设计方法

1.原始凭证的设计步骤

明确原始凭证的设计步骤，有利于在设计原始凭证时统筹规划、合理安排，有秩序、有主次地进行，防止重复、遗漏等现象。一般来讲，在企业里原始凭证应按下列步骤设计。

（1）根据实际需要，确定原始凭证的种类

原始凭证的种类，一由经济业务具体内容决定，二受管理要求和核算方式的影响。确定符合实际需要的原始凭证种类，是设计原始凭证必须首先解决的问题，它给原始凭证的设计工作划定了范围，指出了方向。因此，各企事业单位在设计原始凭证时，首先必须根据本单位的经济业务类型、经济管理要求和会计核算方式等，确定所需要的原始凭证种类，保证单位发生的各种经济业务都有相应的原始凭证予以反映。(www.daowen.com)

（2）按照原始凭证用途，设计原始凭证的格式和联次

这是设计原始凭证的关键步骤和具体工作，是产生各种类型原始凭证的基础。不同种类的原始凭证具有不同的用途，而用途不同，又使得各种原始凭证的具体内容不同。这就要求针对不同用途的原始凭证，按照设计原则，分别设计各种凭证的格式、联次，并规定各联的具体用途。设计时，必须将凭证具备的全部内容作出合理的安排。表格内外各列示哪些项目，有关项目之间的钩稽关系如何反映，上下左右怎样布局，规格尺寸如何确定，每一凭证需要一式几份，各联如何予以区分以及采用什么纸质印刷，印成何种颜色、印刷多少等，都应当作出合理的设计或明确的说明，以保证设计和印制的质量。

（3）制定原始凭证的传递程序

科学合理的原始凭证传递程序，是建立正常的会计业务处理秩序、加强会计工作内部控制、提供真实可靠的会计资料、促进会计工作效率提高的基本保证。制定传递程序，就是对原始凭证填制或取得后，应当经由哪些部门或个人进行必要的业务处理，直到最后归档为止的全部过程做出规定。原始凭证的传递程序一般可以通过原始凭证各联次的具体用途或有关单位和个人的签章表明。在后文中我们还将详细讨论。

（4）建立原始凭证的使用保管制度

原始凭证是具有法律效力的经济资料和会计档案，任何单位在设计完成原始凭证后，都应明确规定原始凭证的使用要求，建立规范化的使用制度，保证原始凭证使用的合理性、合法性和合规性。同时在完成经济业务手续和记账之后，必须对原始凭证妥善保管，以便日后随时查阅。未使用的空白原始凭证也应由专人负责保管，特别是事先已经盖章的原始凭证和已经使用的原始凭证“存根”更要加强管理，防止丢失。因此，必须按照《会计档案管理办法》的要求，对原始凭证的保管方法、保存期限、查阅和复制手续、销毁办法等作出明确的规定，建立严密完善的原始凭证保管制度。

2.记账凭证设计的步骤

前已述及，记账凭证的设计应当遵循一定的原则，如必须具备记账凭证的基本内容、适应会计核算形式和登记账簿的需要等。同时，记账凭证的设计，又必须按照一定的步骤进行。科学合理的设计步骤，有利于减少设计工作量、提高设计工作的效率。

记账凭证的设计，一般应按下列步骤进行：

（1）设计记账凭证的种类

在各企业、行政事业单位里，使用何种记账凭证，主要受单位经营规模的大小、经济业务量的多少，财会机构内部分工的粗细等因素所决定，同时还受会计核算形式的影响。一般情况下，小型经济单位设计单一的、通用的记账凭证即可，无论库存现金、银行存款的收付业务，还是转账业务都可以统一使用。在大中型企业，一般应设计收款凭证、付款凭证和转账凭证三种，以便区分各类经济业务，如收款凭证反映货币资金收入业务，付款凭证反映货币资金支出业务，转账凭证反映与货币资金无关的经济业务。同时，也便于汇总记账凭证，减少登记总账的工作量。

由于记账凭证的填制方式不同，有些是把同类经济业务所涉及的会计科目集中填列在一张凭证上，反映经济业务的全部内容；有些是把同类经济业务所涉及的会计科目分别填列在几张记账凭证上，一张凭证只记一个会计科目，反映经济业务某方面的内容。由此，记账凭证分为复式记账凭证和单式记账凭证两种，正如在前文记账凭证的种类中所涉及的。这就要求设计记账凭证时，应确定采用复式记账凭证还是单式记账凭证，并在此基础上设计凭证格式。

（2）设计记账凭证的格式

根据单位规模大小等因素确定了使用的记账凭证种类后，就可以按照记账凭证设计原则对各种记账凭证进行格式的设计。这一步骤是设计记账凭证的具体工作，是确保记账凭证有效性的关键所在。

（3）规定记账凭证的用途和管理制度

记账凭证格式设计完毕后，应当对各种记账凭证的用途、使用方法及注意事项等作出明确的规定，以保证各种记账凭证的合理使用，使凭证自身的用途与其经济业务的内容相符。例如，通用的记账凭证适用于一切经济业务，而收款、付款和转账等专用记账凭证则分别适用于库存现金、银行存款的收、支业务和与库存现金、银行存款无关的转账业务。

此外，由于记账凭证是对原始凭证内容的分类整理和会计加工，它反映了经济业务发生后引起的资金变化情况，因此，它也是重要的会计资料。必须建立完善的管理制度，使记账凭证同原始凭证一起保管和销毁。这也是设计记账凭证时应当注意的问题。