(一)借贷记账法的概念及其沿革
根据所采用的记账符号、记账规则的不同,复式记账法又可以划分为多种类型,其中,借贷记账法是最早产生、也是当今世界各国通用的记账方法。所谓借贷记账法,就是以“借”(Debit)、“贷”(Credit)为记账符号,以“有借必有贷,借贷必相等”为记账规则的复式记账法。
根据目前发现的史料来看,借贷记账法最早产生于1211年的意大利佛罗伦萨[6]。当时的意大利由于商品贸易活动比较发达,出现了从事货币借贷与兑换、为商人办理转账结算业务的早期银行业。早期的银行业主或者说借贷资本家为每个客户分别开设账户,账户分为两个部分,相当于借方和贷方,分别记录相对于客户的债权和债务。这个时候的借贷记账法基本上只限于债权、债务的结算,且以文字叙述为主,没有形成以数字平衡为基础的账户结构。1340年,意大利的热那亚出现了一种改进的复式记账法,核算的对象从债权债务扩展到库存现金和各类商品等。账户的格式被明确地划分为左右两方,账户记录由文字叙述为主改为以数字平衡为主,而且需要结出余额。这个时候的借贷记账法已接近于其现代形式,“借”“贷”逐渐失去其本义,演变为纯粹的记账符号。到了公元15世纪,在意大利威尼斯出现了更为完备的借贷记账法,这种借贷记账法不仅具有核算企业资产和负债的账户,还增加了核算资本增减的账户和专用于计算损益的账户,实现了全部账户余额的试算平衡。1494年,“近代会计之父”卢卡·帕乔利(Luca Pacioli)出版了《算术、几何、比及比例概要》,对威尼斯的借贷记账法进行了全面的总结与概括,该书的出版标志着借贷记账法的正式形成。
(二)借贷记账法的记账规则与账户登记方法
借贷记账法的记账规则是“有借必有贷,借贷必相等”,这一记账规则包括两层含义[7]:第一,对任何一项经济业务,在记入一个账户借方的同时,必须记入另一个或几个账户的贷方;在记入一个账户贷方的同时,必须记入另一个或几个账户的借方。第二,登记在账户借方的金额,必须与登记在其他账户贷方的金额相等。
借贷记账法采用“借”“贷”记账符号,在资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润类账户的登记方面采用约定俗成的登记方法,这些登记方法被概括在表2-9中。
从表2-9我们可以看出,列示在综合会计恒等式“资产+费用=负债+所有者权益+收入”同一边的会计要素,其账户登记方法基本相同。也就是说,资产和费用的账户登记方法基本相同,负债、所有者权益和收入的账户登记方法基本相同。上述账户登记方法我们还可以通过图2-3中的“T型账户”直观地加以说明。
表2-9 借贷记账法下的账户登记方法
图2-3 借贷记账法下的账户登记方法
(三)试算平衡
复式记账法的一大优点是可以利用账户之间金额的平衡关系来验证账务处理的正确性,这一验证过程在会计上称为“试算平衡”(Trial Balance)。试算平衡主要检验两个方面的平衡关系:借贷发生额平衡和余额平衡。
所谓借贷发生额平衡,是指本期所有账户的借方发生额合计与贷方发生额合计必然相等。根据“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,每一笔经济业务发生时,记入借方账户的金额和记入贷方账户的金额必然相等;推而广之,无论某个会计期间发生多少笔经济业务,所有账户借方金额合计数与贷方金额合计数的相等关系都不会改变。我们可以将上述关系用下面的公式来表示:
全部账户的本期借方发生额合计=全部账户的本期贷方发生额合计(www.daowen.com)
所谓余额平衡,是指本期所有账户的借方余额合计与贷方余额合计必然相等。余额平衡包括期初余额平衡和期末余额平衡。在会计期初和期末,有余额的账户必然是资产类、负债类和所有者权益类账户,根据“资产=负债+所有者权益”的静态会计恒等式,余额平衡关系必然是成立的。我们可以将余额平衡关系用下面两个公式来表示:
全部资产类账户的期初借方余额合计=全部负债和所有者权益类账户的期初贷方余额合计
全部资产类账户的期末借方余额合计=全部负债和所有者权益类账户的期末贷方余额合计
下面,我们以例1至例10中ABC广告公司在2018年发生的经济业务及相应账户记录为例,对试算平衡这一重要的会计方法进行具体说明。在2018年12月31日,ABC公司各总分类账户(用T型账户表示)的登记情况如图2-4所示(账户中金额前的序号为经济业务编号):
图2-4 ABC广告公司期末账户资料
注:[1]表示将收入费用类账户转入“本年利润”这一用于核算并分配利润的过渡账户;[2]表示将“本年利润”转入“未分配利润”。此处涉及结账程序,可参阅第八章的有关内容。
为了验证ABC广告公司的期末账户记录是否准确,我们可以对其应用试算平衡程序。试算平衡的结果反映在表2-10中。从表2-10中,我们基本上可以判断ABC公司的账户记录是正确的。必须指明的是,试算平衡不能发现账务处理过程中的所有错误,例如,漏记一笔业务、重复录入一笔业务、借贷方向记反、借贷方差错相互抵销等错误就不能通过试算平衡来发现。除了验证账务处理过程的正确性,会计期末编制的试算平衡表还可以方便会计报表的编制。
表2-10 ABC广告公司试算平衡表
续 表
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