商业信函一般由开头、正文、结尾、署名、日期5个部分组成。

1.开头

开头写收信人或单位的称呼。称呼单独占行，顶格书写，称呼后用冒号。

2.正文

正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来的实质问题，通常包括：

(1)对收信人的问候。

(2)写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对来信中提到的问题进行答复等。

(3)该信要进行的业务联系，如询问有关事宜、回答对方提出的问题、阐明自己的想法或看法、向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重。(www.daowen.com)

(4)提出进一步联系的希望、方式和要求。

3.结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求，如“特此函达，即希函复”。同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”“健康”则转行顶格书写。

4.署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

5.日期

写信日期一般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，一定不要遗漏。