人员档案设置用于等级工资发放人员的姓名、人员编号、所在部门、人员类别等信息，员工的增减变动都必须先在本功能中处理。

1.增加人员档案

增加人员档案的具体操作步骤如下：

在“设置”界面中双击“人员档案”选项，打开“人员档案”界面，如图6-30所示。单击“增加”按钮，打开“人员档案明细”对话框，如图6-31所示。

图6-30 “人员档案”

图6-31 “人员档案明细”对话框

单击“人员姓名”后面的按钮，打开“人员选入”对话框，如图6-32所示。双击新增人员记录，可带入人员编号、人员姓名及人员类别信息并返回人员档案窗口。

核对或选择部门信息，必须为末级部门，若公共档案中人员对应的行政部门为末级部门且在当前工资类别/发放次数对应部门范围中，则系统自动带入，否则需手工选择，选择是否“计税”，是否“中方人员”、是否“核算计件工资”等信息，如图6-33所示。

图6-32 “人员选入”对话框

图6-33 录入人员基本信息

选择“附加信息”选项卡，输入人员附加信息，如图6-34所示。单击“确定”按钮，完成人员档案的添加操作，添加的人员档案信息可显示在“人员档案”窗口，如图6-35所示。运用同样方法，添加更多的人员档案。

图6-34 “附加信息”设置界面

图6-35 添加人员档案结果显示

2.修改人员档案

如果更改人员档案的某些信息，可在“人员档案”窗口中选中要修改的信息，单击“修改”按钮，可从如图6-36所示对话框中进行修改。修改状态下“停发工资”和“调出”两项功能为可编辑状态。当某一人员调出、退休或离休后，在人员档案中可勾选“调出”或“停发工资”复选项。已做调出标志的人员档案信息不可修改，其编号可再次被使用。调出人员在当月未做月末结算前，可取消调出标志，但其编号如果已被其他人使用的，则不能取消。

有工资停发标志的人员不再进行工资发放，但可以保留人员档案，方便以后恢复发放。

标志为停发或调出的人员，将不再参与工资的发放和汇总。如果需要直接输入职工工资，则可以在“人员档案明细”对话框中单击“数据档案”按钮，进入“工资数据录入—页编辑”对话框，将显示每个职工的所有基本数据，如图6-37所示。双击要录入或修改的工资项目数据，单击“保存”按钮保存设置。

图6-36 更改人员档案信息

图6-37 “工资数据录入—页编辑”对话框

3.删除人员档案

如果想删除人员档案的某些信息，可在“人员档案”窗口中选择要删除人员信息，单击“删除”按钮，弹出提示信息对话框，如图6-38所示，单击“是”按钮确认删除。(www.daowen.com)

在没有进行工资变动的情况下，即尚未录入该人员的工资数据时，单击“删除”按钮，即可删除光标所在行的人员。在年中有人员调出时，当年调出的人员不能删除，可打上“调出”标志，在进行年末处理后新的一年开始时，将此人删除（删除人员的所有档案信息，不能再进行恢复）。

4.导入、导出人员档案

可导入或导出一套以.TXT文件格式保存的人员档案信息，在减少录入工作量时保存人员档案信息，以防遭到破坏时数据的丢失，还可为其他账套提供档案资源，操作如下：

单击工具栏上的“导入”、“导出”按钮，即可导入或导出相应的档案资料。导入前，用户必须做好目标数据的部门档案、人员类别设置，且需要与源数据一致。导入时，人员编号的长度必须相等，源数据和目标数据必须来自同一月份。

5.数据替换

个别人员的档案需要修改时，用户可在人员档案窗口直接修改。如果一批人员的某个工资项目同时需要修改时，则可以利用数据替换功能，将符合条件人员的某个工资项目统一替换为某个数据，以提高修改速度。具体操作步骤如下：

在“人员档案”窗口中单击“替换”按钮，进入“数据替换”对话框，在“将项目”栏内选择被替换的项目名称，在“替换成”栏内输入替换内容，用户输入的替换内容，系统均默认为字符型，因此此处不需要加双引号，如图6-39所示。

图6-38 删除人员信息提示框

图6-39 “数据替换”对话框

在“条件”列表框中选择相应内容，单击“确定”按钮，将符合条件的人员信息全部替换。单击“取消”按钮，取消当前操作并返回“数据替换”对话框。

提示

如果没有输入替换条件而进行替换，则默认替换条件为本工资类别的全部人员（调出人员除外）。

6.过滤查询人员档案

过滤查询人员档案即按某个项目的某个数据（可等于、大于、小于）的值进行数据处理。在“人员档案”窗口中单击“过滤”按钮，打开“数据过滤”对话框，输入筛选条件，如图6-40所示。单击“确定”按钮，即可根据设置过滤出符合条件的数据。

7.定位查询

人员的过滤与定位都是为缩小人员档案查询信息而设的。定位查询可以按人员、部门两种方式进行。具体操作步骤如下：

在“人员档案”窗口单击工具栏上的“定位”按钮，打开“部门/人员定位”对话框，如图6-41所示。选择人员定位查询方式，人员所在部门名称，从该部门所有人员姓名中选出要查询人或选择人员编码，确定后光标显示在符合条件的记录上。

图6-40 “数据过滤”对话框

图6-41 “部门/人员定位”对话框

按部门定位查询方式，选择部门编号，自动带出部门名称，或选择部门名称自动带出部门编号，选择要查询人的人员类别，光标显示在符合条件的记录上。

当所要定位的人员有不确定条件时，用户可以选择模糊定位方式查询。例如要查询单位所有姓“王”的员工，则可以选择按“人员定位+模糊定位”方式进行查询，在“人员姓名”栏中输入“王”，即可自动定位到第一位符合条件的员工记录上。

提示

在使用模糊定位查询时，系统对档案内容按从左到右进行匹配。例如，要查询名叫“李芏芏”的员工，使用模糊查询时，如果查询“李”，则可以得到结果，如果查询“芏芏”，则系统将提示无满足条件的记录。