如图5-2所示是UFO报表系统的基本操作流程图，读者可从图中清晰了解其工作流程。其中，第1、2、3、4、7步是必需的。要完成一般的报表处理，先要启动系统，再建立一个空白的报表，并对这个报表进行格式的设计、公式的编辑工作，输入数据后还要对其进行合理的处理，一切操作过程完成后退出系统，再进行其他操作。

图5-2 报表基本流程图

1.启动UFO报表，建立新的空白报表

启动UFO报表的方法很简单，只需在“UFIDA ERP-U8”窗口中单击“业务工作”标签，在“业务工作”界面中双击“财务会计”选项下的“UFO报表”选项，即可启动UFO报表，如图5-3所示。UFO报表启动后，在该报表中选择“文件”→“新建”选项，即可自动创建一个新的空白报表文件，且为新创建的文件命名为“report1”，如图5-4所示。

图5-3 启动UFO报表

图5-4 创建新的报表

2.设计报表的格式

在新建的UFO报表中单击“格式”选项，即可打开“格式”菜单，如图5-5所示。

●表尺寸：即设定报表的行数和列数。

●行高和列宽。

●区域画线。

●单元属性：把固定内容的单元定义为表样单元，把需要输入数字的单元定义为数值单元，把需要输入字符的单元定义为字符单元，并设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案及折旧显示等内容。

●组合单元：即把几个相邻单元合并成一个使用。

●可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小（根据实际情况而定）。

确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月、日等。

设计好报表格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。

图5-5 “格式”菜单(www.daowen.com)

3.定义各类公式

在新建的UFO报表中选择“数据”→“编辑公式”选项，即可看到UFO报表提供了3种公式，如图5-6所示。

图5-6 “编辑公式”菜单

●单元公式：定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中输入“=”号就可直接定义计算公式。

●审核公式：用于审核报表内或报表之间的钩稽关系是否正确，需要选择“数据”→“编辑公式”→“审核公式”选项进行定义。

●舍位公式：为了避免破坏原数据平衡，在报表数据进行进位或小数位取整时对数据进行调整，通过选择“数据”→“编辑公式”→“舍位公式”选项来进行定义。

4.处理报表数据

报表数据处理需在数据状态下进行，具体操作步骤如下：

追加多个表页（因为新建报表只有一张表页）。

如果报表中定义了关键字，则需要在每张表页上录入关键字的值。

在数值单元或字符单元录入相应数据。

如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在其中录入数据。

数据录入后，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位公式，则执行审核和舍位平衡。如果需要，还可以对报表进行汇总和合并。

5.处理报表图形

处理好报表数据后，根据这些数据可以制成各种各样的图形，且这些图形可随意移动，图形的标题、数据组可按照要求进行设置，并可以打印输出。

6.打印报表

UFO提供的报表打印功能不仅可以控制打印的方向、行列打印的顺序，还可以设置页眉和页脚及财务报表的首页和尾页，更能进行缩放打印。

7.退出UFO报表

在所有操作完成之后，要对其进行保存，然后退出UFO报表系统。如果当时忘记保存文件，在退出UFO报表之前，系统会提示用户进行保存。