第2节　职场白领常用商务信函写作

倡议书的写作

倡议书是企业或个人首先公开提出某种建议，希望有关单位、部门能够响应，一起共同完成某种任务或开展某项活动的信函文书。

一、倡议书的种类

从作者角度分，倡议书分为个人倡议书和集体倡议书两种。

从传播角度分，倡议书有传单式倡议书、张贴式倡议书、广播式倡议书和登载式倡议书。

无论是个人发出的倡议，还是集体发出的倡议，其写法大体相同。就是不同传播方式的倡议书，其写法也大体相同。

二、倡议书的特点

（一）倡议书具有广泛的群众性

它可以在较大范围内调动群众的积极性，使大家心往一处想、劲往一处使，齐心协力共同做好一些有益于社会的事务和开展某些公益活动。

（二）倡议书是开展精神文明建设的一个有效的方法

倡议书的内容一般是同人们的日常生活相关的一些事项。如倡议爱护花草树木，保护生态环境；倡议众志成城，同心协力，实现祖国的伟大复兴等。所有这些都有利于人们的身心健康，属于社会主义精神文明的重要内容。

（三）倡议书是一种建议、倡导

它不给人一种强制的感觉，所以在这种轻松倡导之中，宣传了真善美，使人们无形之中就受到深刻的教育。

三、倡议书的格式

倡议书由标题、称谓、正文、署名、署时构成基本内容和基本格式。

（一）标题

倡议书的标题通常只写“倡议书”三字，但有时也可把倡议的内容或倡议的单位写在标题上。

（二）称谓

有明确倡议对象的，写上倡议对象的名称，有的倡议面很广，可以写“亲爱的朋友们”，或省略称谓。

（三）正文

正文是倡议书主体部分。这部分内容主要包括倡议目的和倡议事项。倡议目的包括倡议的原因、意义。这里的理由要说得充分，只有说清讲透才能引起公众关心，赢得响应；倡议事项关键是写得具体、可行。倡议事项简单的，可以紧接着倡议目的之后写。倡议事项多的，可分条列写。

（四）署名、署时

有的采取集体署名的方式，如“公司销售部全体职员”；有的可让每个职员亲笔署名，以示真实性和参与者之众，显示其广泛性。若几个单位共同倡议的，谁牵头谁排在前面，然后逐行签写倡议单位名称。按一般书信格式在署名下行写上年、月、日。

四、倡议书的写作要求

写清发出倡议的根据、原因和目的。只有交代清楚倡议活动的目的、意义，对方才能理解，才能变成自己自觉的行动，否则就很难响应。

重点是写倡议的具体内容和要求做到的具体事项。这部分一般是分条开列，以求清晰、明确。

结尾要表示倡议者的决心和希望。

总之，倡议书篇幅不宜太长，内容要有新的时尚和精神，要切实可行。写倡议书要认真负责，从实际出发，实事求是；要以具体问题、实际需要和可能条件为依据，如果想当然、不着边际地去想，这样倡议就无价值；倡议书的背景目的要写清楚，理由要充分；倡议书的措辞要恰当贴切，情感要真挚，同时要富于鼓动性；言词要有分寸。不说过头话，不提过高的要求，不用过激的言词；内容要具体、实在。不要说空话、套话；语言要精炼。切忌拖泥带水，废话连篇，东拉西拉，不得要领。

贺信（电）的写作

贺信是对他人取得的成就、获得某种职位、组织的成立、纪念日期表示祝贺的文书。贺信与贺词有所不同，不要将贺信写成贺词。贺词内容篇幅长；而贺信要求简单短小，不宜长篇大论。

一、贺信的写作要点

贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

（一）标题

贺信的标题通常由文种名构成。如在第一行正中书写“贺信”二字。

（二）称谓

顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称，如“先生”、“总经理”等，称呼之后要用冒号。

（三）正文

贺信的正文要交待清楚以下几项内容：

第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。

第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之，这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清楚祝贺的原因。

第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福；要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。

（四）结尾

结尾要写上祝愿的话，如“此致——敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”、“祝您生意兴隆”等。

（五）落款

写明发文的单位或个人的名称、姓名，并署上成文的时间。

二、贺电的写作要点

贺电由收报人住址姓名、收报地点、电报内容、附项四部分构成。拍发礼仪电报，要用电信局印制的礼仪电报纸按栏、按格写。

（一）收报人住址姓名

先写住址，包括马路、街道、门牌号码；再写单位名称或个人姓名。

（二）收报地点

填写省、市、县名，大城市可略写省名。

（三）贺电内容

贺电的内容一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。

1.标题

贺电的标题，可直接由文种名构成，即在第一行正中写“贺电”二字。有的贺电标题也可由文种名和发电双方名称共同构成。有的还用副标题，即以发电单位、受电单位和文种作为主标题，而用副标题说明内容。

2.称呼

称呼要写上收电单位或个人的名称、姓名，若是发给个人的还应在姓名后加上“女士”、“先生”或职务名称等称呼。称呼要顶格写，称呼后加冒号。

3.正文

贺电的正文要根据内容而定，若发给单位或某一地区庆祝活动的，宜在表示祝贺的同时，对其做出的各种成绩、取得的巨大成就给以充分肯定，并给以鼓舞，提出希望。私人之间的交往，则一般把内容放在祝贺上就可以了。

4.结尾

贺电结尾要表达热烈的祝贺和祝福之意，有时也可以提出希望。

5.落款

即在正文右下方署上发电单位或个人的姓名，并写上发电日期。

先写祝贺的话，再写发报人地址姓名或发报单位地址名称。发报日期时间在电报中反映，电文中可省略。

（四）附项

包括发报人签名或盖章、住址、电话。

三、注意事项

贺信和贺电要注意几点：

第一，要注意祝贺者和受祝贺者的关系，是上级对下级，还是下级对上级，或者是同级对同级？是个人对集体，还是集体对个人，或者是个人对个人？双方关系不同，措辞、语气也不同。例如，上级对下级，可以提出希望和要求；同级之间，可以表示向对方学习，以求共同进步；下级对上级，可以表示完成某项任务的信心。

第二，要紧紧扣住一个中心写。这个中心是：祝贺什么，为什么表示祝贺。有时，祝贺者也可以写出自己的想法、态度和意见，但是必须与祝贺的中心密切相关。

第三，要出于真情实感，切忌应酬。对受祝贺者成绩的估计要实事求是，评价要恰如其分。祝贺者表明态度也要切实可行，不要空喊口号。

第四，语言要简洁扼要、通俗流畅，不要刻意雕琢、堆砌词藻。

介绍信的写作

一、介绍信的概念

介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动所使用的一种专用书信。

二、介绍信的分类

介绍信的分类方式可以有很多种。依据角度不同，则可以分为不同的类别。一般来讲，介绍信通常可以分为以下两种，即手写式介绍信和印刷式介绍信。

（一）手写式介绍信

手写式介绍信是一种较常见的介绍信，一般采用公文信纸书写或书写在机关、团体、单位自制的信笺上，最后只要加盖公章即可。

这是一种比较便捷的介绍信方式，但因其用纸、书写没有什么严格的要求，所以容易被人伪造，所以在更为正规的场合下可以少用这种介绍信。

（二）印刷式介绍信

这是一种正式的介绍信，铅印成文，内容格式等已事先印刷出来，使用者只需填写姓名、单位，另加盖公章即可。

印刷式介绍信又可以细分为两种：一种为有存根的介绍信，一种为不带存根的介绍信。

带存根的介绍信通常一式两联，存根联由开介绍信一方留档备查，正式联由被介绍人随身携带。格式统一制作的介绍信使用时简单方便，只需填写个别内容，可以提高工作效率，是公用介绍信使用较多的一种。

不带存根的介绍信内容格式同带存根的介绍信在正文的印制上没什么差别，也是随用随填，只是未留存根而已。

三、介绍信的适用范围

介绍信适用于单位与单位之间的工作来往所需，是一种较为正规的具有一定凭证作用的信件，主要适用于以下情况：

1.学生到某单位实习或搞什么活动时，由所在院系开据介绍信。

2.国家机关人员外出调查或前往其他单位商讨大事时要带上介绍信。

3.一些商业单位在派人到别的单位推销宣传自己的产品时，也要带上介绍信。

4.一些单位在同其他单位进行业务交流时，若派新手前往接洽，则需带上介绍信。

5.推荐他人入学，为他人推荐工作或向他人求教问题而相互并不认识时，可写份介绍信。

四、介绍信的特点

一般来讲介绍信，具有以下几个特点：

（一）证明的特点

介绍信是机关、企业、团体必备的具有介绍、证明作用的书信。持介绍信的人，可以凭借此信同有关单位或个人联系，商量洽谈一些具体事宜；而收看介绍信的一方则可以从对方的介绍信中了解来人的职业、身份、要办的事情、要见的人、有什么希望和要求等。介绍信是联结双方关系的一个桥梁，其目的旨在证明来人的身份，以便防止假冒。

（二）时效的特性

介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件，它可以帮助对方了解你的身份、来历，同时也赋予了你一定的责任和权利。所以介绍信一般都开列出一定的时日期限，这是一种在限期内才具备有用性的专用文书。

五、介绍信的格式

介绍信一般应包括标题、称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等一些内容。具体到不同形式的介绍信的写法，其格式内容也略有差异。

（一）手写式介绍信的写法

手写式介绍信包括标题、称谓、正文、结尾、署名五部分。

1.标题

手写式介绍信的标题一般是在信纸的第一行写上“介绍信”三个字，有些也可省略。

2.称谓

称谓在第二行，要顶格写，要写明联系单位或个人的单位名称（全称）或姓名，称呼后要加上冒号。

3.正文

正文要另起一行，空两格写介绍信的内容。介绍信的内容要写明如下几点：

（1）要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。如被介绍者不是只有一人还需注明人数。其中，政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。

（2）写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。

（3）要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。

4.结尾

介绍信的结尾要写上“此致——敬礼”等表示祝愿和敬意的话。

5.署名

出具介绍信的单位名称写在正文右下方，并署上介绍信的成文日期，加盖单位公章。这种介绍信写好之后，一般装入公文信封内。信封的写法同普通信封的写法。

（二）印刷式介绍信的写法

不带存根的印刷式介绍信印刷的内容、格式同手写式介绍信大体一样，这里主要介绍带存根的介绍信。带存根的印刷式介绍信一般由存根联、正式联和间缝三部分组成。

1.存根部分

（1）第一行正中写有“介绍信”三个字，字体要大；紧接“介绍信”的字后，用括号注明“存根”两个字。

（2）第二行。在右下方写有“字号”字样。如是市教委的介绍信就写“市教字号”；如是县政府商业局的介绍信可写“县商字号”。“号”是介绍信的页码编号。

（3）正文。正文要另起一行写介绍信的内容，具体由以下几项内容构成：

.被介绍对象的姓名、人数及相关的身份内容介绍，还要写明前往何处何单位。

.具体说明办理什么事情、有什么要求等。

（4）结尾。结尾只注明成文日期即可，不必署名，因为存根仅供本单位在必要时查考而已。

2.介绍信的间缝部分

存根部分同正文部分之间有一条虚线，虚线上即有“字第号”字样。这里可照存根第二行“字号”的内容填写，要求数字要大写。如“壹佰叁拾肆号”，字体要大些，便于从虚线处截开后，字迹在存根联和正文联各有一半。同时，应在虚线正中加盖公章。

3.正式联部分

（1）第一行正中写有“介绍信”字样，字体较大。

（2）第二行在右下方有“字号”字样，内容照存根联填写。

（3）称谓。称谓要顶格写，写明所联系的单位或个人的称呼或姓名。

（4）正文。正文应另起一行，空两格再写介绍信的具体内容。内容同存根内容一样，主要写明持介绍信者的姓名、人数、要接洽的具体事项、要求等。

（5）结尾。写明祝愿或敬意的话，一般要写些诸如“请接洽”、“请指教”、“请协助”之类的话，后边还要写“此致——敬礼”。最后要注明该介绍信的有效期限。

（6）署名。在右下方要署上本单位的名称全名，并加盖公章。同时要另起一行署成文日期。

这类介绍信写好后，也应装入公文信封内。信封的写法与普通信封相同。

六、介绍信的注意事项

介绍信是介绍来人身份的一个有用的证件，它是建立一种良好的合作或有效办理某项事情的有效凭证，所以在写或填写介绍信的时候，务必注意以下一些事项：

（一）要填写被介绍人的真实姓名、身份，不得虚假编造、冒名顶替。

（二）所接洽办理的事项要写清楚，与此无关的不要写。介绍信要简明扼要，不可太长。

（三）介绍信务必加盖公章，以免以后造成不必要的麻烦。查看介绍信时，也要核对公章和介绍信的有效期限。

（四）有存根的介绍信，存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存，以备今后查考。

（五）介绍信内容不得涂改，要书写工整。有涂改的地方，可加盖公章，否则此介绍信将被视为无效。

咨询信的写作

随着人们工作生活节奏的加快，各种竞争造成的压力也越来越大。商品经济给人造成的冲击，许多新旧观念所产生的矛盾，都会使人在自己的生活、工作、学习中产生诸多疑惑或解不开的疙瘩。同时科技和生产力的发展，又带来了越来越多的新鲜事物。人们已不像以前那样只做好某一项工作就可以平安生存，而必须要抓紧学习新的知识，培养许多新的技能，开辟各种新的就业领域。这样一些专业性强、政策性强的东西就必须由专家指导才可顺利进行。所以咨询信的作用就在于为解决人们的心理、精神负担和日常生活、生产中的问题提供了一条可行的途径，使平常人的平常问题可以直接得到专家学者的指导。咨询信为促进社会主义精神文明和物质文明建设开辟了一个新的天地。

一、咨询信的概念及适用范围

咨询信是写信人就自己不熟悉、不了解或不理解的事情或问题，向有关部门或专家请求解答时所使用的一种专用书信。

一般而言，咨询信适用于以下一些范围：写信人由于个人在工作或学习上遇到难以解开的问题或不理解的事情时写咨询信；写信人遇到一些自己不熟悉的行业或部门的某些规定、政策或一些法律条文时，而给有关部门或单位写信咨询。如怎样办理营业执照可向工商管理部门咨询，如何鉴定某种作物种子的优劣真假可向农业科技部门咨询等。

二、咨询信的分类

咨询信从呈送对象来看可以分为以下三类：

（一）写给一些专门机关的咨询信

比如政法部门、工商管理部门、税务部门、教育部门、电业部门或科技咨询部门等。

（二）写给报社、电台的咨询信

许多报纸、杂志或电台、电视台均办有一些诸如心理咨询、专家解答、读者来信等这样的专门栏目，来处理读者的各种疑难问题。所以，在不知道所咨询的问题究竟该由谁来解答或自己的问题正符合报社、电台的解疑范围时，人们都可将信寄给有关的报社电台，或由他们转交给有关部门，或由他们直接回答。

（三）写给个人的咨询信

写给个人的咨询信指直接将信寄给能够回答疑难问题的专家或权威人士，由他们直接回信答复所提出的问题。

三、咨询信的写作格式(www.daowen.com)

咨询信通常由标题、称呼、正文、结尾、落款几部分组成。

（一）标题

咨询信的标题常见的一般是由一句问话组成，问话直接亮出自己的问题。如《我可以得到她的谅解吗？》、《他们的做法违法吗？》等。

（二）称呼

称呼要顶格写上收信的单位、机关名称或收信人的姓名，并加冒号。如“尊敬的某某先生：”、“编辑同志：”等。

（三）正文

正文要将自己的问题如实地向对方提出来，要求把起因、状况、结果、需要回答的问题具体清楚地写出来，以便收信人知道你所询问的问题所在，以利于对方正确地判断和回答你的问题。

（四）结尾

结尾可以有一些表示敬意的话，如“此致——敬礼”、“顺祝——文安”等，也可以省略不写。

（五）落款

落款即要注明发信人的称呼姓名，并署上发信日期。有的咨询信还在落款后隔两行再注明自己的详细地址和联络方式。

四、咨询信的注意事项

咨询信一般只问一个具体问题，而不把诸多问题放在一起。

咨询信所要求回答的问题要具体、清楚，不可含糊其辞，否则可能会影响回信人对问题的正确答复。

咨询信的语言要求朴实、自然、简明扼要，少说与所提问题无关的话。

欢迎词与答谢词的写作

一、欢迎词

欢迎词是由东道主出面对宾客的到来表示欢迎的讲话文稿。欢迎词指行政机关、企业事单位、社会团体或个人在公共场合欢迎友好团体或个人来访时致辞的讲话稿。

（一）欢迎词的要求

1.看对象说话

欢迎词多用于对外交往。在各社会组织的对外交往中，所迎接的宾客可能是多方面的，如上级领导、检查团、考察团、合作商等。来访目的不同，欢迎的情由也应不同。欢迎词要有针对性，看对象说话，表达不同的情谊。

2.看场合说话

欢迎的场合、仪式也是多种多样的，有隆重的欢迎大会、酒会、宴会、记者招待会，有一般的座谈会、展销会、订货会等。欢迎词要看场合说话，该严肃则严肃，该轻松则轻松。

3.热情而不失分寸

欢迎应出于真心实意，热情、谦逊、有礼；语言亲切，饱含真情；注意分寸，不亢不卑。

4.关于称呼

由于是用于对外（本组织以外的宾客）交往，欢迎词的称呼比开幕词、闭幕词更具有感情色彩，更需热情有礼。为表示尊重，要称呼全名。在姓名前或后面加上职衔或“先生：”、“女士：”、“亲爱的”、“尊敬的”、“敬爱的”等敬语表示亲切。

（二）欢迎词的格式

欢迎词由标题、称呼、开头、正文、结语、署名六部分构成。

1.标题

标题有两种形式：一是欢迎场合或对象加文种构成；二是用文种“欢迎词”作标题。

2.称呼

提行项格加冒号称呼对象。面对宾客，宜用亲切的尊称，如“亲爱的朋友：”、“尊敬的领导：”等。

3.开头

用一句话表示欢迎的意思。

4.正文

说明欢迎的情由，可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。对初次来访者，可多介绍本组织的情况。

5.结语

用敬语表示祝愿。

6.署名

用于讲话的欢迎词无需署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名。

二、答谢词

与欢迎词相对应，答谢词是由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。

（一）答谢词的要求

1.客套话与真情

在礼仪场合，必要的客套话是不能省略的，比如“感谢”、“致敬”之类热情洋溢、充满真情的词语。

2.尊重对方习惯

在异地做客，要了解当地的民情、风俗，尊重对方习惯。

3.注意照应欢迎词

主人已经致词在前，作为客人不能“充耳不闻”。答谢词要注意与欢迎词的某些内容照应，这是对主人的尊重。即使预先准备了答谢词，也要在现场进行修改补充，或因情、因境临场应变发挥。

4.篇幅力求简短

欢迎词、答谢词都是应酬性讲话，而且往往是在一次公关礼仪活动刚开始时发表的，下面还有一系列的活动等着进行，因此篇幅要力求简短，不宜冗长拖沓，以免令人生烦。

（二）答谢词的格式

答谢词由标题、称呼、开头、正文、结语五部分构成。

1.标题

一般用文种《答谢词》作标题。

2.称呼

与欢迎词同。

3.开头

对主人的热情接待表示感谢。

4.正文

畅叙情谊，或表明自己来访的意图、诚意，申述有关的愿望。

5.结语

祝愿，或再次表示谢意。

邀请函的写作

邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用极为广泛。

邀请函可分为两种：一种是一般邀请函，通常适用于一些平常的事情的邀请，具有简短、热情的特点；一种是请柬，是一种正规的邀请函。请柬的格式严谨而固定。一般适用于较庄重严肃的场合。

一、一般邀请函

邀请函作为信函的一种形式可参照一般书信的格式去写。这里就其内容和需注意的地方作一下交待。

（一）邀请函的内容

1.说明邀请对方参加什么活动，邀请的原因是什么。

2.将活动安排的细节及注意事项告诉对方。诸如时间、地点、参加人员、人数，做些什么样的准备及所穿的服饰等。

3.为了方便安排活动，如有必要可注明请对方予以回复，看看能否应邀及还有哪些要求等。

（二）邀请函应注意的事项

1.邀请人和被邀请人要用第二人称，参加活动的时间地点也要写得清楚明确。

2.希望被邀请人收到邀请信后给予答复的，则须在邀请信上注明R.S.V.P.或r.s.v.p.字样，意为“请答复”。有时为了方便联系，可留下自己的电话号码或地址。

3.对参加活动的人有什么具体要求可简单地在邀请信上注明，比如对服装的要求，要求穿礼服时，须在邀请信的右下角注明Dress：Formal；较随意时，可用Dress：Informal。

二、请柬

请柬又称请帖，是人们在节日和各种喜事、庆典中请客用的一种简便邀请函，是为邀请宾客参加某一活动时所使用的一种书面形式的通知。一般用于联谊会与友好交往的各种纪念活动、婚宴、诞辰或重要会议等，发送请柬是为了表示举行的隆重。在古代，柬与帖有一定的区别。请柬的“柬”字，本为“简”。造纸术发明以前，“简”一般是较普遍的写作材料，是将木材或竹木经过加工后制成的狭长的片。“简”一般指竹简，木制的写作材料古人称为“牍”。人们把文字刻在“简”上用来记事，由于书写面积有限，篆刻也有些难度，所以用“简”书写文字容量是较小的。人们把“简”联缀在一起而成“册”。到了魏晋时代，“简”就专门用来指一种短小的信札，这一说法延用至今。

请柬不同于一般书信。一般书信都是因双方不便或不宜直接交谈而采用的交际方式。请柬却不同，即使被邀请者近在咫尺，也须送请柬，这主要是表示对客人的尊敬，也表明邀请者对此事的郑重态度。语言上除要求简洁、明确外，还要措词文雅、大方和热情。

（一）请柬的格式

请柬从形式上又分为横式写法和竖式写法两种。竖式写法从右边向左边写。但从内容上看，请柬作为书信的一种，又有其特殊的格式要求。

请柬一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。

1.标题

在封面上写的“请柬”（请帖）二字就是标准，一般要做一些艺术加工，可用美术体的文字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等。通常请柬已按照书信格式印制好，发文者只需填写正文而已。封面也已直接印上了名称“请柬”或“请帖”字样。

2.称呼

要顶格写出被邀请者（单位或个人）的名称、姓名，如“某某先生”、“某某单位”等。称呼后加上冒号。

3.正文

要写清活动内容，如座谈会、商业洽谈会、产品展销会、企业周年庆典、联欢晚会、生日派对、国庆宴会、婚礼、寿诞等。写明时间、地点、方式。如果是请人看戏或其他演出还应将入场券附上。若有其他要求也需注明，如“请准备发言”、“请准备节目”等。

4.结尾

要写上礼节性问候语或恭候语，如“此致——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等，在古代这叫做“具礼”。

5.落款

署上邀请者（单位或个人）的名称和发柬日期。

（二）请柬的写作要求

我国文化历史悠久，历来对语言文字的推敲十分重视。而请柬又是较庄重正式的一种文体，而且文字容量有限，所以要摒弃那些繁冗造作或干瘪乏味的语言。具体而言，有如下几点要求：

1.求其“达”，即要通顺明白，又不要堆砌辞藻或套用公式化的语言。

2.求其“雅”，即要讲究文字美。请柬是礼仪交往的媒介，乏味或浮华的语言会使人很不舒服。

3.请柬文字尽量用口语。不可为求“雅”而去追求古文言，要尽量用新鲜的、活泼的语言。雅致的文言词语可偶一用之，但需用得恰到好处。

4.整体而言，要根据具体的场合、内容、对象、时间，具体认真地措词，语言要简洁明确、文雅庄重、热情得体。

（三）使用请柬的注意事项

请柬主要是表明对被邀请者的尊敬，同时也表明邀请者对此事的郑重态度。凡属比较隆重的喜庆活动，邀请客人均以请柬为准，切忌随便口头招呼，顾此失彼。因为请柬是邀请宾客用的，所以在款式设计上，要注意其艺术性，一帧精美的请柬会使人感到快乐和亲切。

选用市场上的各种专用请柬时，要根据实际需要选购合适的类别、色彩、图案。

请柬还要在合适的场合发送。一般来说，举行重大的活动，而双方又是作为宾客参加时，才发送请柬。普通聚会或活动性质极其严肃、郑重，对方也不作为客人参加时，不应发请柬。

商务函电写作

一.商务函电的作用

商务函电的作用：一是索取信息或传递信息；二是处理商务交流中有关事宜；三是联络与沟通感情。

二、商务函电的写作应掌握7C原则

（一）完整（complete）

商务函电应完整表达所要表达的内容和意思，包括何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

（二）正确（correctness）

表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

（三）清楚（clearness）

所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可，用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

（四）简洁（conciseness）

在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

（五）具体（concreteness）

内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

（六）礼貌（courtesy）

在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，商务函电的语气应客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通能化解分歧而不影响双方的良好关系。

（七）体谅（consideration）

站在对方立场，为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思。只有这样，与对方的沟通才会有成效。

三、商务函电的种类

商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函，等等。

从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、推销函，等等。

三、商务函电范文

（一）商洽函

孙先生：

我方在《化学杂志》上，得到贵公司名称和地址，盼与贵公司建立商务关系，特函奉告。

本公司系中国化学产品最大的出口商之一，具有五十年的商务经验，商誉驰名。我方的服务和产品品质保证会使贵方满意。

对我方的信用，如需作进一步的了解，请向中国银行深圳分行直接查询。

盼尽速回音。

××实业有限公司

2006年5月18日

（二）询问函

赵经理：

我方在《经济参考》杂志上看到贵公司的广告，对贵公司的金属箱及各类刀具至感兴趣。

请贵方附表内之项目以CIF新加坡报价，请惠、告知。请将最早交货时期、付款条件及经营订购的折扣，亦一并予以说明。

本公司对各类金属日用杂货年需求量甚大，请贵方惠赠一份目录及详细说明。

就纯棉T恤供应一事，国内若干贸易公司已与本公司接触，请以CIF巴西圣保罗报价，500件价格多少，请惠函告知。

目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳，或贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。因此，对贵方给予特别优待折扣一事，至表感激。

××实业有限公司

2006年4月20日

（三）请求函

于经理：

谢谢贵方索取本公司新型手袋目录一函。贵方所需目录分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。

订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单使用。在88～98页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时尚，敬请贵方注意。

因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。

××责任有限公司

2006年4月10日

（四）告知函

何先生：

我方三月十日致贵方函谅悉，故在函中曾强调我方第816号订单交货之重要，务必将货物于四月三十日前运达。

货物虽已运出，但尚未接到贵方寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。

××股份有限公司

2006年6月2日