电话礼仪——职场白领必修课

随着科学技术的发展和人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，成为任何企业和个人必不可少的基本通讯、交往工具。电话礼仪也成为现代商务礼仪的重要内容。

作为现代白领，每天都要接打大量的电话，这看起来很容易，其实不然。这里面大有讲究。接打电话的质量，反映了一个人对待工作的认真态度。对方通过你接打电话的方式、表现、语言表达，可以推测出你的形象、性格、素质。可以说，打电话是一门学问、一门艺术。

一、用电话传递你的形象

使用电话，必须完全依靠语言，电话里声音是你的媒介，你必须通过电话给对方留下美好的印象。试想，当我们打电话给某公司，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很舒服，心情也就随之愉快，双方对话自然能够顺利展开。同样说“你好，这里是××公司”，若声音清晰、悦耳、吐字清脆，会给对方留下美好的印象；相反，声音倦怠、慵懒、有气无力，就会让人感觉得不到尊重，严重影响了交流与合作。因此要记住，无论是打电话还是接电话，都应有“我代表公司形象”的意识。

接打电话时，我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象。由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。

接打电话过程中，绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势，对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，所发出的声音就会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的仪态。

二、打电话的礼仪

（一）事先准备

为了获得最佳的通话效果，打电话前需要做好充分的准备。例如，把受话人的姓名、电话号码、通话要点等内容列出一张“清单”。这样一来，就不至于出现边说边想、缺乏条理、丢三落四的情况了。

（二）控制通话长度

按照惯例，打电话的最佳时间有二：一是双方约定的时间，二是对方方便的时间。还要注意通话的长度，基本的原则是：以短为佳，宁短勿长。应尽可能地控制通话长度，做到简练、明确。

（三）语言简洁

打电话时，开始的寒暄是必要的，但应点到为止，然后就开门见山、直奔主题。交谈完毕后，再简单复述一下通话内容，客气道谢或道别后结束通话。

（四）态度亲切、语调适中

打电话时，应始终保持亲切温和、友善的态度；语调要适中，因为声音通过话筒时，音调会发生一点改变。所以，在电话里语音要适中，音量也要适中，要吐字清晰，让对方能够听得清楚、听得明白。特别是说到数目、时间、日期、地点等内容时，最好要和对方确认好。

（五）结束通话

打电话时谁先挂呢？商务礼仪的标准化做法是：地位高者先挂，如果双方地位相当，则是年长者先挂；如果双方地位相当、年龄相仿，一般就是求人者等被求者先挂。

三、接电话的礼仪

（一）及时接听

接听电话及不及时，直接反映着一个办公室白领待人接物的真实态度。听到电话铃声，应保证在三声之内接听，但也要避免在电话铃声刚刚响起就接听，否则很可能会让对方吓一跳。一般情况下，应在电话铃响第二声以后接听最为适宜。如果因为其他原因让电话铃响了许久才拿起话筒，应该先向对方道歉，说声“对不起，让您久等了！”

（二）应对谦和

拿起话筒，首先就要问好，然后自报家门。向打电话的人问好，一是出于礼貌，二是为了说明有人在接听；自报家门则是为了告诉对方这里是哪家公司、哪个部门、接电话的人是具体的哪一位。

在通话过程中，对打电话人的态度要谦恭友好，尤其是在打来业务电话咨询或者有求于己的时候，更要不卑不亢、热情亲切。

接到误拨进来的电话，需要耐心简短地向对方说明，如有可能，还要给对方提供必要的帮助。

（三）探求目的

上班时间打来的电话几乎都与工作有关，每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在。切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。正确的做法是先了解对方来电的目的，并认真记录下来；再向对方做出会予以传达的承诺，以消除其焦虑的情绪。

（四）随时记录

有经验的办公室白领一般都会在自己的办公桌上准备纸、笔或者专用的记事本用作电话记录，并在接听电话时，随时记录所听到的信息。电话记录要想既简洁又完备，这里有个5W1H的技巧。所谓5W1H是指：When，何时；Who，何人；Where，何地；What，何事；Why，为什么；How，如何进行。在工作中这些资料都是十分重要，也是十分必要的。

（五）代接电话

在职场中，常常会遇到帮同事代接电话、代转电话的情况，这时应遵循“礼尚往来、尊重隐私、记录清晰、传达及时”的原则。

学会并掌握电话礼仪的基本原则、基本方法，对于提高商务形象和提升职业素养十分必要。因此，我们说电话礼仪是现代商务礼仪的重要组成部分，是办公室白领的必备礼仪修养。

拜访礼仪——迈出商务合作的第一步

商务往来、商务合作，第一步就是要“走出去”。所谓“走出去”，就是进行卓有成效的商务拜访。商务拜访不仅仅是为了协商和谈判，更是为了通过商务交往，彼此进行信息交流、思想沟通，以达到意见统一和友情发展。那么，商务拜访都应该注意些什么？什么样的商务拜访才算是卓有成效的呢？

一、商务拜访的时间

进行商务拜访要选择恰当的时间。不预约而临时拜访是不适宜的。因为面对突然的拜访，对方可能正在忙或有些不便，若不接待则会让对方失礼，也会让你难堪；若接待可能会给对方造成麻烦或困扰。

所以，在进行商务拜访前要充分考虑到对方的时间，事先和被访对象约定，尽量安排在双方都比较方便和容易接受的时间拜访，以免扑空或扰乱对方的计划。要先征求对方意见，进行协商式约定，这样才会显得你更有诚意。

预约拜访的方式，可以是电话、传真、电子邮件，并要把拜访的时间和大致目的告诉对方，这样既可免吃闭门羹，又能让对方有所准备，有所安排。

拜访时要准时赴约，万一因故不得不迟到或取消访问，应立即通知对方。这样才会使拜访的效果最大化、最佳化。

二、拜访的准备

进行商务拜访一般要做以下几方面的准备：

（一）仪表的准备

人的第一印象的好坏，90％取决于仪表。要想取得商务拜访的成功，就要选择与个性相适应的服装，以体现专业形象。良好的个人形象能够向顾客展示出你的企业形象。

一般来说，男士应身着笔挺的西装，佩戴领带，脚穿与西装相同或相近色系的皮鞋，剃须、理发，不要留长发或染色，也不要佩戴饰品，必要时可适量喷洒些味道清淡的男士专用古龙香水。

女士则应身着剪裁合体的套裙，穿长统丝袜，脚穿与服装相同或相近色系的高跟皮鞋，搭配颜色和款式合适的皮包；化淡妆；短发要梳理整齐，长发要挽成发髻，不要随意散发或染发，也不要佩戴夸张的首饰；香水以清新淡雅为准，不要喷洒香味过于浓烈的香水。

得体的着装还要有得体的举止与谈吐，否则会给人以花架子之感。进行商务拜访时，无论男士还是女士，都应该举止自然大方、言语文明。男士要显现出干练、儒雅、风度翩翩；女士则要显得优雅、端庄、气质出众。

（二）准备名片

名片是商务人员商务身份的代表，交换名片也能获得对方的好感和信任。所以，在拜访之前，务必要准备妥当。临行前，还要再次检查一下自己的名片，既要看有没有准备好名片，还要看你所准备的名片适不适合这次拜访。

（三）准备书面资料

进行商务拜访总有明确的目的性，为使所要表达的内容全面而具体。应事先列一个提纲，还有诸如洽谈书、协议备忘录、公司宣传文件、报价单等其他书面资料。准备充足的书面资料，足以能够说明你的诚意，也足以显示你办事周密、有条有理的职业素养。

三、商务拜访进行时

到达拜访地点后，要跟负责接待的人员说清楚：你是谁，是和谁预约好的，并请其转达、通报。

接待人员把你引领到指定接待地点后，要向其点头或握手道谢。见到被访者，如果是第一次与之见面，应主动递上名片，做自我介绍；对熟人可握手问候。

如果没有接待人员引领，来到被访者的办公室外，要先轻声敲门或按门铃。敲门应是有节奏的，速度和音量要适中，一般是敲三下，不能猛敲、乱敲。即使门是开着的，也要在门旁轻轻敲门，获得允许后再进入屋内。

如果戴着手套或帽子，进屋后一定要脱掉。有时还需要脱掉外套或围巾。雨天携带雨伞，进屋后要用自己带来的伞套装好，然后询问接待人员雨具的摆放位置。

进入被访者办公室，要主动和对方打招呼问好，有其他人在场时要一一点头示意，经主人介绍后一一握手问好。

得到被访者的允许入座后，要先道谢；然后在指定座位上就座。而且要后于被访者入座，不要见座就坐。

随身带的公文包应摆放在自己的座位旁或脚下，不要随意摆放，更不可未经对方允许就直接放到桌子上。

拜访礼仪讲求“客随主便”，若被访者没有邀请你参观他的办公室或公司，不能主动提出参观请求，更不能未经允许就四处乱窜或东张西望。

在别人的办公室里乱翻乱动，是对别人的大不敬，即使是想拿书刊杂志翻阅，也要征求主人的意见。

当接待人员或被访者给你奉茶或饮料时，要立即起身双手迎接，并真诚致谢。

对方为你递烟时，如果不会吸或不想吸，也要致谢：“谢谢，我不会吸烟。”如果对方没有主动递烟，则不要提出吸烟请求。

拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定，一般而言，时间宜短不宜长。当双方都已谈完该谈的事情，就要主动起身告辞。

告别前，应该对被访者友好、热情地招待给予适当的肯定，并说一些“打扰了”、“给您添麻烦了”、“希望合作愉快”、“希望您以后能多多指教”、“希望今后能有更多的合作机会”等客套话。

被被访者亲自送出门时，在送上几步后，要说“请留步”等客气话，还应主动和被访者握手，以示告别。

介绍礼仪——奏响商务交往的序曲

在现代商务礼仪中，介绍礼仪是礼仪中基本的，也是很重要的内容。现代人要生存、发展，就需要与他人进行必要的沟通。介绍是人际交往中以求增进了解、建立联系的一种最基本、最常规的方式，是人与人进行相互沟通的出发点。在社交场合，如能正确地利用介绍，不仅可以扩大自己的交际圈，广交朋友，缩短与他人之间的距离，而且有助于自我展示、自我宣传，在交往中消除误会，减少麻烦；在商业活动中，赢得信赖，赢得支持，赢得财富。

从礼仪的角度来讲，介绍可以分为四类。第一类，自我介绍，即说明个人的情况；第二类，为他人做介绍，即作为第三方出面为不相识的双方做介绍；第三类，集体介绍，即在大型的社交场合，把某一个单位、某一个集体的情况向其他人说明；第四类，业务介绍，即对某一商品的原理、优势、劣势、发展前景以及企业的服务等内容所做的介绍。

但不论哪种介绍都需要注意：第一就是介绍的时机，包括具体时间，具体地点，具体场合；第二是介绍的主角，就是谁出面来做介绍。介绍的基本的规则就是地位低的人需要首先要向地位高的人做介绍。但是社交场合是讲女士优先的，如果有女士在场，则是男士先做介绍。

一、自我介绍

在社会交际或商务交往中，自我介绍是十分必要的。有人认为，双方已经互换了名片，没有必要再做自我介绍了。其实不然，有时候，自我介绍比名片更重要，它可以“先声夺人”，一下子拉近双方的距离，使对方对你产生好感。

成功的自我介绍不仅仅依靠声调、态度、举止的魅力，而且还要顾及适当的时间和场合以及当时的氛围，要具有鲜明的针对性，不要“千人一面”。有时可以把自己的姓名同名人的姓氏或是常用名词相结合，以增强别人的记忆。但如果有介绍人在场，自我介绍会被认为是不礼貌的。介绍的时机，介绍的主角，介绍的表达方式，是社交礼仪强调的基本要点。

二、为他人介绍(www.daowen.com)

在作为第三方，为宾、主充当介绍人时，应遵循这样的顺序：先将主人介绍给客人；把年轻的介绍给年长的；把职务低的介绍给职务高的；如果介绍对象双方的职务相当、年龄相仿，就要遵从“女士优先”的原则，即把男士介绍给女士，以示对客人、年长者和女士的尊重。

还需要注意的是，在为别人介绍之前要先征求一下被介绍双方的意见。在开始介绍时先打一下招呼，不要上去开口即讲，让被介绍者措手不及。

当然，作为被介绍者，也要遵从一定的礼仪，即当介绍者询问你是不是愿意认识某人时，不要拒绝或扭扭捏捏，应欣然表示接受。实在不愿意时，要委婉说明原因。

当介绍者走上前来，开始为你进行介绍时，被介绍者双方都应该起身站立，面含微笑，大大方方地目视着介绍者或对方。

被第三者介绍给对方时，要说“您好”、“久仰久仰”、“见到您非常高兴”或“很荣幸认识您”。介绍完毕后，被介绍的双方应依照合乎礼仪的顺序进行握手，彼此问候表示友善，以创造良好气氛，也可以互递名片，作为今后的联络方式。

三、集体介绍

集体介绍一般分两种情况：一种情况是两个集体，两边都是单位，一般是先把地位低的一方介绍给地位高的一方。所谓地位低的一方就是指东道主，地位高的一方就是指客人；还有一种情况就是集体和个人，这种情况要先介绍个人，后介绍集体，这时一般只需详细介绍作为个人的一方即可。这种介绍方式也被称之为单项式介绍。

四、业务介绍

随着市场经济日趋成熟，在日常工作和商务交往中还需要向别人介绍本单位的产品、本单位的技术、本单位的服务等。这种介绍称之为“业务介绍”。

在进行业务介绍时，要注意三点：

第一，把握时机，见机行事。就是当消费者或者你的目标对象表现出有兴趣的时候再做介绍。

第二，要讲究方式。一般来说，做业务介绍要注意四句话：第一句话是人无我有。就是介绍业务、产品服务的独特之处；第二句话是人有我优。就是说明虽然有些产品、有些服务大家都有，但是我这儿质量好，技术能保证，后续服务比较到位；第三句话是人优我新。随着产品质量技术的日趋成熟，一般来说企业的服务都是比较优质、值得信赖的，所以在这种情况下，要把你的产品服务中那些新的方面、新奇之点，介绍出来。在做业务介绍时，不要诋毁他人，你的产品好不好，服务优不优，事实胜于雄辩，客户是能够做出正确判断的。同行不能相妒，同行不是冤家，大家要共同合作、共同发展。有良好职业素质的人是不会在介绍自己业务时诽谤他人业务的，这一点也是非常重要的。

如果把现代商务活动比作一支交响乐，那么介绍礼仪就是这支交响乐的序曲，序曲是否动听，是否能够吸引人、打动人、震撼人，直接影响着下面各个乐章的进行。所以，要想使这支乐曲更和谐、更流畅、更完美，就要把序曲奏响、奏好。

握手礼仪——通行世界的见面“礼”

对于人与人之间的见面礼仪，不同国家有着不同的传统。中国自古就被称作“礼仪之邦”，最为传统的礼节便是拱手礼和作揖礼，臣子对君王、百姓对官员、晚辈对长辈还要行叩拜礼。受中国传统文化影响较深的日本和韩国除了鞠躬礼外，在一些较为传统的家庭，或者重大节日、祭祖仪式上也还保留着叩拜礼。泰国的臣民见到国王也要行叩拜礼；在亚洲的一些佛教国家，如印度、泰国、柬埔寨等，人们则沿袭了佛教的合十礼；在一些伊斯兰教的国家和中国一些信奉伊斯兰教的民族，抱胸礼是一种较为正式的见面礼节；新西兰的毛利人虽然已经逐渐被现代的生活方式所同化，但在许多方面也还保留着古老而传统方式，像他们在与人见面时还在使用的传统的碰鼻礼；法国人的吻颊礼则体现了浪漫的之都特色；在欧美的大多数国家，中世纪贵族间的吻手礼依然流行，更为直接的拥抱礼也并被世界上的许多国家所接受，逐渐成为一种世界流行的见面礼节。当然，由于生活方式、传统习俗、宗教信仰等方面的不同，有些礼节并不是所有人都能够接受的。那么，有没有一种见面或告别礼节能够被所有人所接受，成为世界通用礼节呢？

答案是肯定的。这种礼节就是握手。握手是在相见、离别、恭喜或致谢时相互表示情谊的一种礼节，双方往往是先打招呼，然后握手致意。通常，与别人初次见面，熟人久别重逢，告辞或送行，均以握手表示自己的真诚与善意；有时在一些特殊场合，如向人表示祝贺、感谢或慰问时；双方交谈中出现了令人满意的共同点时；双方先前的矛盾出现了某种良好的转机或彻底和解时，习惯上也以握手为礼。千万不要小看握手，正是这简单的一握，蕴藏着丰富的信息和复杂的礼仪细节。

握手是人与人交际的一个重要环节。握手的力度、姿势与时间的长短往往能够表达出不同礼遇与态度，显露出自己的个性，给人留下深刻的印象，从而赢得交际的主动。美国著名盲聋女作家海伦·凯勒曾写道：“手能拒人千里之外；也可充满阳光，让你感到很温暖……”

握手是一种语言，一种无声的动作语言。如果应用得当，它能进一步增添别人对你的信赖感，但是它也能在不经意地举手投足之间，泄露你教养的秘密。

一、握手的顺序

在各种场合，握手都应该遵照上级、长辈、主人在先的顺序。上下级之间，上级伸手后，下级才能接握；长辈与晚辈之间，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握；主人与客人之间，主人宜主动伸手。作为下级、晚辈、客人，应先问候，再伸出手与之相握，尤其在上级、长辈面前不可贸然伸手。若有贵宾在场，要遵照贵宾在先的原则，贵宾伸手后，其他人再伸手与之相握，以示尊重。

一般情况下，还要遵循女士优先的原则。女士先伸手，男士再相迎握手。作为女士，若遇到上级、长辈、贵宾，应遵照上级、长辈、贵宾优先的原则。

二、握手的礼节

握手时，距离对方约一步，上身稍向前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，拇指张开，与对方的手相握。

握手时，应伸出右手。不能伸出左手与人相握，有些国家的习俗认为人的左手是脏的。即使你是左撇子，握手时也一定要用右手。当然，如果你右手受伤了，那就不妨声明一下。

戴着手套握手是失礼行为。男士在握手时，应先脱帽、摘下手套。如果女士身着礼服、戴礼帽和手套时，与他人握手时可以不用脱帽和摘手套。在严寒的室外，如双方都戴着手套、帽子，这时也可以不用脱帽、摘手套，但应先说声“对不起”或“失礼了”。

在商务洽谈中，当介绍人完成了介绍任务之后，被介绍的双方第一个动作就是握手。握手时应面含笑意，注视着对方的眼睛，传达出你的诚意和自信，神态专注、热情、友好、自然。当然，口中的问候也是必不可少的。千万不要一边握手一边东张西望，或者跟这个人握手还没进行完就把目光移至下个人身上，这样别人从你眼神里体味到的只能是轻视或慌乱。

握手的力度要掌握好，握得太轻了，对方会觉得你在敷衍他；握得太重了，人家不但感觉不到你的热情，反而会觉得你是个大老粗。男士与女士握手，一般应握女士的手指，时间短一些，用力轻一些。当男士伸出手时，女士切不要把手软绵绵地递过去，显得连握都懒得握的样子，既要握手，就应大大方方。

握手的时间不宜过短，也不宜过长，一般来说以1～3秒为宜，不可一直握住别人的手不放。与大人物握手，男士与女士握手，时间以1秒钟左右为原则。时间过长，尤其是和异性握手，则可能会被怀疑为居心不良。如果要表示自己的真诚和热烈，也可较长时间握手，并上下摇晃几下。作为企业的代表在洽谈中与人握手，一般不要用双手抓住对方的手上下摇动，那样显得太谦恭，使自己的地位无形中降低了，完全失去了一个企业家或商务代表的风度。

多人相见时，不要交叉握手。也就是说，当两人握手时，第三者不要把胳膊从上面架过去，急着和另外的人握手。

在正常情况下，拒绝对方的握手请求是无礼的。但手上有水或不干净时，应谢绝握手，同时必须解释并致歉。

恰当地握手，可以向对方表现自己的真诚与自信，也是接受别人和赢得信任的契机。

三、握手的方式

用右手与对方的右手单手相握，这是常用的握手方式。若掌心向下握住对方的手，则显示出一个人强烈的支配欲，它无声地告诉别人，他此时处于高人一等的地位，应尽量避免这种傲慢无礼的握手方式。相反，掌心向里同他人握手的方式显示出自己谦恭、谨慎的态度，这种握手方式也被称为“友善式握手”。如果亲朋好友之间，为表达自己的深厚情义，可以伸出双手去捧接。这种双手相握的方式又称为“手套式握手”，即用右手握住对方右手后，再以左手握住对方右手的手臂。平等而自然的握手姿态是两个人的手掌都垂直于地面，这是一种最普通，也是最稳妥的握手方式。

名片礼仪——用好第二张“身份证”

名片是现代商务交往中最为常用的，也是必不可少的交际联络工具。名片是商务人员自我的“介绍信”和“联谊卡”，成为一种具有一定社会性、广泛性，便于携带、使用、保存和查阅的信息载体之一。

在商务交际场合，没有名片的人和不会使用名片的人都是没有现代意识的人。名片是商务人员个人形象和企业形象的有机组成，没有名片对方会对你的可信度产生怀疑，不会使用名片则有损于你个人和你所代表的企业的形象。对于商务人员来说，名片就是你的第二张“身份证”。

在商务交往中，名片的制作、用途、交换以及存放等方面都是有“礼”可循的。因此，应对此有所了解。

一、名片的制作

商务人员的名片是有规格的，国际上通行的标准规格是10厘米×6厘米，国内的通用规格是9厘米×5.5厘米。在一般的商务场合，没有必要把名片做得过大，甚至搞折叠式，给人以虚张声势、有意摆谱的感觉。

在材质选择方面，商务名片最好就是使用卡片纸，金属、塑料、木制名片不适宜用在商务场合。

名片的色彩也是有讲究的。一般来讲，商务人员名片的色彩要淡雅，总体上要控制在三种颜色之内；名片上一般可以有企业标志、单位的所处位置、本企业的标志性建筑，主打产品等。若颜色多于三种，在一个空间内会给别人杂乱无章的感觉。所以名片的颜色最好要少，一般以两种颜色为宜，即纸一种颜色，字一种颜色。最多再加一个企业徽记，一般来讲，有些企业徽记是有它特定颜色的。纸张最好选择天然质地的本白色或者浅灰色、浅蓝色、浅黄色，印上像黑色这样的深色字迹就比较美观。为了方便别人阅读，在字体上，一般用标准的印刷体和楷体，中文和外文要两面印。不要使用形态怪异的字体，更不要手写。特别要注意的是，不要在名片上印照片，也不要印名人警句。

在内容上，标准的商务名片一般由归属、称谓、联络方式三大块内容组成：

第一，归属。一般放在名片的左上角，包括企业标识、供职单位、所在部门三部分内容：企业标识，就是企业的CIS、企业的徽记，如麦当劳的大M；供职单位，要写上单位的全称；所在部门，即销售部、广告部、公关部、财务部等。

第二，称谓。一般印在正中间，这是名片最重要的内容。称谓，顾名思义就是别人怎么称呼你。称谓也由三部分构成：第一是姓名；第二是行政职务，如主任、处长、局长等；第三是学术、技术职称，如博士、律师、教授、法官、高级工程师等。

第三，联络方式。一般印在名片的右下角。联络方式也要印有三个点：第一，地址及邮政编码。地址一定要详细，邮政编码也必不可少，这是为了方便对方与你信件联系，或邮寄一些企业宣传资料及节日、企业庆典的请柬或明信片等；第二，办公室电话和传真号码；第三，电子邮箱地址。随着互联网的广泛应用，为了方便业务交流，现代商务名片还要印上电子邮箱地址。有的时候，国际交流需要用外文。一般的情况下，中文和外文名片要各印一面，不要在同一面上下去印。如果纯粹是国内业务，可以把姓名、称谓之类印在一面，另一面印自己单位的业务范围，或印一个简单的公司位置图。

另外还应注意，在商务交往中，特别是在对外交往中，名片的内容要注意三“不”：第一个“不”，是不涂改。名片如同脸面，决不能乱涂乱画，如果名片的内容有所变化应重新印制，不要在原名片上涂改；第二个“不”，是不提供两个以上的头衔。如果你有很多头衔，只选择重要的一两个就可以了。或者根据不同的交往对象、不同的业务需求，印制不同头衔的名片；第三个“不”，是不提供私人联络方式。商务人员给业务对象提供的名片一般是总机号码、办公室电话，除非双方有私人礼节上的交往，正规的商务名片不仅私宅电话不能提供，而且手机号码也不宜提供。

二、名片的用途

在商务交往中，名片的主要用途有：

第一，自我介绍。商务场合初次见面，以名片作为辅助性的自我介绍，不但可以说明身份、强化效果，还能够节省时间。

第二，结交朋友。主动把名片递给别人，意味着对对方的友好、信任和希望与之深交。

第三，业务介绍。商务名片上有所属单位、地址、业务范围等内容的介绍，所以利用名片，也可以为本人及所在单位进行业务宣传，扩大交际面，争取潜在的合作伙伴。

第四，维持联系。利用名片所提供的资料，可以与交往的对象保持联系。正因为有了名片上所提供的各种联络方式，人们的“常来常往”才变得更加现实和方便。

第五，拜会他人。初次前往对方的工作单位进行业务拜访时，可将本人名片交由对方的门卫、秘书请求转交给被拜访者，以便对方确认“来系何人”，并决定见与不见。这种做法比较正规，可避免冒昧造访。

第六，简短留言。拜访他人不遇，或者需要请人转达某件事情或传答某种意愿时，可在名片的左下角以铅笔写下几行字，或直接留下名片，交予接待者，请求转交。这样做会使对方“如闻其声，如见其人”，不至于误事。

第七，用作礼单。向他人赠送礼品时，可将本人名片放入其中，或将其装入一个不封口的信封中，再将该信封固定于礼品外包装的上方。后者是说明“此乃何人所赠”的标准做法。

第八，替人介绍。介绍某人拜会另外一人时，可用回形针将本人名片（居上）与被介绍人名片（居下）固定在一起，然后将其装入信封，再交予被介绍人。这是一封非常正规的介绍信，是会受到高度重视的。

三、名片的交换

名片的交换一般涉及四个问题，即索取名片、递送名片、接受名片和放置名片。

（一）名片的索取

索取名片有下面几种方法：

1.交易法。即你把自己的名片先递给对方。古人讲，“将欲取之，必先予之”，“来而不往非礼也”。一般情况下，对方出于礼貌，也会在接受你名片的同时将他的名片递给你。所以，你想索要对方名片的话，最便捷的方法就是先递上你的名片。

2.明示法。就是明确表示索要名片的意愿。如，“林先生，为了便于今后业务联系，可否与您交换一下名片？”

3.谦恭法。跟有地位的人打交道时，你可以用谦恭法去索取名片，如“赵总，我对你们公司的产品很感兴趣，希望今后能有合作的机会，不知如何联系您？”

（二）名片的递送

在社交场合，名片是自我介绍的简便方式。递送名片的顺序一般是：先客后主，先低后高。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免让对方产生厚此薄彼之感。

递送名片时应起身，将名片的正面面向对方，用双手的大拇指和食指握住名片，眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多多关照。”同时，还要微微鞠躬。如果面对的是外国客商，则应将印着英文的一面向上。

（三）名片的接受

接受名片的一方必须点头表示感谢，接过名片时应说“谢谢”，同时要以同样的方式递出自己的名片。接着有一个微笑阅读名片的过程，阅读时可将对方的姓名职衔念出声来，并抬头看看对方的脸，使对方产生一种受尊重的满足感。在对方离去或话题尚未结束之前，不必急于将对方的名片收藏起来。

（四）名片的存放

接过别人的名片后，切不可随意摆弄或扔在桌子上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里，应放在专用的名片夹里，以示尊重。

总而言之，现代生活中，名片的使用无处不在。又鉴于礼多人不怪，我们必须认真地、正确地使用名片。