一、案例

东方公司2013年6月6日采购部申请采购货款木质板117000元，填写申请单，收到支票。财务人员误以为是采购部预支借款，计入“其他应收款”（备用金）科目，2013年7月1日，所购木质板到库，库房验收入库后，采购人员凭入库单、发票报账，财务人员没有认真核实将其计入“应付账款”科目。2013年12月31日资产负债表出现“其他应收款”科目和“应付账款”科目虚增117000元。2014年2月审计人员通过函证结果发现了这个问题，要求企业进行更正。

二、账务处理方法，“预付账款”在日常核算中误用的形式及原因

1.企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款等记入“预付账款”，没有按照工程进度进行结转。

企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款，财务人员在“预付账款”科目列支，而没有按工程进度结算工程价款，应当根据其性质结转到“工程物资”或“在建工程”科目核算。

2.职工借支而预付的材料款误记入“其他应收款”科目

企业采购部门人员借支去采购材料等货物时需要先付款，财务部门只持有采购人员的借条，发票和供货企业的收据在当月收不到，会计人员在做账时往往误用“其他应收款”科目核算预付材料款。

3.资产负债表中的预付账款项目填列不正确

会计期末，财务人员在编制资产负债表时，往往容易将应付账款和预付账款合并计算，如将“预付账款”总分类账户的期末余额直接填列在资产负债表的“预付账款”项目中，这样计算不一定正确，因为总分类账户等于所属各个明细分类账户余额之和，而预付账款总分类账中可能含有应付账款明细账金额。

4.将房地产开发企业预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”

在房地产开发企业日常核算中，个别财务人员直接将预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”科目或“工程物资”科目。房地产开发企业其开发项目属于存货，其预付工程款和预付的土地使用权款应该使用“预付账款”和“开发成本”两个科目进行核算，而不是直接记入“在建工程”或“工程物资”。

5.“预付账款”长期挂账影响企业经营成果(www.daowen.com)

企业按购货合同预付货款后，由于有的供货单位不开发票，有的供货单位可能倒闭或撤销，有的未倒闭但时间达两年以上不可能开发票，财务人员不对这笔经济业务进行账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。在这种情况下正确的处理是：如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款，并计提相应的坏账准备。

三、纠正错账

＞＞正确账务处理如下：

1.2013年6月6日采购部申请采购货款木质板117000元

借：预付账款——常林公司　117000

贷：银行存款　117000

2.2013年7月1日，所购木质板到库

借：原材料——木质板　100000

应交税费——应交增值税（销项税）　17000

贷：预付账款——常林公司　117000