一、案例
东方公司2013年6月6日采购部申请采购货款木质板117000元,填写申请单,收到支票。财务人员误以为是采购部预支借款,计入“其他应收款”(备用金)科目,2013年7月1日,所购木质板到库,库房验收入库后,采购人员凭入库单、发票报账,财务人员没有认真核实将其计入“应付账款”科目。2013年12月31日资产负债表出现“其他应收款”科目和“应付账款”科目虚增117000元。2014年2月审计人员通过函证结果发现了这个问题,要求企业进行更正。
二、账务处理方法,“预付账款”在日常核算中误用的形式及原因
1.企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款等记入“预付账款”,没有按照工程进度进行结转。
企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款,财务人员在“预付账款”科目列支,而没有按工程进度结算工程价款,应当根据其性质结转到“工程物资”或“在建工程”科目核算。
2.职工借支而预付的材料款误记入“其他应收款”科目
企业采购部门人员借支去采购材料等货物时需要先付款,财务部门只持有采购人员的借条,发票和供货企业的收据在当月收不到,会计人员在做账时往往误用“其他应收款”科目核算预付材料款。
3.资产负债表中的预付账款项目填列不正确
会计期末,财务人员在编制资产负债表时,往往容易将应付账款和预付账款合并计算,如将“预付账款”总分类账户的期末余额直接填列在资产负债表的“预付账款”项目中,这样计算不一定正确,因为总分类账户等于所属各个明细分类账户余额之和,而预付账款总分类账中可能含有应付账款明细账金额。
4.将房地产开发企业预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”
在房地产开发企业日常核算中,个别财务人员直接将预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”科目或“工程物资”科目。房地产开发企业其开发项目属于存货,其预付工程款和预付的土地使用权款应该使用“预付账款”和“开发成本”两个科目进行核算,而不是直接记入“在建工程”或“工程物资”。
5.“预付账款”长期挂账影响企业经营成果(www.daowen.com)
企业按购货合同预付货款后,由于有的供货单位不开发票,有的供货单位可能倒闭或撤销,有的未倒闭但时间达两年以上不可能开发票,财务人员不对这笔经济业务进行账务处理,致使预付账款长期挂账,影响当期损益。在这种情况下正确的处理是:如有确凿证据表明其不符合预付账款性质,或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的,应将原计入预付账款的金额转入其他应收款,并计提相应的坏账准备。
三、纠正错账
>>正确账务处理如下:
1.2013年6月6日采购部申请采购货款木质板117000元
借:预付账款——常林公司 117000
贷:银行存款 117000
2.2013年7月1日,所购木质板到库
借:原材料——木质板 100000
应交税费——应交增值税(销项税) 17000
贷:预付账款——常林公司 117000
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