理论教育 创新型企业知识管理体系运行机制优化方案

创新型企业知识管理体系运行机制优化方案

时间:2023-05-21 理论教育 版权反馈
【摘要】:创新型企业知识管理体系的运行是一个长期的过程,需要企业领导层面和全体员工以及相关部门持续地从知识管理战略、知识管理规划、知识管理推进到知识管理成熟度评测等方面不断促进和完善体系的总体运行。乔布斯为消费者还没有意识到的需求进行了天才的创造。

创新型企业知识管理体系运行机制优化方案

创新型企业知识管理体系的运行是一个长期的过程,需要企业领导层面和全体员工以及相关部门持续地从知识管理战略、知识管理规划、知识管理推进到知识管理成熟度评测等方面不断促进和完善体系的总体运行。除此之外,建立知识管理体系的长效运行机制是尤为重要的保障,这里主要包括知识共享交易机制、知识继承创新机制等,同时,知识管理体系的有效运行也离不开知识管理人本机制、知识管理激励机制和知识管理测评机制。

6.3.2.1 知识共享交易机制

创新型企业为了打破单位之间、部门之间、团队之间、员工之间存在的不必要的知识资源壁垒,使知识的交流与分享更顺畅;同时为了维护知识拥有者的权益,使其乐于开展知识的共享与传播,乐于将个人知识向组织知识转化,必须建立知识共享交易机制。

知识共享交易机制是通过知识共享使个人、团体和组织之间的思想、观念、经验与知识能够最大范围地使用,提高组织效率及创新能力。企业内显性知识的共享主要可以通过公司内部网络以报表、文件、数据库等形式实现。企业内隐性知识的共享是个体知识在组织内放大和扩散并转变为组织知识的过程。对于企业的价值创造而言,隐性知识比显性知识更加重要,但其共享难度更大。为此,需要建立员工知识共享的市场交易机制,尤其是促进隐性知识多渠道传递和共享,主要可以采取以下措施:首先,要通过分析、总结和归纳各种类型知识资源价值的影响因素,尝试构建企业知识资源价值评估指标体系和评估模型,并在实践中不断完善,尽可能获得较为具体、较为准确的知识资源价值,为知识资源的共享交易奠定基础;其次,要通过分析国内外成功企业的知识交易实例,选择确定知识资源交易方式。有研究人员经探索研究,从交易范围、交易发起人、第三方参与等不同维度分析了知识交易的出发点、驱动力、约束条件等,提出了知识资源交易方式的选择建议。

在企业内部,知识的共享和转移必须在一定的推动力下才能实现,而这个推动力在很大程度上是由企业内部市场机制产生的。类似有形商品,员工之间的知识转移,特别是跨团队边界的知识转移也有买方、卖方和中介者,也可构成内部市场交易。

1)内部知识的买方是那些为了解决问题而寻找知识的员工和团队,所寻找的知识能帮助他们更有效地完成任务,或者提高他们的判断力和技能,也就是能帮助他们在工作中取得更大的成功。

2)卖方是掌握了某些方面知识的人和部门,知识成就了他们的声誉和地位等,他们拥有相应的知识权益。

3)中介者把需要知识和拥有知识的人联系在一起,很多的部门管理人员、跨部门的管理人员就是知识市场的中介者,这些人建立了企业内部人与人之间以及人与信息资料之间的联系,同时他们的职能和人际关系网络能使他们引入很多跨部门、跨企业边界的重要知识,这些恰恰是中介者促进企业内部知识市场活跃的重要因素。创造跨部门知识转移的机会,实现知识跨边界的转移应该成为组织管理者的职能。

内部知识市场也具有价格体系和制度规定,但知识交换除了用金钱及按规则以外,还有其他的“通货”,支付方式是互惠、名望和信任:

1)互惠。员工和团队期望在将知识传授给他人的同时,也反过来从他人处获得知识,通过这种互惠的方式来进行知识交换,形成知识共享。如采用电子邮件、座谈研讨、兴趣小组、实践社区等非正式知识分享方式和利用知识沙龙、聊天室(包括在线聊天室)、创客空间等非正式场合交流知识,在头脑风暴中轻松自由地碰撞创新灵感等,往往会收到在正式场合意想不到的效果,很可能就促成了知识创新,正如史蒂夫·乔布斯所说,创意来自于偶然的碰面、随意的讨论。你遇到某人,问他们在做什么,你说一声“哇”,你就有了很多想法。乔布斯为消费者还没有意识到的需求进行了天才的创造。很多独一无二的奇思妙想就是在同事间兴趣爱好互相展示和友善竞争中激发出来,并从萌芽迅速成长为根深叶茂的参天大树,结出创新的丰硕成果。当然,这需要以员工具备一定的能力为基础,多用于隐性知识的互通互惠。

2)名望。知识的卖方希望他们在传授个人或部门拥有的知识和经验的同时,树立自身的名望。如进行授课培养的导师制、开展“传帮带”活动的教练制等正式的知识传播方式,多用于显性知识或隐性知识的传播共享,其受众较多,这种无形的名望能给知识的卖方带来有形的收益,例如个人职业发展、部门地位提高等。

3)信任。企业内部知识市场建立在“信用”的基础上,相互信任是知识交换的核心,是决定内部知识市场是否良好运转的最重要的因素。企业必须保障相互信任普遍存在于各个部门和员工之间,如果缺乏信任,那么整个内部知识市场在某些方面的效率会很低,知识就无法进行有效的转移。掌握更多的知识是员工和企业共同追求的目标,而缺乏信任的障碍消除尤其需要企业高层领导的重视,需要高层领导树立开放的姿态,对知识共享交易持欢迎的态度,并倡导诚信文化,建立良好的人际关系,鼓励员工互相信任、互相尊重、互相交换知识。

6.3.2.2 知识继承创新机制

知识管理的最终目的是为了使知识能够运用于企业的各种经营活动之中,为企业创造价值。如果创新型企业不能成功地运用知识来创新,那么即使有成功的知识培育和扩散,企业的收效也甚微。运用知识实现创新的关键在人,为了使企业中的知识能够被充分利用进行创新,创新型企业应建立科学合理的知识继承创新机制,以保证有价值的知识不断传承给后续从事创新的人,保证企业知识创新能更有效地开展。

随着市场对新技术、新知识的研究和应用提出了越来越多的需求,当前创新型企业产品的竞争主要表现为技术能力的竞争。新技术的应用在提高产品使用价值的同时,也增大了技术难度和研制风险,对未来产品发展提出了更新、更高的要求。这就要求企业拥有一流的研发队伍;认真研究和正确处理好知识继承与知识创新的关系,关注新技术、新知识;形成吸纳先进适用的知识成果的机制,切实做好各种知识的继承与创新;在努力实现知识创新的同时,统筹考虑并综合控制各种不确定因素,使新知识在产品研制生产中应用的风险降到最低。

创新型企业知识的发展,基础在继承,关键在创新。建立知识继承创新机制要考虑以下四个方面:一要确保企业的知识是对企业发展有价值的知识,因此及时清理、淘汰过时的或无用的知识,不断更新知识是非常必要的。二要鼓励员工努力学习掌握更多先进适用的知识,包括科技知识、管理知识和市场知识等,企业应为员工创造各种条件,如组织进行系统的核心专业知识培训,编制企业技术成果汇编,建立创新案例(最佳实践)库等,提高员工学习创新能力。三要制定有关规定,在研究开发和经营管理中,应在满足发展目标和任务指标的前提下,尽最大可能采用成熟的专业技术、管理方法和营销模式等,有利于知识的继承,防止知识资源的浪费。尤其是科技知识更是如此,因为当今科技研发的成本不断增加,并不是增加一定数量的投资就可以带来相应的科技知识的增加。合理的知识继承创新机制要求体现直接从事创新的部门和人员有权使用已有知识,当然应保护好这种知识资产,防止知识不正当外流。四要积极引导员工在知识继承的基础上开展知识创新。知识发展是有继承性的,新知识的产生和应用都是由先前知识积累而成的,就像牛顿强调的,“假如我比自己的先驱者看得远,那仅仅是因为我站在巨人的肩膀上。”这生动地说明了知识继承与创新的关系。坚持在知识继承基础上的知识创新,可有效避免重复投资,降低创新成本,提高创新效率。

创新型企业知识创新是各项知识活动的灵魂。企业进行知识创新的习惯性做法是成立专业的部门或团队,专门进行知识、技术创新。但是,知识创新绝不仅仅是单个部门和少数团队的事情,因为创新的源泉分布在企业的各个角落。建立完善知识继承创新机制,除成立专业的创新团队外,还应充分利用各种现有知识进行点滴的“微创新”,通过企业内部孵化器项目成立各种“创新小组”,在知识继承使用中培养、集聚创业创新人才,孵化创新。另外,也可建立创意管理系统,开展广泛性的合理化建议活动,让有创意的“点子”变成有价值的技术、方法和产品。当然,创新型企业对这种知识创新要能容忍失败,并根据实际情况定出尽可能宽松的容许失败的范围,包括时间、经费和项目,从而促使员工和团队敢于承担创新风险,并从失败中更新和完善知识。要鼓励员工和团队依据现有知识去大胆探索未知的世界,并改造世界;要保护部门、团队和个人知识创新的积极性,可以探索建立企业知识创新风险基金,基金的预算不应对相关业务单元盈亏状况造成任何影响。

创新型企业中知识继承基础上的创新能力培养是建立知识管理体系运行长效机制的难点所在。知识创新能力的培养可以从企业知识创新的推动力着手。企业知识创新主要来自两种动力:内动力和外动力。内动力是创新主体自发产生的,它是由于人类的求知欲、好奇心和科学发展的惯性使然。外动力是非自发的,它来自科学的激励机制和企业发展的需要。对于企业知识创新的驱动力,一方面企业内部要有严格的知识继承创新制度;另一方面,对知识继承创新给予相应奖励也是促进企业知识创新的有效措施。此外,提供合适的知识继承创新渠道也能大大增强企业的知识创新能力。知识继承创新渠道归纳为两种。一是创造性摩擦,即把不同知识背景和不同知识偏好的人聚在一起,通过他们各自知识的碰撞产生新的知识。如微软通过将擅长数学、逻辑推理的软件编程部门和最具有艺术性的动画设计部门等聚集在一起产生了多媒体项目。二是侵入创新,即保持企业中各部门间人员合理的流动性,以使得这些新的人员给各个部门注入新鲜的血液即新的知识,包括新概念、新模式、新方法和新技术等。侵入创新可以打破组织中的习惯性思维,减小群体中不利于创新的“思维刚度”。以上两种创新渠道有利于形成复合知识优势,以深度继承、高效创新。(www.daowen.com)

6.3.2.3 知识管理激励机制

创新型企业建立知识管理激励机制的最终目的是实现知识管理的目标,谋求企业知识利益和员工个人知识权益的和谐统一,以企业总体目标、知识管理目标体系来指引员工个体的知识工作方向。创新型企业知识管理注重人与人之间的相互依存关系,促进人、企业及社会的共同发展。

《哈佛商业评论》列举了激励知识型员工的四大要素及各自占比,即:个人成长占34%;金钱财富占7%;业务成就占28%;工作自主占31%。从中可见对知识员工激励需关注的特点,在以知识员工为主体的创新型企业中,知识管理激励机制表现为:以员工特征个体需求为出发点,设计多种形式的奖酬形式,把产品与技术开发活动、知识创造与共享活动等设计为具有激励特性的工作,形成一个诱导因素集合,满足员工个人内在及外在的需要。知识管理激励机制设计要体现“以人为本”的理念,通过理性化的制度来规范员工的知识管理行为,比如要求员工把本岗位工作过程中产生的一些有价值的知识挖掘整理出来并上传时,不仅对员工进行量化考核,还可将提供知识的员工人名与提供的知识在网上公布并一起列入企业知识库,以充分调动员工参与知识管理活动的积极性,实现知识管理中人性化和制度化之间的平衡,达到知识管理体系运行有序、有效。在人本管理的观念下,配合企业文化、管理思想、制度和先进技术建构的知识管理体系,能够让组织分享所有员工(甚至已离开组织的老员工)头脑中的智慧。知识管理同时也使员工受惠,知识的分享环境推动了个人成长,并为创造性的思维提供了很好的基础。因此可以认为,创新型企业知识管理从表面上看是对知识的管理,本质上它是通过激励机制帮助企业挖掘和利用个人智慧,最终形成企业整体智慧的管理体系,它是企业管理发展的一个新阶段,员工的创造潜能因此得到释放,企业的整体创造力也因此得到了释放。

分配制度和行为规范是激励机制设计的核心。分配制度将诱导因素集合与创新型企业知识管理目标体系连接起来,创新型企业实现一定的知识管理目标就会对员工进行相应的奖酬;而行为规范将员工的个人因素(知识素养、业务技能、性格、品质等)与创新型企业知识管理目标联系起来,规定员工个人知识创造与使用行为如何通过一定的方式来达到目标,对不按行为规范办事或妨碍行为规范执行的员工进行相应的批评和惩罚。

最关键的是明确知识的权属和完善知识收益分配机制,真正建立起以知识要素为核心的收益分配机制,形成知识管理强大而内在的驱动力。对员工的绩效考核标准应当改变以往的只重视个人的经济绩效,而忽视对企业的知识贡献的做法,将员工对企业知识的贡献,包括贡献知识的质和量,作为重要的考核指标,将员工的知识收益分配与知识贡献创造的市场业绩挂钩,也就是遵循“按知分配”的原则,而不是按职级分配,以激发员工积极贡献出有价值的知识、有效利用和充分共享已有知识资源,主动参与知识管理的各项活动,让知识管理成为每个员工日常工作的一部分,在大幅提升员工自身市场价值的同时,更好地为企业创造市场业绩。

重视内部激励,即员工的自我激励,通过员工的自我价值实现、充满个性化的学习、好奇心和求知欲的满足,激发员工内在创造冲动。研究发现,知识型员工在工作场所获得的知识中,多半源于非正式交流。企业要为员工提供挑战性工作,营造有利于员工创造动机产生的环境和条件;为员工提供工作自由度。营造员工个人自治的工作气氛对于提高员工的创造力非常重要。要承认知识员工个人在知识创造中的独特性,把个人的独创性潜移默化到集体智慧中。如美国3M公司作为在医疗、安全、电子等领域最具创新精神的公司允许员工用15%的工作时间做自己想做的事情。

激励机制设计还必须富有效率,也就是说,在激励方案中选择目标设置合理、运行费用较低的方案。而决定知识管理激励机制运行成本的是机制运行所需的信息。尽管创新型企业信息化建设可以大大降低激励机制运行中的信息处理成本,但知识管理诱导因素集合与员工个人因素之间的信息沟通则需要辅以有组织的、有交互功能的信息交流,才能更加富有效率。

总体来说,创新型企业知识管理激励措施主要有以下几种:

1)利益激励。利益激励的方法主要是实行与知识管理和创新活动相联系的工资、福利、奖酬等制度。以经济手段来激发人们产生动力,通过对人内心中追求物质欲望的满足,来刺激人们产生行为动机。

2)能力激励。能力激励的方法主要是提供能够培养和提高学习能力与知识创造利用能力,以及发挥能力的机会和环境。既可以给人带来物质利益,也可以使人在与别人的竞争中获得信心、满足和尊重。

3)权力激励。权力激励的方法主要是赋予员工各种与职权、自主创造权、知识所有权、名誉权等相关联的权力。强制权力的有效性逐渐弱化,关系权力、专家权力和报酬权力的有效性相应强化,使人赢得某种地位和尊重,满足人们的精神需要,保障或促使员工更好地发挥主观能动性,并对物质的支配占有优势。

4)责任激励。责任激励的方法主要是制订合理的知识管理和创新责任制度、分级绩效考核制度和进行岗位精神鼓励。合理的责任分担,既可以使人们在心理上有公平感和成就感,更可以促使他们更好地履行职责,减少失败的风险。

5)市场激励。市场激励的方法主要是采用与知识转化利用相关的机制,如知识的有偿使用机制,在满足知识使用者需求的同时,也维护了知识拥有者的权益,当然,这必须建立在对知识资源价值评估的基础上。另外,知识资本化机制也是一种市场机制,采用经理股票期权和员工持股制度等,以资本为载体,将知识转化为资本,通过资本的不断增值,使知识的价值也不断增值。由此,使市场过程成为对知识创新、知识管理进行自发组织的过程。

6.3.2.4 知识管理测评机制

创新型企业的重要特点是高效创新、快速变革。为了能更好地定义知识管理体系构建基准,并及时发现知识管理体系运行过程中存在的问题和差距,以利于知识管理部门对企业的知识管理组织进行有效的改进,也利于企业员工更加了解自己在企业知识管理中的地位和作用,明确自身不足与改进方向,为企业创造更大的价值,创新型企业必须建立合理有效的知识管理测评机制,通过对知识管理成熟度进行适时的测评、分析与反馈来指导和调整体系运行过程尤为重要,而这本身也是知识管理体系运行的一个重要环节。

创新型企业知识管理测评机制就是从目标和过程两个方面对企业知识和知识管理现状,以及知识管理体系实际运行情况进行必要的跟踪监控,进行定性和定量的成熟度测评。参照相关理论研究和实践探索,知识管理成熟度测评一般由企业自行组织,可采用调查问卷方式,依据企业制定的知识管理相关标准设计成熟度指标,通常可以从知识吸收、知识创造、知识应用和知识保护四个维度上选取。尽可能设定要素全、可测量、易识别的关键指标,表明其内涵,并按影响程度确定每个指标的权重,所有指标从低到高依次分成不同等级,如有学者提出的“混沌级、离散级、整合级、标准级、优化级”等,将高层领导、职能部门负责人、有关知识管理专员作为调查的对象,选择指标等级进行测评,然后按问卷调查统计情况进行一定的数学处理,并对处理结果综合分析,得出企业知识管理的成熟度等级。以此帮助企业知道现有知识能否满足发展需要,当前知识管理做得怎么样,即哪些较成熟需巩固的,哪些还不成熟需改进的,以及对存在的问题采取有针对性的改进措施。创新型企业知识管理成熟度测评的一个重要方面是明确知识管理成熟度的“升级”路径,即确定关键过程域与关键实践,这对不断提高知识和知识管理的成熟度,促进创新型企业知识管理体系的有效运行具有重要指导意义。

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