一、经济业务与会计凭证

经济业务也称会计事项，是指企业在生产经营活动过程中发生的会引起会计要素增减变动的各种业务或事项。经济业务的发生是会计核算工作的开始。

经济业务的种类和内容是各式各样的。按照是否涉及外部单位来分，经济业务可分为对外经济业务和内部经济业务两类。其中，对外经济业务是指涉及外部单位的经济业务，如企业从外单位购入原材料、向客户销售库存商品、向国家交纳税款、向员工发放工资、接受股东投资、向银行取得借款、向供水供电单位交纳水电费等。内部经济业务是指不涉及外部单位、仅在企业内部发生的经济业务，如企业的生产部门从原材料仓库领用原材料、企业计算并确认固定资产折旧、企业生产部门将生产完工的产品转入产成品仓库等。

经济业务与会计凭证是密不可分的。企业经济业务的发生应当以会计凭证为依据。会计凭证是记录经济业务的内容、明确经济责任并据以登记会计账簿的书面凭证。例如，企业从外单位购入原材料时从外单位取得的购货发票，其中记录着企业购入原材料的数量、单价和金额合计等经济业务的内容，还记录着发票开出单位的名称和具体开票人的姓名等可据以明确经济责任的内容，企业在登记资产会计要素中的原材料增加时也需要以购货发票为依据。再如，企业生产部门从原材料仓库领用原材料时填写的领料单，其中记录着生产部门领用原材料的数量、生产部门和仓库负责人的姓名等内容，这些内容都可以用来反映经济业务的内容并明确经济责任，也是记录原材料减少的依据。

企业所有的会计凭证都需要写明经济业务的内容，并有责任人的签名或盖章。所有的会计凭证也都需要经过有关人员的审核。只有经审核无误的会计凭证，才能作为登记会计账簿的依据。企业对会计凭证的编制和审核是确保经济业务合理合法地发生，以及经济业务得到如实反映的先决条件和重要环节。

二、原始凭证

会计凭证按照填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证两类。其中，原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的、用以记录和证明经济业务发生情况的原始依据。原始凭证是进行会计核算的原始资料，也是编制记账凭证的依据。

原始作证的种类多种多样。按照原始凭证的不同来源，原始凭证可分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。其中，外来原始凭证是从外单位取得的原始作证，它是与外单位发生经济业务的原始凭据。例如，企业在购货时从外单位取得的购货发票，企业工作人员在出差时从外单位取得的机票、火车票、公共汽车票、餐饮发票、住宿发票等，这些都属于外来原始凭证。自制原始凭证是本单位业务部门在经济业务发生时由其自己填制的原始凭证。例如，企业购入的原材料在入库时由仓库保管人员填制的原材料入库单，企业工作人员出差回来时由相应业务部门或出差人员填制的差旅费报销单，业务部门从仓库领用办公用品时由其填制的领料单，企业在向员工支付工资时填制的工资费用分配表等，这些都属于自制原始凭证。

原始凭证的内容通常由于不同的经济业务内容而有所不同。尽管如此，原始凭证通常应当包括如下基本内容:原始凭证的名称;填制凭证的日期;凭证编号;填制和接受凭证的单位;经济业务的内容、数量、单价和金额;经办人员的签名或盖章等。

原始凭证具有较强的法律证明效力，企业应当认真审核并妥善保管原始凭证。

三、会计科目与账户

(一) 会计科目

企业的日常经济业务会产生大量的会计信息。会计要素对这些会计信息根据其经济特征作了大项分类，分为资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等六类。然而，会计要素的分类只是大项分类，会计信息仍然需要作进一步的细分，以满足投资者等信息使用者详细了解企业会计信息的客观需要。会计科目是对会计要素涉及的经济内容所作的具体分类。

例如，资产会计要素下设置库存现金、银行存款、应收账款、原材料、库存商品、固定资产等会计科目，可以使资产会计要素下相应的会计信息得到更加详细地反映;负债会计要素下设置短期借款、应付账款、应付职工薪酬、应交税费、长期借款等会计科目，可以使负债会计要素下相应的会计信息得到更加详细地反映。参照我国《企业会计准则》的规定，企业设置的部分常用会计科目可如表2-1所示。

表2-1 常用会计科目表

表2-1中各会计科目都配有编号，这使得会计科目的排列更加有次序和易于区分。例如，资产类科目都以“1”作为编号首位数字，负债类科目都在“2”作为编号首位数字等。同时，对各会计科目配上编号，也有利于实施会计电算化。

表2-1中列示的会计科目是在相应会计要素下所作的第一个层次的分类，因此，通常也称总分类会计科目，也简称总账科目或一级科目。企业可以根据需要在有关总账科目中进一步作第二层次的分类。例如，企业可以在“库存商品”总账科目下设置“A商品”、“B商品”等二级明细科目，可以在“应付账款”总账科目下设置“乙公司”、“丙公司”等二级明细科目等。

表2-1中各相关会计科目的使用方法将在以后章节中逐渐说明。

(二) 账户

设置了会计科目后，需要为各会计科目设定一个结构，并明确相应结构中记录的经济业务内容。例如，设置了“库存商品”会计科目，就需要为该会计科目设定一个结构，以分别记录库存商品的期初结存情况、本期增加情况、本期减少情况和期末结存情况。因此，账户和会计科目的关系是:账户是对会计科目在结构和登记内容上的展开，会计科目是账户的名称。在实务中，账户和会计科目有时也不加以区分。

由于经济业务的发生引起会计科目的金额发生变动不外乎是使其增加或使其减少两种情况，因此，账户的基本结构采用“T”字型结构，即将账户的结构划分为左、右两方，一方登记增加，一方登记减少。在国际通行的借贷记账法下，账户的左方称为“借方”，右方称为“贷方”。账户的基本结构可如图2-1所示。

图2-1 账户的基本结构

在账户的基本结构中，“借”和“贷”这两个字并无借入、借出或贷入、贷出的任何意义，它们只是两个符号，分别代表左和右。

在账户的基本结构中，“借方”是登记增加还是登记减少，或者“贷方”是登记增加还是登记减少，这需要根据账户的性质，或根据账户所属的会计要素来确定，不能一概而论。具体来说，资产类账户的借方登记增加、贷方登记减少，负债和所有者权益类账户的贷方登记增加、借方登记减少，费用成本类账户的借方登记增加、贷方登记减少，收入和利润类账户的贷方登记增加、借方登记减少。

在各类账户中，资产、负债和所有者权益账户是实账户，即这类账户可能会有期初余额和期末余额。例如，“库存商品”账户，会计期末可能会存在尚未对外销售的数额，该数额即为当期的期末余额，也是下期的期初余额。成本类账户如同资产类账户。实账户的期初余额和期末余额在前后各会计期间是承上启下的。收入和费用类账户是虚账户，即这类账户一般没有期初余额和期末余额。其中，收入类账户的本期贷方增加数在会计期末转入利润类账户，费用类账户的本期借方增加数在会计期末也转入利润类账户。结转后，收入类账户和费用类账户都没有期末余额，下一个会计期间都从零开始。利润类账户通常称“本年利润”。因此，月末和季度末时，由于通常不结转至所有者权益中的留存利润，可能会有期末余额。但年末结转至所有者权益中的留存利润后，就没有期末余额。

在各类账户中，本期增加的数额或本期减少的数额通称为本期发生额。如果本期增加的数额或本期减少的数额是在借方累计的，相应的本期发生额可称为借方本期发生额。如果本期增加的数额或本期减少的数额是在贷方累计的，相应的本期发生额可称为贷方本期发生额。显然，对于资产类账户来说，由于借方登记增加数、贷方登记减少数，因此，借方本期发生额减去贷方本期发生额后的期末余额通常在借方，下期期初余额通常也在借方。对于负债和所有者权益类账户来说，由于贷方登记增加数、借方登记减少数，因此，贷方本期发生额减去借方本期发生额后的期末余额通常在贷方，下期期初余额通常也在贷方。收入和费用类账户通常只有本期发生额，没有期初余额和期末余额。利润类账户的情况如同所有者权益类账户，但年末通常没有期末余额。各会计要素下账户的基本结构可如图2-2所示。

图2-2 各会计要素下账户的基本结构

“T”字型结构的账户一般用来阐述账户结构的基本原理。在实际工作中，账户一般使用三栏式结构，其具体结构可如表2-2所示。

表2-2 三栏式账户的结构

在表2-2中，“借/贷”栏表示“余额”栏的金额是在借方还是贷方。通常情况下，资产类账户的余额在借方，因此，该栏目以“借”反映;负债和所有者权益类账户的余额在贷方，因此，该栏目以“贷”反映。

在资产类账户中，期初余额、本期发生额和期末余额的关系可以用如下公式表示:

期初余额+借方本期发生额－贷方本期发生额=期末余额

在负债和所有者权益类账户中，期初余额、本期发生额和期末余额的关系可以用如下公式表示:

期初余额+贷方本期发生额－借方本期发生额=期末余额

对于资产类账户，由于期初余额和期末余额通常在借方，因此，期初余额和期末余额也可以用借方期初余额和借方期末余额表示。对于负债和所有者权益类账户，由于期初余额和期末余额通常在贷方，因此，期初余额和期末余额也可以用贷方期初余额和贷方期末余额表示。

四、借贷记账法与会计分录

借贷记账法是指以“借”和“贷”这两个字作为记账符号，记录会计要素及其所属会计科目增减变动情况的一种复式记账法。它是将经济业务记录在账户中的一种记账方法，也是目前国际通行的一种复式记账法。

会计记账方法有单式记账法和复式记账法两种。其中，单式记账法是在经济业务发生后，只在一个账户中进行记录的一种记账方法。复式记账法是在经济业务发生后，需要在相互关联的两个或两个以上的账户中进行记录的一种记账方法。由于复式记账法可以反映经济业务及其资金运动的来龙去脉，因此，它作为一种科学的记账方法一直得到广泛的使用。

借贷记账法的记账规则是“有借必有贷、借贷必相等”。即对于任何一笔经济业务，都至少需要在两个账户中进行记录，如果其中一个账户需要记录在借方，那么，另一个账户就必然需要记录在贷方，并且记录在借方的数额应当等于记录在贷方的数额。

借贷记账法在具体记录经济业务时通常需要通过编制会计分录来完成。会计分录是确定经济业务应借记和应贷记账户的名称及其金额的一种记录，是会计用来记录经济业务的一种专门技术和方法。

例2-1 甲公司购入一批库存商品，金额为15000元，款项全部以银行存款支付。对于这笔经济业务，甲公司应编制如下会计分录:

借: 库存商品 15000

贷: 银行存款 15000

以上会计分录说明，甲公司本次购入一批库存商品，使得库存商品增加、银行存款减少，增加和减少的金额都为15000元。

会计分录能够简单明了地反映任何一笔经济业务给企业带来的影响，即它使得什么账户增加，什么账户减少，增加和减少的金额是多少。因此，正确编制会计分录是会计核算过程中的一个重要环节，它对于保证会计核算的正确性非常重要。

会计分录的书写格式有明确的规定。这一规定可以简要表述为“上借下贷、左借右贷”。具体来说，会计分录应当首先书写借记什么账户，将借记账户的名称写在上面一行，然后书写贷记什么账户，将贷记账户的名称写在下面一行;借记一行应当书写在左边，贷记一行应当书写在右边，左右之间应当空一格或两格。

会计分录有简单会计分录和复合会计分录之分。其中，简单会计分录是指只有一个借记账户和一个贷记账户的会计分录;复合会计分录是指有一个借记账户、多个贷记账户，或者有多个借记账户、一个贷记账户，或者有多个借记账户、多个贷记账户的会计分录。大多数复合会计分录为一个借记账户、多个贷记账户，或者多个借记账户、一个贷记账户的会计分录。只有很少的时候，才会编制多个借记账户、多个贷记账户的复合会计分录，以反映一笔经济业务内容的完整性。(www.daowen.com)

例2-2 甲公司购入一批库存商品，金额为15000元，其中，款项10000元以银行存款支付，其余款项5000元(15000-10000)尚未支付，确认为应付账款。对于这笔经济业务，甲公司应编制如下会计分录:

借: 库存商品 15000

贷: 银行存款 10000

应付账款 5000

以上这笔会计分录为复合会计分录，有一个借记账户，即“库存商品”账户，两个贷记账户，即“银行存款”账户和“应付账款”账户。这笔会计分录说明，甲公司本次购入一批库存商品，使得库存商品增加15000元，银行存款减少10000元，应付账款增加5000元。

在同一笔会计分录中，借方账户与贷方账户之间存在对应关系，它们各自是对方账户的对应账户。通过账户的对应关系，也可以基本了解经济业务的内容。

例2-3 沿用第一章中的例1-1，甲公司为20×3年5月发生的经济业务编制的会计分录如下:

(1) 以银行存款购入一台办公设备，购入价格为26000元。

借: 固定资产 26000

贷: 银行存款 26000

(2) 购入一批库存商品，购入价格为33000元，款项尚未支付。

借: 库存商品 33000

贷: 应付账款 33000

(3) 向客户销售一批库存商品，销售价格为35000元，销售成本为22000元，销售款项已存入开户银行。

借: 银行存款 35000

贷: 主营业务收入 35000

同时:

借: 主营业务成本 22000

贷: 库存商品 22000

(4) 以银行存款向供应商偿还部分应付账款20000元。

借: 应付账款 20000

贷: 银行存款 20000

(5) 以银行存款支付水电费等各种经营管理费用1000元。

借: 管理费用 1000

贷: 银行存款 1000

(6) 月末，将当月实现的收入总数和发生的费用总数转入利润。

借: 主营业务收入 35000

贷: 本年利润 35000

同时:

借: 本年利润 23000

贷: 主营业务成本 22000

管理费用 1000

(7) 月末，将当月实现的利润转入所有者权益中的留存利润。

借: 本年利润 12000

贷: 利润分配——未分配利润 12000

在第(7)笔会计分录中，“利润分配——未分配利润”科目属于所有者权益类科目，反映企业实现的尚未分配的利润数额。

五、记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证编制的用以确定会计分录并直接作为登记账簿依据的一种会计凭证。记账凭证是书写会计分录的载体。

会计凭证从原始凭证到记账凭证，是会计信息处理过程中的一个飞跃。会计信息从原始凭证中的零星信息转换为记账凭证中的系统信息，即会计信息由记录在各种各样的原始凭证中，转换为记录在相互关联的账户体系中。

记账凭证具有比较规范的格式。通用记账凭证的格式一般可如表2-3所示。

表2-3 记账凭证 凭证编号:

例2-4 甲公司20×3年6月6日向乙公司销售一批库存商品，取得主营业务收入48000元，其中，款项30000元已经收到并存入开户银行，其余款项18000元(48000-30000)尚未收到，确认为应收账款。甲公司根据经审核无误的原始凭证编制的记录凭证可如表2-4所示。

表2-4 记账凭证 凭证编号:

记账凭证通常包括如下基本内容:填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目、借记金额和贷记金额、所附原始凭证张数、相关人员签名或盖章。

记账凭证还可以细分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三个种类。其中，收款凭证是指收到现金或银行存款的记账凭证，付款凭证是指付出现金和银行存款的记账凭证，转账凭证是指不涉及现金和银行存款收付业务的记账凭证。显然，收款凭证的借记科目应当是“库存现金”或“银行存款”科目，贷记科目为相关科目;付款凭证的贷记科目应当是“库存现金”或“银行存款”科目，借记科目为相关科目;转账凭证中不涉及“库存现金”和“银行存款”科目。

记账凭证是经济信息进入会计系统的开始，企业应当认真审核记账凭证中的各项内容，确保记账凭证中的各项内容正确无误。与此同时，与原始凭证一样，企业应当妥善保管记账凭证。