知识目标

1.知晓样品种类

2.知晓样品费用种类

3.知晓样品寄送方法

4.掌握样品检验的方法

5.掌握样品跟踪的方法

技能目标

1.熟练样品费用的核算方法

2.熟练样品跟踪的操作流程

知识储备

无论外贸流通企业还是外贸生产企业都愿投入大量的人力物力来筹集、研发并制作能够吸引客户的样品，通过建立品种多样的样品展示室（厅）或携带各种样品参加展览会等途径，来展示本企业业务范围，拓展国际市场，实现企业的可持续发展。跟单员在样品准备工作中，一定要高度重视并精心准备样品，不能因为样品存在小瑕疵，而丢了订单和客户。

样品跟单的主要工作过程如图3−1 所示。

图3−1　样品跟单的主要工作过程

一、样品种类

样品的种类很多，一般常用的有初样、宣传推广样、参考样、测试样、修改样、确认样、成交样、产前样、生产样、出货样等。

1.初样（Initial/Proto Sample）

初样是指根据客户设计图而制作的样品。

2.宣传推广样（Salesmanship Sample）

视频6：样品种类

宣传推广样是指企业用于境内外参展、对外展示的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产、使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品的实物形态向公众反映出商品品质全貌。

3.参考样（Reference Sample）

参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作为正式的检验依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。

4.测试样（Test Sample）

测试样是交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。

5.修改样（Modified Sample）

修改样是指买方对样品的某个方面提出修改，修改后卖方又重新寄回买方确认的样品。

6.确认样（Approval Sample）

确认样是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。在完成确认样后，必须由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送给客户。

7.成交样（Deal Sample）

成交样是指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的样品。

凭成交样买卖的商品不多，一般限于不能完全使用科学方法和文字数据来表示品质的一些商品才采用。例如皮鞋、服装、土特产品、少数轻工产品以及工艺美术品等。凭成交样买卖属于特殊买卖的一种，其与一般买卖的区别在于，凭成交样买卖在订立合同时就存在样品，并且当事人在合同中明确约定“标的物的质量必须与样品的质量保持一致”或“按样品买卖”等字样。如果当事人未在合同中明确规定，即使出卖人已向买方提示了样品，都不为凭成交样买卖。在采取凭成交样买卖时，由于某种商品的特点，事实上是难以做到“货”与“样”完全一致的，外贸企业在成交时应争取以我方提供的样品为依据，在合同中订明“品质与样品大致相同”的条款，以争取主动。为了判断卖方交付的标的物是否与订立合同时的样品保持同一质量，《合同法》第168 条规定，凭成交样买卖的当事人应当封存样品，并且可以对样品质量予以说明。

8.产前样（Pre-production Sample）

产前样是指生产之前需寄客户确认的样品。一般是客户为了确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。

9.生产样（Production Sample）

生产样是大货生产中的样品，在随机抽取的前提下，反映大货生产时品质等情况。客人根据生产样，可能会作出一些新的改进指示。

10.出货样（Pre-shipment Sample）

出货样是产品已经做好准备出货之前的样品，有些客户就根据这个样品来决定这批货的品质。

11.船样（Shipping Sample）

船样是代表出口货物品质水平的样品，又称“船头版”或“大货版”。如大货是以海运方式运输出口的，则要求船样以空运方式直接寄给客户。在计算出口数量时，一般要将船样的数量一并计算在内。由于船样是先于大货到达客户手中的，有时它是客户检验大货品质、签发《检验报告》的依据，所以跟单员提供合格的船样较为重要。

此外，纺织服装中还有款式样（Pattern Sample）、广告样（Salesman Sample）、齐色齐码样（Size/Color Set Sample）、水洗样（Washed Sample）、色样（Lap Dip）、绣（印）花样（Embroidery/Printed Sample）、辅料样（Accessory Material Sample）等。

二、分析样品的要求

从样品的来源来说，有些样品是企业自行开发的，有的样品是境外客商提供的，一般来说，极大部分都是客商提供的，因此跟单员需要对境外客商提供的样品进行分析，这是复制样品的关键，也是制作样品的依据。通常，样品要求涉及材料要求、数量要求、时间要求、寄样要求、测试要求等，跟单员可以分解为以下步骤进行操作（图3−2）。

视频7：分析样品 要求

图3−2　分析样品步骤

（一）分析样品材料及比例

样品制作会涉及原材料名称和比例，跟单员应该按照不同情况，分别对待操作。

步骤一：分析原材料种类及成分比例

当客户提供实样时，跟单员在收到样品后，首先要认真测量样品尺寸，分析样品的原材料名称及比例、辅料组成、数（重）量组成和包装材料及要求，并围绕这些信息核算出制作成本。一旦需要破坏实样才能获得原材料种类及成分比例，则要提前征得客商同意，并与制作人员核对和落实技术要点，发现有难以理解或需要改进的地方，要及时与客商沟通，获得客商书面认可后，才可以下达书面打样任务书，在该任务书中一一详细注明样品的原料种类及配比、尺寸、颜色搭配、辅料组成、完成时间、客商编号/本公司编号、样品数量和包装方法等。

步骤二：对照客户提供图纸及要求

当客户提供图纸或打样要求时，跟单员首先要认真分析理解图纸所要求的主要原材料（成分）、辅料组成和数（重）量组成及包装要求，同时读懂各项要求，理解各项信息，并与技术人员一一落实。如果遇到疑问，也要立即与客户沟通，获得客户的进一步解释直至完全理解；如果遇到修改或者只能用替代材料制作样品的，需要将修改方案和材料使用情况通报给客户，取得客户的理解和支持后，方可进入打样阶段。

（二）确定样品种类和数量

生产样品时，跟单员首先要确认样品种类，其次是对应的数量。就样品种类而言，由于样品种类繁多，不同样品在不同时期提供，如“确认样”需要在订单执行前就完成，否则就无法投料生产；“船样”则应该在装船前向客户提供。就样品的数量而言，则要结合样品种类来确定，如“色样”“辅料样”“测试样”等样品数量要求是不同的，如：一般而言，确认样或产前样需要至少3 个/款，色样也需要3 个/色，即同一种颜色色样至少要有A、B、C3 种最小尺寸为10 cm × 10 cm 的色版，以便客户从中选择最接近的颜色，辅料样需要3 份/种辅料，船样需要至少3 个/款。

同样，样品的数量还随客户类型不同而不同。对于中间商，会需要更多样品，以便向其客户推销，获取更多订单；对于最终销售商，当对新产品面市后的市场反应没有把握时，也会需要较多样品在商场试销。表3−1 归纳了不同样品种类和数量，以便在跟单时参考之用。

表3−1　部分样品送样种类和数量

另外，在制作确认样时，除了按客户要求的数量外，还要将本企业留样数量计算在内。留样至少需保留一件以上，作为日后生产大货订单的实物依据，同时要在留样上做好相应的编号和记录。

需要指出的是，由于制作确认样的过程与订单的生产过程有相似性，会发现其隐含的问题，因此，要特别注意制作过程的难易性和时间性，生产工艺达不到的样品，千万不能做，否则会在日后的打样生产中留下“隐患”。

（三）确定快递服务商

一般而言，客商的寄样要求，主要包括样品品种及数量、快递样品服务商和寄样时间要求等，其中有关样品品种、数量等的内容已经在前面介绍过了，本部分主要介绍选择快递服务商方面的操作事宜。

目前，常见的国际快递服务商主要有DHL、FEDEX、UPS、OCS、TNT、EMS，这些国际快递服务商所提供的服务细节不尽相同，跟单员可以咨询有经验的外贸业务前辈或者直接咨询快递服务商，汇总各个国际快递服务商的特点和服务水平情况，为寄送样品做好准备。

与海运或航空运输一样，快递费可采用“预付”或“到付”支付，也可由第三方在第三地支付。在实际操作中，如果采用“到付”或“第三方”支付，需要支付方或寄件方的担保，承诺一旦收件人或第三方拒付，则仍由寄件方支付。当然，寄件人能够提供有效的“到付账号”（一种快递服务商易于识别的数字编号）时，快递服务商也会提供服务，例如DHL“到付账号”为96 开头的数字编号。

邮政与特快专道

1.邮政

（1）航空包裹：采用全航空的运输方式，航程大约在两周，其费用较高。

（2）空运水陆路（SAL）包裹：采用航空、水路、陆路联合运输方式，耗时较长，其费用较航空包裹低一些。

（3）水陆路包裹：采用水路、陆路联合运输方式，耗时最长，其费用较低，可适用于大宗的低值产品寄送。一般商品（非危险品）可正常寄；如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如钛白粉），需要出具特殊的证明，以及特殊托运。需要注意：最小邮寄重量是2 公斤，20 公斤为一个限重单位。超出部分，需要另行打包计费。

2.特快专道

特快专递按区域分有国际特快专递和国内特快专递。国际特快专递的费用最高，但运输时间较快。一般而言，运输时间视运输距离、目的地服务区域情况、寄送的内容而定，对于那些寄往近洋国家/地区的中心城市（大城市）的文件类物品只需3~5 天即可到达（节假日除外）。

一般而言，国际特快专递公司对特定物品的寄送有相关要求，可以通过其官方网站或电话查询。

DHL：www.cn.dhl.com

Fedex：www.fedex.com.cn

TNT：www.tnt.com

UPS：www.ups.com

OCS：http://www.ocssino.com

EMS：http://211.156.193.130/

寄送样品时，必须详细填写收件人名称、地址、邮编、联系电话、物品名称和寄件人名称、地址、邮编、联系电话和付费账号等。

（四）确定送（寄）样时间

在样品跟单过程中，跟单员要依据不同样品性质来确定完成时间和寄样时间（表3−2）。例如，以服装样品跟单为例，在确认样、款式样、色样、辅料样、绣（印）花样、水洗样、大货样、船样、齐色齐码样、生产样、测试样等诸多样品中，确认样、款式样、测试样的制作必须在大货生产前完成，并及时送交海外客商，否则没有得到客商确认或通过检测机构检测前，大货生产就无法开启；同样，色样、辅料样、绣（印）花样、水洗样的制作也必须在大货生产前完成，并及时送交海外客商；而大货样、船样、齐色齐码样、生产样都必须从大货生产线上获取，并在大货未上船前寄往海外客商，以便得到客商签发的“检验证书”。

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表3−2　样品完成时间和寄样时间

（五）确定样品测试项目

在外贸订单中，买方会要求卖方的样品必须经过指定机构的检测，并随送检测报告。这样做旨在保护消费者利益，另外也考察供应商所提供的商品能否符合法律或当地市场要求，以免消费者在使用该商品的过程中受到伤害。

途径一：依不同商品确定测试项目

不同商品有着不同的安全使用要求，衡量是否到达要求只有通过各项指标检测后综合判断才能证明。例如：对于家电订单，一般是检测泄漏电流、升温测试、耐压、稳定性、潮湿及某些化学元素/成分等项目；对于化学品订单，一般要求成分及含量、纯度、熔点、沸点Ph 值、毒性等测试项目；对于家具产品订单，一般要求进行甲醛、重金属、阻燃性、稳定性、耐久性等测试项目；对于玩具产品订单，一般要求甲醛、增塑剂、偶氮含量、可溶性重金属（铅、镉、铬、砷、钡、汞、硒、锑等）含量、阻燃性、安全性能、噪声、色牢度、有害化学成分（邻苯二甲酸酯等）、包装物料等有毒元素测试项目；对于农产品订单，一般要求进行农药残留量、卫生指标、重金属含量等测试项目；对于鞋类（含皮革）订单，一般要求进行甲醛、五氯苯酚、四氯苯酚及其盐、酯类、过敏性染料、有机挥发溶剂、包装纸盒的原材料（含塑料袋原材料）等测试项目。

此外，对于服装、纺织品一类的商品，测试项目也是不同的（表3−3）。如服装订单，一般要求检测服装的外观特性，如格条对色、破洞、漏针、跳线等缝纫质量及各部位尺寸，而面料订单却要求检测面料规格、克重、成分、色牢度、缩水率等使用性项目，有些客商还根据面料的特性检测阻燃性、透气性、防水性、防绒性、防紫外线、撕裂强度、保暖性等功能性项目。对于上述检测项目，供应商只能配合，并在大货交货前完成测试。

视频8：样品检验

表3−3　服装或面料的测试项目

续表

需要指出的是，在以上一些产品的测试项目中，有些是属于我国国家强制检测的项目，有些是进口国或地区指定机构检测的项目，跟单员只有熟知某类产品的检测项目，并严格按检测标准进行跟踪，才能使客商满意。

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织纱线ABC

1.分类

按纱线结构分，有单纱、单丝，变形纱、高/低弹丝、膨体纱（即开司米）、花式股纱。在股纱中，股线还可按一定方式进行合股并合加，得到复物股线，如双线、三股线和多股纱线；按纱线原料成分分，有全棉纱、涤棉纱，全涤纱、麻纱等；按纱线粗细分，有粗纱支、中纱支、细纱支、特细纱支等；按纺纱系统分，有精纺纱、祖纺纱、废纺纱等；按纱线用途分，有机织用纱（经纱和纬纱）、针织用纱、其他用纱等。

2.简易鉴别方法

可通过感官法、燃烧法、显微镜法、溶解法、药品着色法以及红外光谱法等方法鉴别不同种类的纺织纤维，在实际鉴别时，常用感官法和燃烧法，并附以其他方法进一步综合分析、相互印证来确定是何种纤维组成，而各种纤维的含量需要采用定量分析。纤维燃烧后现象归纳如表3−4 所示。

表3-4　纤维燃烧后现象归纳

3.主要技术指标

纱线质量的指标主要有细度和均匀度、强度和伸度（伸长率）、捻度和捻向等。

纱线有粗细之分，可以用定重制和定长制来表示。

定重制是指规定重量的纱线所具有的长度，而定长制是指规定长度的纱线所具有的重量。无论是定重制还是定长制，都与纱线的重量有关，而纱线重量又与纱线的含水量或含水率（%）有关，一般而言，含水率（%）= 商品中的水份重量/商品重量。

纱支数是纱线粗细的指标，常用于衡量短纤维纺制纱线的粗细程度。它有公制支数（公制）和英制支数（英制）之分。

公制支数（Nm）：1 克纱（丝）所具有的长度米数。公式：Nm = L/G

英制支数（Ne）：1 磅（453.6 克）纱线所具有的840 码长度的个数。

公式：Ne = L/（G × 840）

纱支高低用数字表示，数字越大，纱的长度越长，也越细，反之纱就越粗。另外，纱支由两组数字表示，第一组数字表示单纱的支数，第二组数字表示合股的根数，如16s/1 表示十六支单纱；32s/2 表示三十二支双股纱。

此外，生丝或化学纤维用旦尼尔（Denier，简称“旦”）表示，简写为“D”，如300D涤纶长丝，含义是指9 000 m 长的涤纶丝质量为300 克；而100D 涤纶长丝，是指9 000 m长的涤纶丝质量为100 克。旦尼尔数值有两组数字，第一组数字表示旦数（粗细），第二组数字表示长丝的单丝根数。如150D/96F，含义为长丝细为150 旦，由96 根单丝组成。对于同样旦数的长丝，根数越多表示组成长丝的单丝越细，反之根数越少单丝越粗。

途径二：确定测试机构

为了确保样品内在质量符合设计和市场要求，有些客户还会要求出口商将样品寄往某一指定测试机构进行测试，测试合格后加贴某种特殊的标志。实质上这是一种对产品的认证，如针对美国和加拿大市场的UL 认证，针对欧洲市场的CE 认证、ROHS 认证，针对沙特市场的SASO，针对纺织服装的生态纺织品认证（OEKO—Tex Standard 100）等，这些认证必须是在对产品进行一系列严格测试合格后，才给予加贴认证标签的。

目前，在我国开设分支机构的国际检验机构主要有天祥集团公司（ITS）、通标标准技术服务有限公司（SGS）、上海胜邦质量检测有限公司（STR）、莱茵检测认证服务（中国）有限公司（TUV）和必维国际检验集团（BV）等。这些国际检测机构不仅能够为样品（或产品）做某个项目进行单项测试，也可以对样品（或产品）做整体性能测试。当客户指定测试机构时，跟单员应该按客商要求，事先联系该测试机构，了解检测工作程序和相关费用，否则检测结果客商是不予认可的。一般而言，联系检测机构时，最好找国内相近城市的分支机构，减少在途时间，提高送样检测时间利用率，另外其检测结果也会得到客商的认可；当客商没有指定测试机构时，跟单员可以根据测试费用和服务质量等几方面因素，综合考虑选择一家机构进行检测。需要跟单员注意的是，国际检测机构是按项目数和耗用时间向委托人收取不菲的检测费用。检测项目越多，耗用时间越长，检测费用越高：如果委托人要求在短期内进行检测并出具检测证书（报告），国际检测机构需要收取“加急费”（表3−5）。如上海胜邦质量检测有限公司的送检申请表“服务类型”栏规定，凡以“加快件”“特快件”“特急件”名义送检的测试项目，在“普通件”基础上分别加收“40%”“70%”“100%”的附加费。

表3−5　测试机构的服务类型与收费

途径三：依客户要求选择测试时间

如前所述，样品类型众多，随着提供给客商时间的不同，外贸企业的跟单员需要在提供样品前，完成样品的成分和性能等方方面面的测试，以便向海外客商提供合格的样品，顺利完成样品跟单的第一步。

综上所述，作为跟单员，要针对不同商品，主动与客商沟通，提前获知其对样品检测项目和检测机构的要求，为检测留出充裕时间，尽量省去不必要的“加急费”。

几家主要的国际检测机构简介

Intertek、Testing Services

简称ITS，总部设在英国伦敦。1988年进入中国大陆市场，主要为各行各业的客户提供测试、检验、认证及各类产品的其他相关服务，检测产品范围涵盖纺织、鞋、玩具、电子电器、医药品、石油、食品、化学品、轻工产品和化妆品等，并为产品、货物和体系提供包括测试、检验、认证在内的一系列服务。目前已在上海、深圳、绍兴、厦门、青岛、香港和台湾地区、广州、北京、天津、无锡、杭州、宁波等地设立了分支机构。

官方网站：http://www.intertek.com.cn/default.aspx

Societe Generale de Surveillance S.A.

简称SGS，全名为“瑞士通用公证行”。其总部设在瑞士日内瓦，是世界最大、资格最老的民间第三方从事产品质量控制和技术鉴定的跨国公司。目前已在上海、深圳、广州、北京、天津、大连、秦皇岛、防城港、南京、青岛、常州、苏州、唐山、钦州、杭州、宁波、安吉、武汉、重庆、福州、泉州、厦门、中山等地设立了分支机构，检测范围覆盖农产品、矿产品、石化产品、工业品、消费品、汽车产品、生命科学产品等多个行业的供应链上下游产品。具体有金属及非金属材料检测分析、可靠性检测、玩具认证、有害物质检测、食品接触材料测试、纺织品/皮革的化学成分检测等。

官方网站：http://www.cn.sgs.com/zh/

Specialized Technology Resources，Inc.

简称STR，是一所成立于1944年的国际性和独立性商检机构，总部设在美国。全球有9 间独立的实验室，分别位于美国、中国香港、中国台湾、中国上海和深圳、意大利、土耳其、英国和瑞士，为全球市场提供专业产品性能评估、生产原料的质量保证、实验室测试、商检及ISO 顾问等服务。就服务地域而言，范围已经覆盖40 多个国家，就其覆盖的测试项目而言，主要涉及成衣及纺织品、玩具、厨具及烹饪用品、家具、鞋类及百货类商品以及包括UL 产品认证和RoHS 测试等。

知识链接

官方网站：http://www.strcn.com/

Bureau Veritas

简称BV，全名为“必维国际检验集团”，成立于1828年，是全球知名的国际检验、认证集团，其服务领域集中在质量、健康、安全和环境管理以及社会责任评估领域，总部在法国。其从事船舶检验、进出口商品检验、工业产品检验、集装箱检验、工程监理、体系认证、产品认证及航空航天检验等。

官方网站：http://www.bureauveritas.cn/

——摘编自上述检测机构官网网站

三、样品制作

（一）测算样品费用(www.daowen.com)

如前所述，样品在获得订单或订单执行过程中起到非常重要的作用，但是样品费用也同样受到外贸从业者关注，如何核算样品费用呢？

1.核实样品费用种类

从企业管理角度来看，样品费用除了关系到企业的管理成本外，还直接决定了是否有订单。因此，跟单员要关注样品的成本构成，回避打样后无订单和无法形成生产力的风险制作样品。其中费用主要涉及生产阶段的模具费、原材料费、加工费等。

（1）模具费。

模具费俗称“开模费”，主要由材料费、设计费、加工费、利润、税费、试模费、包装费和运输费组成。按经验法，各部分费用占总费用比例大致为：材料费30%，加工费与利润20%，设计费10%，试模费5%，包装和运输费5%，税费20%，其他费用10%。

模具费的高低是随样品结构的复杂程度而变化的，样品结构程度越复杂，模具也就越复杂，模具费用就越高。另外，模具费还与模具使用材质有关，使用高质量模具材质只会导致模具费用增加，如五金产品、汽车配件的模具要求使用优质钢材，不仅结构复杂，而且材质要求高，因此，模具费用通常较高。应当指出的是，模具费是生产厂商开发新产品的主要成本，鉴于模具属于科技含量较高的专用产品，跟单员应当将模具的质量、精度、寿命放在首位。

（2）原材料费。

原材料费是指按照客户的要求试制新产品所消耗的基本材料的费用。为了直观反映新产品是否符合市场或客商的要求，必须使用设计图或客户原样所要求的真实材料，这势必需要采购新的原材料。

一般而言，由于采购原材料量比较少，往往不容易控制其价格成本。

（3）加工费。

加工费是指试制新产品时所消耗的能源（如水电消耗）、人工工资成本和机器设备折旧及使用费用等。一般而言，较少的生产量往往会使加工费用和管理成本增加，这是直接导致生产成本居高不下的主要原因。

2.确定样品费用承担者

在外贸业务中，通过寄送本公司的样品宣传资料（如公司的 Catalog）和向客户提供实样获取订单，前者费用比较低，后者的费用比较高。另外，还可以依据客户设计资料，为特定的客户专门制作样品，其费用更高。由于样品具有广告的效应，外贸企业在寄送样品获得订单的同时，也为此支付了不菲的费用。因此，针对样品费用管理，一些外贸企业制订了制度，明确规定样品费用承担方法。又由于在对外贸易中涉及大量的样品，样品费用的承担形式有一定的处理技巧。一般来说，样品费用可以由国外客户、生产厂家、外贸出口企业（如外贸公司，下同）独自承担，也可以通过商谈由多家共同分担。常见的处理方式有：

（1）国外客户支付模具费用，外贸出口企业承担原材料费，生产厂家承担加工费。

这种方式是待收到国外客户的模具费用后，将客户提供的样品和工艺要求、完成时间等资料信息交生产工厂或生产车间，由其在规定的时间内完成样品制作，原材料费由外贸出口企业承担，加工费由生产工厂承担。

（2）模具费、加工费、原材料费均由生产厂家承担。

这种方式是外贸出口企业在收到国外客户提供的样品后，选定某一生产厂家制作样品并承担一切相关的费用。此时生产厂家为了维护自身的利益，一般会提出由外贸出口企业先全额垫付样品制作费，待达到一定生产约定量（起订量）后，生产厂家退还所有的样品制作费。

（3）国外客户支付模具费，生产厂家承担原材料费和加工费。

这种方式是外贸出口企业待收到国外客户的模具费用后，将国外客户的样品和工艺要求一并交生产厂家，生产厂家承担原材料费和加工费，并在规定的时间内完成样品制作。

（4）外贸出口企业承担原材料费、模具费和加工费。

这种方式的特点是国外客户和生产厂家均不承担所有费用，而是由外贸出口企业承担。外贸出口企业为了维护自身的利益，往往要求生产厂家妥善保管样品。

此外，样品费用的承担还与起订量有关。在实务操作中，外贸公司或生产厂家会要求国外客户先支付全额或部分样品费用，待日后实际订单数量达到起订量后，再将先前支付的样品费退还给国外客户，这种方法一方面鼓励客户多下订单，同时防止有些客户（主要为中间商）只有打样却没有订单的情况发生，另一方面也能够控制我方样品费的“无谓”支出。需要指出的是，样品的制作不仅涉及制作费用，而且还涉及“知识产权”和所有权。因此，一般应该由买卖双方事先进行约定。

3.样品费用收取

前已述及，样品费用是外贸企业运营成本之一，在是否收取样品费用的问题上要视客户情况而定。一般而言，样品费用是判断客户是否有真实需求的依据。只要费用合理，有真实需求的客户，是不会介意样品费用的，并会在很短时间内支付。在样品跟单中，跟单员不必担心向客户收取样品费用会引起客户的不满而导致采购意向降低。

收取样品费用的途径有以下几种：

途径一：银行电汇

鉴于涉及普通商品的样品费用数值较小，银行电汇方式是收取样品费用的最常用方法。在客户汇款前，跟单员要制作一份形式发票，连同本公司银行资料（如公司全称及账号、开户银行名称及SWIFT 号、银行地址等）通知客户，以便客户及时汇款。

除了利用银行电汇和支票外，还有其他一些方法，如西联汇款（Western Union）、银星国际速汇。前者是西联国际汇款公司通过遍及全球近200 个国家或地区的代理网点进行汇款，内地的光大银行、农业银行、中国邮政储蓄银行等银行都是西联汇款业务的中国代理行。后者是中国建设银行与银星国际速汇公司合作推出的一项汇款业务，实现了内地与银星国际速汇公司遍布全球的代理机构之间实时跨境汇款。上述业务内容包括了汇入汇款解付和汇出汇款。需要说明的是，不管西联汇款还是银星国际速汇，目前仅限于国内个人与国外个人间的汇款往来。

由于通过银行电汇来支付样品费用的银行都将扣除手续费，手续费高低与银行和转汇行的次数有关（汇款人全额支付汇款手续费除外），而通过西联汇款、银星国际速汇的，汇款手续费均由汇款人支付，收款方不必支付手续费。

途径二：使用支票

这也是通过银行收取样品费用的方法。例如，客户会邮寄一张支票给公司，此时跟单员要和公司财务人员核对金额，并一同前往银行填写相应委托书，办理光票托收手续，再等待若干天后才能收到样品费用。需要指出的是，通过光票托收来收取样品费用会产生一定额度的银行费用，况且银行支付是有前提条件的，如出票人账户有足额存款、支票是在有效期内、正确书写和签章等。

途径三：直接外币现钞

在各类交易会或外贸洽谈中，有些客户求购心切，直接将外币现钞支付给外贸企业员工。从金额数值上而言，只要汇率得当，外贸企业并没有吃亏；从外汇管理角度而言，这样的操作模式不仅违反企业财务制度，也违反我国外汇管理规定，涉嫌扰乱金融秩序，容易为假币流通开通渠道，因此，跟单员要避免接受以外币现钞方式收取样品费用。

（二）样品制作过程

该阶段俗称“打样”。跟单员在整个订单跟踪过程中，要依据不同阶段提供不同的样品，例如，以服装生产为例，在大货生产前，跟单员需要制作色样、辅料样、绣（印）花样、水洗样、款式样、确认样等样品；在订单执行过程中，跟单员制作大货样、船样、齐色齐码样、生产样等。以纺织品打样跟单为例，跟单员可以按以下步骤（图3−3）进行样品制作。

视频9：制作样品

图3−3　样品制造过程步骤

四、计算样品运费

邮寄样品时所产生的费用也是构成样品费用的主要方面，不同的寄送方法会产生不同的邮寄费用，即使寄送方式相同，采用不同递送公司，运送费用也是不同的。以下是样品运费计算方法，熟悉并理解计算过程，跟单员就能进一步做好跟单工作。

步骤一：熟悉样品运费的计算

在对外贸易中，样品一般是通过快递公司直接寄送给客户的，跟单员必须了解快递公司的运费构成和计算方法。以下是某个时期某快递公司寄往世界各地的快件运费价格表（表3−6）。

视频10：样品 运费测算

表3−6　某快递公司运价表

从上面的价格表中，我们可以看出特快专递的运费，是根据不同的地区，按文件或包裹来计算的。其计算方法是：首先确定国家（地区），然后确定分类（是文件还是包裹），从而找出对应的价格；再以0.5 千克作为基准重量，此基准重量也称首重，超过0.5 千克部分，按每500 克（或每增加0.5 千克）作为一个续重（也称为超重部分）。那么，总的快件邮寄费就可按公式来表示：总快件邮费 = 首重 + 续重价格 × 续重个数。

［例题1］某跟单员以快件方式邮寄重量为2 050 克测距器样品和1 760 克 catalog 分别到意大利和新西兰，他选择了一家快件公司，请按该快件公司的运费表计算出各需支付多少人民币邮寄费?

步骤二：熟悉支付方式

从事国际快递业务的公司主要有EMS、FEDEX、DHL、TNT、UPS、OCS 等。这些快递公司的邮寄费用一般采用寄件方预付、收货方支付（到付）和第三方支付的方法。

（1）预付（Freight Prepaid）：邮寄费用由寄件方支付，该支付情况一般适用于“寄送费用低、客户信誉好或老客户”的情形。

（2）到付（Freight Collect）：邮寄费用由收件人支付。该支付情况常用于“寄送费用高、客户信誉一般或新客户”等无法确定是否能够获得订单的情形。但需注意，一旦收件人收到样品时采用拒付邮寄费用的行为，最后仍需寄件方支付。因此，为了避免这种情况发生，跟单员最好要求收件人必须提供某一快递公司的到付账号。

（3）第三方支付（Pay by the Third Party）：邮寄费用实际上由寄件方或收件人以外的第三方支付。在实际操作中，当第三方付款时，跟单员需在运单的“PAYMENT OF CHARGES”栏填写第三方付款公司名、账号及国家名，并承担由于账号失效或关闭所产生的所有连带责任，包括支付运费。需要指出的是，发件人虽然选择到付付款方式或第三方付款方式，收件人或第三方拒付运费的风险自始至终均由发件人承担，跟单员要特别注意这一问题，一旦获得到付账号或第三方账号后，要立即联系快递公司，确认账号是否有效。

步骤三：运用适当方法降低快递邮寄费用

从表3−6 的快件运价表中不难看出，国际快件中的寄送对象不管是“文件”还是“包裹”，都是连同包装材料一起计重的，其重量之和一旦超过500 克、1 000 克或1 500 克等就要按“首重 + 续重”原则来计算运费，而对于重量在501～1 000 克间的样品，就要按“每500 克为一个续重”规则计算运费了，控制重量、降低邮寄费用成为跟单员的一项技能，以下方法可供参考：

方法一：减少“续重”个数

为了节省快递邮寄费用，对于那些刚刚超过500 克、1 000 克、1 500 克、2 000 克……重量的包裹或文件，可以采用减少样品数量或减少包装材料的途径，降低快递邮寄费用，例如，在不能减少样品重量和确保样品不会受损的情况下，可以采用适当削减包装材料或换用轻质坚固/防震包装材料的方法，使总重量控制在500 克、1 000 克、1 500 克、2 000 克之内，以免产生不必要的“续重”，从而降低样品邮寄费用。有许多方法可以减少“续重”个数，如使用塑料气泡袋来裹覆小件电子配件（如移动硬盘、U 盘、线路板等），既能有效保护样品，还能减少“续重”个数，进而降低邮寄费用。

方法二：控制包装尺寸

由于国际快递是采用航空运输的，对于那些体积大的样品，国际快递企业不是按实际重量计算快递费用，而是按体积重量计算快递费用的。也就是说，国际快递企业工作人员在丈量了样品外包装的最长、最宽和最高尺寸（四舍五入到整厘米数）后进行乘积，再按6 000立方厘米为1 千克方法折算成体积重量[即体积重量的计算公式为：体积重量 =（长 × 宽 × 高）÷ 6 000]。因此，跟单员对样品进行包装时，要根据样品的尺寸、重量和运输特性选用大小合适的包装箱及包装填充物，要尽量避免不足包装造成的样品破损和过度包装造成的包材浪费，同时要尽量减少包装尺寸，以便节省快件费用。

另外，为了更好地控制包装尺寸，跟单员可以根据样品大小来设计包装大小。一般而言，设计包装尺寸时，可能会产生两种情况：包装内未装满样品和装了太多样品。前者是包装内有大量空隙，极容易产生塌陷现象，跟单员可以采用减少包装尺寸或者在样品四周填充满塑料泡沫等方法防止塌陷现象产生（这种方法会引起快递费用增加）；后者是包装内有太多样品，容易使包装纸箱过满而出现胀裂。

上述分析说明跟单员要使样品及时、完好无损地寄送给客户，需要有仔细踏实的工作态度，这种工作态度不仅体现在样品制作环节，而且还要体现在寄送样品环节。正是跟单员这种平时形成的细心的工作态度和格外认真的工作作风，才能为获得订单打下初步基础。

视频11：样品管理

五、样品管理

（一）样品跟踪

其一：跟踪快递

跟单员可以通过多种途径来跟踪快递（邮件）的实时信息，虽然不同的国际特快专递公司有着不同的方法，但大同小异，这些途径主要有网络、手机短信、电子邮件、电话等。

其二：跟踪客户意见

每一次寄样后，都要及时倾听客户的意见，了解市场需要何种类型的商品以及客户的目标价格等，可以通过以下方法获得这些信息。

方法一：定时与客户联系

无论短期内有无订单，尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系，适时通知新样品（产品）开发的最新情况。此外，把握沟通的时机很重要，要注意沟通节奏的把握，不要引起客户的反感。

方法二：专人与客户联系

国际贸易有一种明显特点，就是喜欢与特定的人联系，一方面是双方都了解贸易的整个过程，容易沟通和理解，另一方面也是经过长期的联系产生了“情感”。因此，要珍惜这种难得的“情感”，与客户建立稳定持久的联系。

方法三：建立稳定的联系渠道

跟单员在跟踪样品中，要保持畅通的联系渠道。除了传统的传真外，还有电子邮件、手机、电话等现代联系渠道。养成定时查询邮件的习惯，最好是将电子邮件与手机短信捆绑且邮箱收到邮件就会收到短信通知，以便及时知晓邮件并回复。

（二）样品分类归档

样品管理是企业管理的重要组成部分，可以从建立样品管理库入手，将样品进行分类管理。样品管理库内容包括样品基本资料、样品图纸、样品材料、样品试验、样品工时与估价、样品进出库、样品需求分析等。具体操作时，需求者通过填写“样品管理表”这一种简化形式，将样品的送样国别、客户，样品名称和材料规格、样品的版本及生产批次、编号，样品数量、金额，客户对样品评估内容，寄送时间等一一列明，此外，将样品进行形式上的归类，如按样品生产时间归类，按客户归类，按订单号、信用证号或合同号归类等，这种方法比较简单易操作。

1.按样品生产时间归类

将样品按生产时间顺序进行分别归类，相同生产日期的样品冠以后缀字母A、B、C、D、E 排序，以示区别，这种归类比较简单可行，缺点是记忆样品生产时间是一件不容易的事情，所以需要辅以其他方法。

2.按客户归类

按客户对样品进行分类整理，如以地理位置、行业、成交额进行归类，跟单员可以结合外贸企业实际情况和自身习惯，选择其中一种进行归类。

（1）按地理位置归类。

跟单员按地理位置对客户进行分类，即按洲际对样品进行归类，一般可以划分为：欧盟客户、东亚客户、北美客户、中南美洲客户、东盟客户、澳新客户、非洲客户等，当然如果某一国的客户特别多亦可单独区分，如日本客户、韩国客户、美国客户、俄罗斯客户、德国客户、法国客户等。

（2）按客户所在行业归类。

与产品一样，样品也可以按最终用户的所在行业作为分类的依据。同样一种样品，不同行业客户所订购产品的目的不尽相同，有的是为了贸易，有的是用于生产等，如某一规格的钢材，有的客户用作生产机器，有的用于造船，有的用于建筑。

（3）按客户性质归类。

贸易或非贸易是客户的主要性质，贸易类客户在获得样品后往往用其作为推销之用，而非贸易类客户获得样品后，可能是直接销售，也可能是最终用户，上述二类客户对于样品规格、型号、品质、功能、价格等方面会有不同的要求，基于不同利益诉求，跟单员据此来进行客户分类，结合企业经营管理，有针对性地设计营销方案。

（4）按客户成交金额分类。

按客户成交金额分类是以某一时期（通常为一年）客户与企业成交的金额高低来进行分类，以便进行重点管理。按照帕累托原则（2080 原则）把客户分为A、B、C 三类客户，其中A 类客户的成交额占企业总额的70%左右，但客户数目却只占10%左右，这是企业的重点客户，应加强跟踪管理，并给予价格的优惠，应优先保证其订单的交期；C 类客户则与A类客户正好相反，客户数目占70%，但成交额却只占10%左右，对这类客户可以每季或每年进行跟踪，甚至可以放弃；B 类客户则属于A 类和C 类之间，它的成交额占20%左右，客户数目也占20%，对这类客户，跟单员也应进行必要的跟踪，其方法介于A 类和C 类之间。当然以客户成交金额分类的标准可按企业的不同情况灵活掌握，同时，对A、B、C 三类客户的分类管理也应考虑其发展性，如A 类客户可能会演变成B 类客户，甚至C 类客户，而C 类客户也有可能上升为A 类、B 类客户，有时出于战略考虑，把C 类客户当成A 类客户来管理也是必要的，如某一地区只有一个客户，而这个客户是C 类客户，为了拓展这一地区的业务，加强该客户的管理也是必要的。

3.按订单号、信用证号、合同号归类

这种方法的特点是结合外贸企业文档管理，按订单号、信用证号、合同号、发票号对样品进行分类管理，由于信用证号比较冗长且没有规律性，不便查找，所以按发票号或合同号对样品归类具有可操作性。样品管理是企业管理的一个重要部分，由于一票外贸业务周期性较长，井井有条地管理样品是非常重要的，不仅可为今后查找或追溯带来极大方便，也体现了外贸企业从业者的自我管理意识和水平。

知识回顾

一、单项选择题

1.款式样的英文是（　）。

A.Approval Sample　B.Pattern Sample

C.Lab Dip　D.Production Sample

2.如果某样品的重量为3 050 克，以下说法正确的是（　）。

A.首重500 克，续重个数为5　B.首重500 克，续重个数为4

C.首重500 克，续重个数为3　D.首重500 克，续重个数为6

3.对于国外客户的来样或来图生产加工的订单，外贸跟单员要首先关注（　）。

A.该订单项下的商品，是否属于“法定商检”范围

B.该订单项下的商品，在进口国进口时的进口关税税率

C.该订单项下的商品，在进口国进口时是否需要进口许可证

D.该订单项下的商品，是否涉及知识产权

4.对于结构复杂的大型机械设备通常使用（　）的品质表示方式。

A.凭规格交易　B.凭样品交易

C.凭标准交易　D.凭说明书和图样交易

5.“Approval Sample”是指（　）。

A.参考样　B.生产样　C.确认样　D.成交样

二、多项选择题

1.下面关于确认样在发给客户前评估的表述正确的是（　）。

A.所选的材料是否与客户要求完全一致

B.样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致

C.样品的数量是否与客户的要求完全一致

D.留样至少保留两件，以便做日后生产大货订单的实物依据

2.各国或地区对生态纺织品非常重视，生态纺织品必须符合以下（　）的条件。

A.生产生态性　B.消费生态性

C.监督全程生态化　D.鉴别过程生态性

3.样品制作费通常可采用（　）方式处理。

A.由外贸公司、生产企业或国外客户独自承担

B.由外贸公司、生产企业或国外客户三方分担

C.国外客户承担模具费，外贸公司承担材料费和加工费

D.国外客户承担模具费，生产厂家承担材料费和加工费

三、判断题

1.纱线粗细是纺织面料中最重要的指标之一，也是进行织物设计的重要依据之一。（　）

2.船样是代表出口货物品质水平的样品，也称为“船头版”或“大货版”。（　）

3.40S + 40D（Spandex）× 40S + 40D（Spandex）/133 × 72，这种面料具有“双弹”功能，俗称“双弹”布。（　）

4.在实际操作中，对于重量接近1 010 克或1 510 克的样品或文件，可以采用适当削减包装材料的方法，将总重量控制在1 000 克或1 500 克以内，以达到节省快件邮费的目的。（　）

技能训练

浙江金苑有限公司（Zhejiang Jinyuan Co.，Ltd.）于2006年9月18日与英国ROSE Co.，Ltd.签订了一份订购合同。（合同内容详见模块二的技能训练）

实训任务

1.根据采购单，外贸跟单员分析客户对样品的要求，包括：样品种类、寄送时间要求、数量要求等。

2.在Pre-production Samples 制作之前，需要到哪个机构办理什么手续？

3.浙江金苑有限公司收到英国ROSE Co.，Ltd.寄来的参考洗水唛样品，内容如下：

Shell：80% cotton 20% polyester

Lining：100% polyester

First time wash separately，with similar colors and inside out

（1）请指出洗水唛的错误之处，并说明原因。

（2）若按此洗水唛出货，会产生什么后果？为什么？

4.如果外贸跟单员需要确认所寄样品的快递情况，可以通过什么途径查询？