知识目标

1.知晓外贸跟单员的基本知识与基本素质

2.熟悉外贸跟单的分类、特点

3.掌握外贸跟单、外贸跟单员的含义

4.掌握生产企业跟单和外贸公司跟单的异同点

技能目标

1.掌握外贸公司出口跟单的流程

2.掌握生产企业出口跟单的流程

知识储备

视频1：认识外贸 跟单员

一、外贸跟单岗位与其他工作岗位的关系

（一）外贸跟单的概念

外贸跟单，是外贸行业一个细分的从业岗位，其主要职责是围绕着外贸订单，将国外的订单按质、按量、按时交到国外采购商手中，也是外贸公司内部多部门之间、外贸公司与生产企业、外贸公司与客户、生产企业与客户之间的桥梁。

外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。

跟单中的“跟”是指跟进、跟随，跟单中的“单”是指合同项下的订单；而外贸跟单中的“单”，则是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。对于外销员（经理）来说，外贸跟单员是协助他们开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。

（二）外贸跟单的分类

1.出口外贸跟单和进口外贸跟单

根据货物的流向，可分为出口外贸跟单和进口外贸跟单。

（1）出口外贸跟单。出口外贸跟单是由出口商对出口贸易合同的履行进行部分或全部跟踪或操作。

（2）进口外贸跟单。进口外贸跟单是由进口商对进口贸易合同的履行进行部分或全部跟踪或操作。

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外贸跟单岗位与其他外贸工作岗位的关系

2.前程跟单、中程跟单、全程跟单

根据外贸跟单业务的进程，可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单。

（1）前程跟单。前程跟单是指“跟”到出口货物的出货为止。

（2）中程跟单。中程跟单是指“跟”到清关装船为止。

（3）全程跟单。全程跟单是指“跟”到货款到账、合同履行完毕为止。

3.外贸公司跟单和生产企业跟单

根据外贸跟单的企业性质，可分为外贸公司跟单和生产企业跟单。

（1）外贸公司跟单。外贸公司跟单是指外贸公司根据贸易合同规定的货物品质、包装和交货时间，选择生产企业，进行原料、品质、包装和生产进度的跟单，按时、按质地完成交货义务。

（2）生产企业跟单。生产企业跟单是指拥有外贸经营权的生产企业根据贸易合同规定的货物品质、包装和交货时间等有关条款进行原料跟单、品质跟单、包装跟单和生产进度跟单，按时、按质地完成交货义务。

此外，根据商品类别可分为纺织品跟单、服装跟单、鞋类跟单和玩具跟单等。根据具体业务环节可分为运输跟单、原材料采购跟单、包装跟单、外包（协）跟单、生产进度跟单和商品质量跟单等。以上分类名称各有不同，但外贸跟单的目标是相同的，都是为了按时、按质地完成交货义务。

（三）外贸跟单员需具备的基本知识与素质

外贸跟单员不仅需要有很强的业务技能，还需要有较高的知识要求和良好的职业素质、知识素质、能力素质和管理素质。

1.外贸跟单员的知识要求

（1）外贸基础知识。

外贸跟单员在国际贸易业务岗位上工作，不仅要了解国际贸易的规则和政策，还要了解海关、商检、运输、保险、外汇、银行结算等与外贸跟单有关的外贸基础知识。这些知识内容涉及面广，掌握这些基础知识，是做好外贸跟单工作、成为一名优秀外贸跟单员的前提。

① 国际商务基础理论。

国际商务（International Business）是指国（地区）与国（地区）之间进行的一切商务活动的总称，是一种商务活动。在国际贸易活动中有业务磋商和订立合同的环节，会涉及价格和价格术语，这是国际贸易中不可缺少的专门语言，每一个外贸从业人员必须充分了解和掌握，以便在实际外贸业务中能够正确运用，从而维护企业和国家利益。同样，外贸跟单员也必须了解和掌握这些价格术语对跟单工作的影响，将掌握国际商务基础理论作为一种自觉行为。

② 运输与保险。

国际货物运输是国际贸易中必不可少的一个环节。国际货物运输具有线长面广、环节多、时间性强、情况复杂、风险较大等特点。为了按时、按质、按量完成国际货物的运输任务，买卖双方在订立国际货物买卖合同时，都需要合理选定运输方式，制订好各项装运条款，并具备有关装运单据。

由于在国际货物运输过程中，会遇到意想不到的风险，为了分散风险，在合同中还必须确定保险条款和正确处理有关进出口货物运输保险事宜，从事国际贸易的人员必须了解国际货运保险的有关知识。

③ 商检与报关。

国际货物买卖中的商品检验（Commodity Inspection）（简称商检），是指商品检验机构对卖方拟交付货物或已交付的货物的品质、规格、数量/重量、包装、卫生、安全等项目按约定的标准所进行的检验、鉴定工作。

国际货物买卖中，由于交易双方分处两地，相距遥远，货物在长途运输过程中难免会发生残损、短少甚至灭失，尤其是在凭单证交货的象征性交货条件下，买卖双方对所交货物的品质、数量等问题更易发生争议。因此，为了便于查明原因，确定责任归属，以利于货物的交接和交易的顺利进行，就需要一个客观、公正的第三者，即商品检验机构，对货物进行检验或鉴定。由此可见，商品检验是国际货物买卖中不可缺少的一个环节。

对于所有进出境的运输工具、货物、物品，在进境或出境地的海关，由进出口货物的收发货人、进出境物品的所有人、运输工具的负责人以自己的名义直接向海关或通过报关代理人向海关办理货物、物品、运输工具进出境手续及相关海关事务，这就是通常所说的“报关”。

对于需要法定商检的商品，必须在报关前完成商检手续，遵循“先报检、再报关”的原则。同时，预留恰当的商检、报关时间，以防延误船期或航班时间。

④ 国际贸易的规则、政策。

国家或地区贸易政策直接影响国与国之间的贸易往来。作为一名与国际贸易活动相关的从业人员，必须了解出口国（地区）和进口国（地区）的对外贸易政策，如贸易管制的政策（配额和许可证等）、知识产权，商品的准入条件和标准等，这些政策保证和维系了国际贸易的正常开展，必须引起外贸跟单员的足够重视。尤其是在知识产权问题上，由于价廉物美是中国商品的一个特点，有一些国外公司利用信息不对称，在我国境内从事涉及他人知识产权的生产或贸易，使得我国外贸公司或生产企业不知不觉陷入了知识产权的纠纷之中。另外，也有一些外贸公司或生产企业擅自将客户曾经生产或加工过的商品在展览会或交易会中摆放出来，造成一种实质性“侵权”。

⑤ 金融外汇与银行结算。

随着世界经济的发展，金融外汇业务在国际商务活动中扮演着越来越重要的角色，外贸从业人员需要重视和了解我国的外汇管理制度及相关规定，了解国际收支与外汇汇率的关系和我国的以市场为基础的有管理的浮动汇率制度，掌握防范外汇风险的一般方法，以便在外贸业务中加以运用，减缓风险，增强外贸企业的经济效益。

在国际贸易中，货款的收付直接影响贸易双方的资金周转和融通，而货款的收付大多是通过外汇和银行进行结算的，银行结算涉及支付工具、付款时间、付款地点及支付方式等，所以不仅要了解银行的这些知识，还要从银行结算的运作过程出发，适时把握收取货款和货物发送的时机，提前做好防范风险的准备，从容应对发生的风险，并化解风险，将损失减少到最低程度。

（2）工厂生产与管理知识。

为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制订生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理等。

（3）外贸商品知识。

外贸跟单员的跟单工作内容之一是控制商品的质量，因此，外贸跟单员除了要有国际贸易知识外，还应该具备相应的商品知识。只有把握商品的特性，才能更好地推行生产工艺和生产技术，达到客户对质量的要求，完成跟单业务工作。具体而言，外贸跟单员在跟单过程中，应根据合同或信用证中的相关条款，仔细研究商品的特性与品质要求、商品包装及包装标志、商品计量单位、商品的检验标准和客户的特殊要求、进口国的民俗等，圆满完成外贸跟单任务。

2.外贸跟单员的素质要求

（1）职业素质。

职业素质是劳动者对社会职业了解与适应能力的一种综合体现。通常，其主要表现在职业兴趣、职业能力、职业个性及职业情况等方面。一般来说，职业素质越高的人，获得成功的机会就越多。外贸跟单员应具备的职业素质主要表现为：

① 热爱社会主义祖国，自觉维护国家和企业的利益，关注国内外的政治经济形势，能正确处理好国家、集体和个人之间的利益关系，为对外经济贸易事业勤奋工作。

② 自觉遵守各项法律法规和外事纪律，严守国家和商业机密，廉洁自律。

③ 自觉遵守企业的各项规章制度，努力学习，忠于职守，勇于实践，积极开拓，锐意进取。

④ 谦虚谨慎，不卑不亢，讲究文明礼貌，注意服饰仪容。

（2）知识素质。

知识素质是指外贸跟单员做好本职工作所必须具备的基础知识与专业知识。基础知识是外贸跟单员知识结构的基础。掌握和运用这些知识，才能在外贸跟单实际工作中解决问题。专业知识是外贸跟单员知识结构的核心，也是区别于其他专业领域人才知识结构的主要标志。

① 外贸跟单员须具备的基础知识主要有：

● 了解我国对外贸易的方针、政策、法律和法规以及有关国别（地区）的贸易政策；

● 了解所经营商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风俗习惯、消费水平；

● 具备一定的文化基础知识，一般要求具有高中（包括中专、技校、职校）以上学历，具有一定的英语基础，会使用计算机常用软件；

● 具有一定的法律知识，了解合同法、票据法、经济法、外贸法等，以及与外贸跟单员相关的法律知识，做到知法、懂法和用法。

② 外贸跟单员须具备的专业知识主要有：

● 懂得商品学的基本理论，熟悉所经营的产品的性能、品质、规格、标准（生产标准和国外标准）、包装、用途、生产工艺和所有原材料等知识；

● 了解所经营商品在国际市场上的市场行情，以及该项商品主要生产国和进出口国家或地区的贸易差异，及时反馈信息给国内厂商，指导其生产；

● 熟练掌握国际贸易理论、国际贸易实务、国际金融、市场营销学及国际商务法律法规和有关国际惯例等专业知识；熟悉商检、报关、运输、保险等方面的有关业务流程。

（3）能力素质。

能力是指外贸跟单员胜任跟单工作的自身条件。它是一个综合概念，主要包括市场调研和预测能力、推销能力、语言表达能力、社交协调能力和综合业务能力等。

① 市场调研和预测能力。

能运用市场营销学的方法，借助各种渠道收集和捕捉市场信息，及时了解和掌握市场变化和需求动态；能运用收集整理的市场信息资料，分析市场行情动态和客户需求状况，撰写市场调研报告，提出营销建议。

② 推销能力。

推销能力具体指主动寻求市场机会，注意把握客户心理，努力培养和开发客户群体；能利用各种方式和方法进行企业和产品宣传，树立品牌意识，扩大企业和产品的知名度；服务热情、周到，在诚信、平等互利基础上与客户建立长期的、良好的、稳定的贸易关系。

③ 语言表达能力。

语言表达能力可分为口头语言表达能力和书面语言表达能力。口头语言表达能力，就是将自己的思想、观点、意见和建议，运用最生动有效的表达方式传递给听者，对听者产生最理想的影响效果的一种能力。外贸跟单工作经常会采用面谈、电话、讨论等形式传递信息，由于个人性格和部门的利益不同，能言善辩的口头表达能力是协调人员之间、部门之间关系的润滑剂。书面语言表达能力是将自己的思想、经验和总结运用文字表达方式，使其系统化、条理化和规范化的一种能力，良好的书面语言表达能力有利于上下级之间、部门之间的沟通和交流。

④ 社交协调能力。

外贸跟单员必须在企业内部的上下级与部门之间、与国内有关业务机构之间、与国外客户之间进行信息沟通和交流，这样才能使企业内部协调一致，及时掌握供应商的供应能力和运输机构的货运信息，满足客户的要求，建立起良好的双边和多边关系，达到良好的工作目的。

⑤ 综合业务能力。

外贸跟单员的工作内容主要有外贸业务跟单、物料采购跟单、生产过程跟单、货物运输跟单及客户联络跟进。这就要求外贸跟单员了解国际贸易业务、物料采购的操作程序和要求，熟悉产品的工艺与技术要求，掌握企业生产商品的品质、包装质量及进度，协调好出货的各个环节，并具有成本核算、汇率换算和争议处理的基本能力。

（4）管理素质。

管理出生产，管理出效益。良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要内容。外贸跟单员既是跟进订单的专职人员，也是业务员或经理或企业负责人的助手，因此，外贸跟单员应具备一定的管理素质和能力，即具备良好的合作精神，一定的组织、协调、决策能力，能够用新的外贸跟单管理理念来提高跟单管理水平。(www.daowen.com)

二、外贸跟单的工作流程

外贸跟单的基本工作就是货物进出口的业务跟进和生产跟单。从产品资料的收集、新客户的寻找和老客户的跟踪到企业营销策略的运用、接单及外贸函电的回复、审单、产品生产跟进、货物出运的跟踪、报检和报关的跟进、保险的落实、制单结汇的办理等，每一个环节都离不开外贸跟单员的辛勤工作。简单地说，外贸跟单员要经常对国际商品市场进行调查研究，落实订单，签订合同，同时，按进出口贸易业务程序，按时、按质、按量交货履约，安全收汇。

1.出口货物前期跟单

（1）寻找客户。

寻找客户是外贸跟单员在接单前的准备阶段，通过收集资料，选择交易对象，取得与客户的联系，这是外贸跟单的前提，没有客户，也就没有外贸跟单。寻找客户的途径有很多，常用的有：

① 第三方介绍、推荐。通过商务参赞、银行或贸易伙伴的介绍及推荐，与客户建立业务关系。

② 企业网站。出口企业一般都有自己的网站，企业通过自己的网站发布商务信息，内容包括出口企业的简介、主要产品及型号、产品图片、包装要求等，客户通过访问出口企业的网站，了解产品的基本情况，并通过该网站与出口企业取得联系。

③ 互联网搜索。出口企业通过互联网输入有关的产品名称、贸易国或地区等信息，利用互联网的搜索软件进行搜索，确定有关的贸易对象后，向对方发送出口企业和产品的资料，与对方建立业务关系。

④ 展览会和博览会。出口企业通过广州出口商品交易会或其他国内外的展览会和博览会，宣传本企业的产品并与客户建立业务关系。该途径对于比较专门的产品，效果比较明显。

⑤ 广告。出口企业根据营销需要，在一定的时期和一定的国家或地区，利用各种媒体进行广告宣传，客户在获知出口企业的信息后主动与出口企业建立业务关系。

（2）接待客户。

在客户到来之前，外贸跟单员必须做好前期的准备工作，包括准备资料，如报价单、样品或有关样品的资料、商品的资料、说明书、公司的宣传材料等，如有问题不能解决，应立即向主管领导请示。如客户有需要，外贸跟单员要代订宾馆，并于客户到来之前一天再与宾馆联系落实，不得有误。等客户到来时，外贸跟单员应到机场或车站接应，将客户接到公司。

（3）洽谈业务，拟订合同。

客户到达公司后，外贸跟单员和业务经理一起与客户进行业务洽谈，对客户挑选出来的产品，外贸跟单员应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、最近工厂价格，特别是对报价或客户特别要求的规格、形态、大小、尺寸、数量等更应该详细记录，必要时画上该产品草图。对客户感兴趣的产品，外贸跟单员应整理出报价单，经主管领导审核后交给客户。若客户对合同的各项条款均无异议，则谈判基本完成，双方拟订合同。

（4）通过函电与客户洽谈业务。

国外客户一般很少当面洽谈业务，大多数出口企业通过外贸跟单员与客户进行函电的往来，经过询盘、发盘、还盘、接受几个环节的洽谈，最终双方达成一致的意向，并签订合同。

2.生产跟单

订立合同后，外贸跟单员就要按照合同的要求向生产部门制作并发放生产计划及生产通知单，协助工厂安排生产。在生产跟单过程中，要多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款货物在生产过程中碰到的问题，必要时，要向客户反映问题，提出建议，或征求意见，确保货期和质量。

3.外贸业务跟单

外贸跟单员对外贸业务的环节应逐项落实到位，下面以CIF 条件出口成交，并按信用证支付方式付款为例说明。

（1）落实信用证。

在凭信用证付款的交易中，落实信用证即催证、审证和改证，尤其是审证工作在任何情况下，都是一项不可缺少、必须认真对待的重要工作。

① 催证。在实际业务中，由于种种原因买方不能按时开证的情况时有发生，因此，外贸跟单员应结合备货情况认真做好催证工作，及时提醒客户按约定时间办理开证手续，必要时，也可请驻外机构或有关银行协助代为催证，以利于出口合同的履行。

② 审证。在实际业务中，由于种种原因，如工作的疏忽、电文传递错误、贸易习惯不同、市场行情发生变化等，会出现买方有意利用开证的主动权加列一些实际上无法满足信用证付款条件的“软条款”。为了确保安全收汇和顺利履行合同，外贸跟单员需依据合同进行认真的核对和审查，完成审证任务。

③ 改证。在审证过程中，如发现信用证内容与合同规定不符，应区分问题的性质，分别同有关部门研究，妥善处理。一般地说，如发现有不能接受的条款，应及时提请开证申请人修改。对国外来证不符合规定的各种情况，还要进行具体分析，不一定要坚持全部办理改证手续，只要来证内容不违反政策原则和不影响安全顺利收汇，也可酌情灵活处理。

（2）办理货运。

按CIF 条件成交时，外贸跟单员应及时办理租船订舱工作，联络船务公司或运输公司，制作装箱单，选择货柜，协助安排装运，并通知客户货已装船，传递资料给客户。

（3）报关。

无论是自行报关，还是由报关行来办理，外贸跟单员都必须填写出口货物报关单，必要时，还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单、商品检验证书及其他有关证件，向海关申报出口。

（4）投保。

外贸跟单员在装船前，须按买卖合同规定和国际贸易惯例，及时向保险公司办理投保手续，填制保险单。出口商品的投保手续，一般都是逐笔办理的。

（5）制单结汇。

出口货物装运之后，外贸跟单员即应按信用证要求缮制单据并在信用证规定的交单有效期内，向有关银行办理议付手续。

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外贸公司与生产企业跟单流程的区别

1.外贸公司跟单的工作流程

在我国的对外贸易发展过程中，外贸公司发挥了重要的作用，外贸公司具有较强的人才、专业优势，操作较规范，较好地掌握了我国及国外的贸易规则，形成了一套较为完善的抵御风险机制。但是由于外贸公司大多是传统意义上的流通企业，在接到订单后，需要寻找合适的生产企业来完成订单，其工作基本流程如图1−1 所示。

图1−1　外贸公司跟单的基本流程

2.生产企业跟单的工作流程

随着我国加入WTO 和外贸法的实施，具有外贸经营权的生产企业越来越多，许多国际买家也热衷于直接从这些生产企业采购商品。“工厂跟单”实质上属于生产型企业的内部跟单，其工作基本流程如图1−2 所示。

图1−2　生产企业跟单的基本流程

三、外贸跟单员的工作特点

外贸跟单员的工作具有如下特点：

1.涉及面广

外贸跟单员不仅要面向国外的客户，而且还要面对国内出口企业内部和外部的各个机关单位。任何一个部门出现问题，最终都会影响合同的顺利履行。外贸跟单员涉及的主要部门和单位可以通过图1−3 表示。

图1−3　外贸跟单员涉及的主要部门和单位

2.业务环节多

与一般的跟单员比较，外贸跟单员经历的业务环节比较多。他不但要经历一般跟单员的程序，还要涉及进出口许可证申领、用汇申请、出口外汇核销或进口付汇核销、进出口报关、出入境检验检疫、国际货物运输及保险、单证缮制、出口结汇或进口付汇、出口退税等环节。具体可通过图1−4 表示。

图1−4　外贸跟单员经历的业务环节

3.专业性、综合性强，知识面要求广

外贸跟单员涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是营销人员的职责，对内执行的是生产管理协调，所以外贸跟单员不但要懂得企业生产管理的知识，还要懂得国际贸易的知识，包括国际市场营销、国际商法、国际贸易，特别是国际贸易实务、国际商务单证实务和外贸英语函电等课程的知识。

4.沟通与协调能力强

外贸跟单员工作涉及部门多，外贸跟单员与国外客户、生产部门、工程部门、品质部门、储运部门、单证部门、财务部门等的工作是一种沟通与协调，都是在完成订单的前提下进行的沟通工作，因而外贸跟单员的沟通、协调能力比较高。在整个外贸跟单工作中，外贸跟单员既是出口企业的代表，又是国外客户的参谋和代表，代表国外客户向工厂反映产品的意见，起着桥梁和沟通的作用。

5.节奏快

由于客户来自世界各地，有着不同的文化背景，所以对产品各有其特殊的需求。外贸跟单员为了满足客户的各种要求，协调好各部门的业务关系，就必须加快工作节奏，务实高效。

6.责任心强

订单是企业的生命，客户是企业的上帝，只有保证订单项下的产品质量、包装和交货期，企业才能安全收回货款，并能获取持续的订单。这就要求外贸跟单员在跟单工作过程中，具备良好的敬业精神和认真负责的态度，并能处理好各类业务关系。

知识回顾

一、单项选择题

1.出口生丝的重量按（　）计量。

A.毛重　B.净重　C.公量　D.以毛作净

2.外贸出口跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到以下哪个环节为止？（　）

A.装船清关　B.货物入出口仓库

C.货款到账　D.贸易合同履行完毕

3.下列有关外贸企业管理的错误说法是（　）。

A.计划职能是管理的首要职能

B.领导职能的内涵是运用权力，实施指挥

C.控制职能的内涵是制订标准、衡量工作、纠正出现的偏差等一系列的过程

D.组织职能的内涵是实现计划的保证，将各个要素、部门、环节，在时间和空间、在上下左右关系、在劳动分工协作上，合理组织起来，形成一个有机的整体

4.外贸跟单按照业务进程划分，“跟”到出口货物装船清关为止的是（　）。

A.前程跟单　B.中程跟单　C.全程跟单　D.生产跟单

二、多项选择题

1.以下英文用词中适用于“跟单员”的是（　）。

A.order supervisor　B.quality controller

C.order follower　D.purchase order

2.根据业务环节划分，外贸跟单可以分为（　）。

A.进口跟单　B.出口跟单　C.样品跟单　D.包装跟单

3.出口合同履行阶段，外贸跟单员的主要工作是（　）。

A.测算企业生产能力　B.物料采购

C.生产进度跟踪　D.质量检验跟踪

三、判断题

1.在外贸出口跟单中，按业务进程分为前程跟单、中程跟单和全程跟单。其中的中程跟单是“跟”到货款到账、合同履行完毕为止。（　）

2.贸易型企业跟单的目标以外贸合同为中心，而生产型企业跟单则以生产加工合同为中心。（　）

技能训练

实训任务：在互联网上至少搜索5 家以上不同行业外贸公司招聘外贸跟单员的招聘信息，做好信息收集与比较，分析不同行业外贸企业对外贸跟单员岗位的职业要求。