一　会计凭证的概述

（一）会计凭证的概念

会计凭证是记录经济业务发生或者完成情况，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。在进行任何一项经济业务时，都必须办理凭证手续，由经办人员填制，经由审核人员审核会计凭证，记录经济业务的发生日期、具体内容以及数量和金额，并在凭证上签名或盖章，以此来证明经济业务的实际发生情况。记录经济业务的合法性与合理性，保证了会计记录的真实性，加强了经济责任制。

（二）会计凭证的作用

填制和审核会计凭证在经济管理中的重要作用主要体现在以下四个方面：

1.会计凭证是会计信息的载体，提供经济信息的工具

会计凭证是记录经济活动的原始资料，是经济信息的载体。会计入员通过对会计凭证的加工、整理和传递，可以直接取得和传递经济信息，既协调了会计主体内部各部门、各单位之间的经济活动，又为会计分析和会计检查提供了基础资料。

2.会计凭证是登记账簿的依据

经济业务的发生，如现金的收付、往来款项的结转等，都必须填制会计凭证，如实记录经济业务的内容、数量和金额，经审核无误后，方可登记入账。因此，做好会计凭证的填制和审核工作，是保证会计账簿资料真实性的重要条件。

3.会计凭证是实行会计监督的重要条件

通过会计凭证的审核，可以检查发生的经济业务是否符合国家的法律法规、是否符合企业财务收支计划等，以确保经济业务的合法性、合理性，发挥会计的监督作用，保护各会计主体所拥有资产的安全性和完整性，维护投资者、债权人等各权益相关方的合法权益。

4.会计凭证是加强经济责任制的手段

经济业务发生后，要及时取得或填制会计凭证，证明经济业务已经发生或完成。同时，要由相关的经办人员签字或盖章，以明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责。

二　会计凭证的分类

会计凭证按其编制程序和用途的不同，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。

（一）原始凭证

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的会计凭证，用以记录和证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任，是具有法律效力的书面证明。它是进行会计核算的原始资料和主要依据。

1.原始凭证的分类

⑴原始凭证按其来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。

①自制原始凭证

自制原始凭证是指在经济业务事项发生或完成时，由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。该种凭证仅供本单位内部使用，如收料单、领料单、限额领料单、产品出入库单、工资发放明细表、折旧计算表等。自制原始凭证格式示范如表4-1 所示：

表4-1　固定资产折旧计算表

②外来原始凭证

外来原始凭证是指在同外单位发生经济往来事项时，从外单位取得的凭证。如购买材料取得的增值税专用发票、运输部门开出的运费收据、银行转来的各种结算凭证等。格式示范如下图4-2 所示：

图4-2　增值税专用发票样表

（2）原始凭证按其填制手续和内容不同，又可以分为一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证三种。

①一次凭证，只记载一项经济业务或者同时记载同类经济业务，填制手续一次完成的凭证。如领料单、发货单等。一次凭证只能反映一笔业务的内容，使用方便灵活，但是数量较多，核算较麻烦。领料单示范如表4-2 所示：

表4-2　领料单

②累计凭证，指连续记载一定时期内不断重复发生的同类经济业务，填制手续时在一张凭证中多次进行记载才能完成的凭证。如限额领料单。使用累计凭证，平时随时登记发生的经济业务，并计算累计数，期末计算总数后作为记账的依据，能减少凭证数量，简化凭证填制手续。限额领料单示范如表4-3 所示：

表4-3　限额领料单

③汇总凭证，根据许多同类经济业务的原始凭证加以汇总而重新编制的凭证，如发料汇总表。汇总原始凭证可以简化编制记账的手续，但其本身不具备法律效力。领料单汇总表示范如表4-4 所示：

表4-4　领料单汇总表

2.原始凭证的基本内容

由于经济业务的种类和内容的不同，经营管理的要求不同，原始凭证的格式和内容也千差万别。无论哪种凭证，都必须做到所载明的经济业务清晰，经济责任明确。原始凭证所包括的基本内容，通常称为凭证要素，一般应具备以下基本内容：

（1）原始凭证的名称；

（2）填制原始凭证的日期；

（3）凭证的编号；

（4）接受原始凭证单位名称；

（5）经济业务内容（含数量、单价、金额等）；

（6）填制单位签章；

（7）有关人员签章（部门负责人、经办人员）；

（8）填制凭证单位名称或填制人姓名；

（9）凭证附件。

实务中，可以根据经营管理和特殊业务的需要，在基本内容的基础上增加必要的内容。对于不同单位经常发生的共同性经济业务，有关部门可以制定统一的凭证格式。

3.原始凭证的填制

为了确保会计核算资料的真实、准确，应按下列要求填制原始凭证：

（1）内容、数字真实

会计凭证填制的内容、数字等，必须根据实际发生情况填列，确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠，符合实际。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应该取得原签发单位盖有财务章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，经单位负责人批准后，方可代做原始凭证。对于确实无法取得证明的，如火车票等，由当事人写出详细说明，由经办单位负责人批准后，可代做原始凭证。

（2）经济责任明确

填制的原始凭证必须由经办人员和部门签章。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的财务专用章；从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的财务专用章。

（3）项目填写齐全

原始凭证的各项内容，必须填写齐全，不得遗漏，而且凭证填写的手续必须完备，符合内部控制的原则。凡是填写有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的证明；一式几联的原始凭证，应当注明各联次的用途，只能以一联作为登记账簿的依据；经有关部门批准办理的某些特殊业务，应将批准的文件作为原始凭证的附件，若批准文件需要单独归档，应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

（4）书写格式规范

原始凭证要用蓝色或黑色笔书写，字迹清楚、规范。填写支票必须使用碳素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚。各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，若填写错误，应采用规定方法予以更正。对于重要的原始凭证，如支票以及各种结算凭证，一律不得涂改。对于预先印有编号的各种凭证，在填写错误后，要加盖“作废”戳记，不得撕毁，要单独保存。

阿拉伯金额数字前面应写人民币符号“ ¥”，人民币符号“ ¥”与阿拉伯金额数字之间不得留有空位。凡阿拉伯数字前有人民币符号“ ¥”的，数字后面不再写“元”字。

汉字大写金额数字，一律使用正楷字或行书字书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等字样，不得使用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自选简化字。

阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如¥305.70，汉字大写金额应写成人民币叁佰伍拾零伍元柒角整，阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如¥6 003.24，汉字大写金额应该写成人民币陆千零叁元贰角肆分。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字，如¥3 700.18，汉字大写金额应写成人民币叁仟柒佰元零壹角捌分，或人民币叁仟柒佰元壹角捌分。

（5）填写及时

每笔经济业务发生或完成后，经办业务的有关部门和人员必须及时填制原始凭证，做到不拖延，不积压，并要按规定的程序将其送交会计部门。

4.原始凭证的审核

只有经过审核无误的凭证，才能作为记账的依据。为了正确地反映并监督各项经济业务，会计部门的经办人员必须严格审核各项原始凭证，以确保会计核算资料的真实、合法、准确。原始凭证的审核，主要包括以下两个方面：

（1）对会计凭证内容的合法性、合理性进行审核

根据国家的有关法令、制度、政策及企业间的合同，企业内部的预算、计划等，审核原始凭证所记录的经济业务是否合法、合理，有无违反法律、制度的违法乱纪行为；审核经济业务是否符合规定的开支标准；审核经济活动是否符合提高经济效益的要求等。对于虚假、涂改凭证或经济业务不合法、不合理的凭证，应拒绝受理，并报请上级有关部门。

（2）对会计凭证填制的完整性、规范性进行审核

按照原始凭证的要素，逐项审核填报的内容是否完整，各项目是否按规定填写齐全；按照原始凭证的填写要求，逐项审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写准确；数字、单价、金额、合计的计算是否准确；大、小写金额是否相符。

（二）记账凭证

记账凭证是指根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表进行归类、重新整理编制的会计分录凭证。它是登记账簿的直接依据。从原始凭证到记账凭证是经济信息转换成会计信息的过程，是会计的初始阶段。

1.记账凭证的分类

（1）记账凭证按其反映的经济业务内容的不同，可以分为专用记账凭证和通用记账凭证。

①专用记账凭证是专门用来记录某一特定种类经济业务的记账凭证，按其所记录的经济业务是否与货币资金收付有关又可以进一步分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

a.收款凭证

收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。它是出纳人员根据库存现金收入业务和银行存款收入业务的原始凭证编制的专用凭证，据以作为登记现金和银行存款等有关账户（账簿）的依据。收款凭证的格式如图4-3 所示：

图4-3　收款凭证样表(www.daowen.com)

b.付款凭证

付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。它是出纳人员根据库存现金和银行存款付出业务的原始凭证编制的专用凭证，作为登记现金和银行存款等有关账户（账簿）的依据。付款凭证的格式如图4-4 所示：

图4-4　付款凭证样表

c.转账凭证

转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。在经济业务中，凡是不涉及现金和银行存款收付的业务，称之为转账业务，如计提固定资产、车间领用原始材料、期末结转成本等，是会计入员根据有关转账业务的原始凭证编制的，作为记账依据的专用凭证。转账凭证的格式如图4-5 所示：

图4-5　转账凭证样表

②通用记账凭证是指用来反映所有经济业务的记账凭证。如图4-6 所示：

图4-6　记账凭证样表

（2）按填列方式分为复式记账凭证和单式记账凭证

记账凭证按其填制方法，可分为复式记账凭证和单式记账凭证两种。

①复式凭证

复式记账凭证也叫多项记账凭证，是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。它是实际工作中应用最普遍的记账凭证。如上表的收款凭证、付款凭证和转账凭证，以及通用记账凭证均为复式凭证。

复式凭证全面反映了经济业务的账户对应关系，能够降低编制凭证的工作量，减少记账凭证的张数，有利于检查会计分录的正确性，但是在使用中不便于传递、汇总，不便于会计岗位上的分工记账。

②单式凭证

单式凭证也叫单项记账凭证，是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。某项经济业务涉及几个会计科目，就编制几张单式凭证。单式凭证的格式和内容如下表4-5 和4-6 所示：

表4-5　借项记账凭证

表4-6　贷项记账凭证

在借项记账凭证和贷项记账凭证中所列的是对应总账科目，只起参考作用，不作为登记账簿的依据。

单式凭证反映内容单一，便于分工记账，便于按会计科目汇总，但一张凭证不能反映每一笔经济业务的全貌，不便于检验会计分录的正确性。且凭证资料过于分散，不能集中反映经济业务的概况。

2.记账凭证的基本内容

记账凭证作为登记账簿的依据，因其所反映的机构及业务的内容不同、各单位规模大小及其对会计核算繁简程度的要求不同，其格式亦有所不同。但为了满足记账的基本要求，记账凭证应具备以下基本内容或要素：

（1）记账凭证的名称。记账凭证的名称通常分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（2）记账凭证的日期。记账凭证的编制日期为其填写日期。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期可能相同，也可能不同。记账凭证应及时填制，但一般后于原始凭证的填制。

（3）记账凭证的编号。记账凭证要根据经济业务发生的先后顺序按月连续编号，按编号顺序记账。企业既可以按收款、付款、转账三类业务分收、付、转三类编号，也可以分为现收、现付、银收、银付、转账五类编号。例如，本月有现金收款凭证20 张，编号即从“现收字第1号”编制到“现收字第20 号”止，其余类推。这种编号，也是出纳登记现金和银行存款日记账的依据。如一张凭证同时涉及两张记账凭证，可以用分数表示其分号，如，“1/2”“2/2”等。凭证编号，便于装订保管和登记账簿，也便于日后检查。

（4）经济业务事项的内容摘要。摘要应能清晰地揭示经济业务的内容，同时简明扼要。

（5）经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向。

（6）经济业务事项的金额。

（7）记账标记。

（8）所附原始凭证的张数。原始凭证是编制记账凭证的根据，缺少原始凭证则无法审核记账凭证正确与否。

（9）会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章、收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。

3.记账凭证填制的基本要求

记账凭证的主要作用是将经济信息资料转化为会计信息。由于记账凭证是登记账簿的直接依据，它的填制正确与否将直接关系着账簿登记的质量。因此，编制记账凭证要遵循有关规定进行，其基本要求如下：

（1）记账凭证各项内容必须完整。

（2）记账凭证应连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。

（3）记账凭证的书写应该清楚、规范。相关要求与原始凭证相同。

（4）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不能将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

（5）除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。与记账凭证中的经济业务事项有关的每一张证据都应该作为原始凭证的附件。若记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应该把所附原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等零散的票据，可以粘贴在一张纸上作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或附上该原始凭证的复印件。

一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担时，应该由保存该原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证的名称、填制日期，填制单位的名称或填制人的姓名，经办人员的签名或盖章，经济业务的内容、数量、金额等。

（6）填制记账凭证时若发生错误，应当采用合适的更正方法予以更正。

（7）记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处自合计数上的空行处划线注销。

4.记账凭证的审核

（1）审核记账凭证与所附原始凭证是否相符

审核记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证是否齐全，手续是否完备，记账凭证所记录的经济业务内容与所附原始凭证内容是否一致等。

（2）审核会计分录编制是否正确

对记账凭证的审核应根据经济业务的内容审核其所列的会计科目、记账方向及其金额是否正确。根据经济业务的计量单位、单价、数量，计算并汇总各项经济业务的金额，复核其合计数，并审核与经济业务的内容是否相符。

（3）审核记账凭证所反映的经济业务是否合法、合理

对记账凭证的审核不仅要从形式上检查填列的内容的完整性和正确性，还应从政策上对有关经济业务的合法性和合理性进行审核。

（4）审核记账凭证相关人员是否签名盖章

每张记账凭证填制完后，都要有相关财会人员，如会计主管、记账员、审核员、制单员的签名盖章，以起到相互检查、相互制约、明确经济责任的作用。收款凭证、付款凭证还要有出纳人员的签名盖章。经审核如发现相关人员签名盖章不全，应及时补签。

三　会计凭证的传递和保管

（一）会计凭证的传递

会计凭证的传递，是指凭证从取得或填制时起，经过审核、记账、装订到归档保管时止，在单位内部各部门和人员之间按规定的时间、路线办理业务手续和进行处理的过程。

正确、合理地组织会计凭证的传递，对提高会计核算的及时性，正确组织经济活动，贯彻经济责任制，加强会计监督都具有重要的意义。具体体现如下：

1.及时反映各项经济业务的完成情况，便于及时记账、结账，为经营管理提供会计信息。

2.正确组织经济活动，加强会计监督。通过会计凭证的传递，能够把本单位各有关部门和人员的活动密切联系、组织起来，协调各方面关系，分工协作，共同实现正常的经济活动。

会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递手续三方面的内容。

（1）会计凭证的传递路线

根据各单位经济业务的特点，结合内部机构和人员分工情况，规定会计凭证的传递过程、必须经过的部门和经办人员，借以保证有关部门和人员了解经济业务的完成情况，及时办理凭证手续，提高工作效率，满足经营管理和会计核算的需要。

（2）会计凭证的传递时间

会计凭证的传递时间是指各种凭证在各经办部门、环节所停留的最长时间。应考虑各部门和有关人员在正常情况下办理经济业务所需时间来合理确定。明确会计凭证的传递时间可以防止拖延处理和积压凭证，保证会计工作的正常秩序，提高工作效率，一切会计凭证的传递和处理，均应在报告期内完成。

（3）会计凭证的传递手续

会计凭证的传递手续是指在凭证传递过程中的衔接手续。做到既完备严密，又简便易行。凭证的收发、交接都应按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。

会计凭证的传递路线、传递时间和传递手续，还应根据实际情况的变化及时加以修改，确保会计凭证传递的科学化、制度化。

（二）会计凭证的保管

会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案和经济资料。对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求如下：

1.定期装订成册，防止散失。会计部门在依据会计凭证记账后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。

2.会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。会计凭证封面的一般格式如表4-7 所示：

表4-7　会计凭证封面

3.会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证一般不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供原始凭证复印件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签章。

4.原始凭证较多时，可以单独装订，但应该在凭证封面上注明所属记账凭证的日期、编号和种类。同时，在所属的记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。对各种重要的原始凭证，如押金收据、提货单等，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独保存，并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号。

每年装订成册的会计凭证，在年度终了可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保存；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

5.严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。