名片是商务交往中经常用到的工具，一般用来表示名片持有人的身份，记载其联系方式，方便初次见面时相互认识与将来再次联络。名片已经成为现代交际中重要的沟通媒介，有人甚至把名片称为另一种形式的身份证。

（一）名片的用途

在现代社会中，名片不仅有自我介绍和保持联络的作用，而且还有其他多种用途。

1.名片可以替代便函

常常有人在名片左下角处用小字简单寄言，用来对友人表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以及吊唁等多种礼节。把名片当作这种用途使用时，如果是本人亲自递交，要用铅笔写；投寄时，用钢笔书写。书写部位没有特殊规定，但通常是在姓名的左下方，可以写上国际通用的法文缩写，也可以写上几个字，或简短的一句话，如“谨致谢意”。以名片代替便函，往往显得比较郑重。

2.名片可以替代礼单

当向友人寄送或托送礼物或鲜花时，可在礼品或花束中附上名片并写上祝福短语。例如，收到友人的礼品，可立即回复一张名片，左下角用铅笔写上“P.r”以表示感谢。

3.名片可用作介绍信

在名片上方写上“兹介绍××先生”之类的话，或是在名片的左下角用铅笔写上“p .p.”，名片就具有了介绍信的作用。在这种情况下，介绍人比较礼貌的做法是先用电话等方式告知对方：有人将拿我的写有××字样的名片前去见您。否则，对方会因突然见此名片而摸不着头脑，持名片的被介绍者也会因对方没接到任何通知而感到尴尬。

4.名片可用作通报和留言

拜访生人或长辈时，可在名片姓名的下方写上“求见”“拜见”字样，转行顶格写上对方的姓名称谓。先请人递上这样一张名片，作为通报之用，让对方考虑一下是否见你。若被访者不在，可留下一张名片，上面写一句“很遗憾，未能一见”或“很遗憾，来访未晤”等，也是友善的表现。

5.名片可用于业务宣传

在进行业务往来时，名片是公司的招牌，具有广告宣传的作用，可使对方了解你所从事的业务。

6.名片可用于通知变更

一旦调任、迁居或更换电话号码，送给至亲好友一张注明上述变动的名片，等于及时而礼貌地打了招呼。

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名片上字母的含义

在20世纪中叶或更早以前，外交人员中流行在名片上标注缩写字母以表达相关意义的做法，这些字母应该用铅笔写在名片左下角。其中最具有代表性的有如下几种；

介绍（p.p.）：向对方介绍某人时使用。邮寄时，要连同被介绍人的名片一并寄去。

祝贺（p.f.）：庆祝各种节日时使用。

谨唁（p.c.）：凭吊、追悼时使用。

谨谢（p.r.）：接受礼物、款待、祝词之后表示感谢时使用。另外，收到别人祝贺、吊唁之类的名片后，应赠送自己的名片作为回礼。

辞行（p.p.c.）：调离、离任等场合，向同事告别时使用。

恭贺新年（p.f.n.a.）：新年之际互问安好时使用。

备忘（p.m.）：就某件事情提示对方注意时使用。

慰问（p.p.n.）：问候病人身体状况等时使用。

（二）名片的种类

1.按照人们交往的方式分

（1）商业名片。

商业名片是指公司或企业在业务活动中所使用的名片。名片的使用大多以营利为目的。商业名片的主要特点：名片常使用标志和注册商标，印有企业业务范围；大公司有统一的名片印刷格式，使用较高档纸张；商业名片没有私人家庭信息，主要用于商业活动。

（2）公用名片。

公用名片是指政府或社会团体在对外交往中所使用的名片。公用名片的主要特点：没有统一的名片印刷格式，名片印刷力求简单实用；注重个人头衔和职称；名片内没有私人家庭信息，主要用于对外交往与服务。

（3）个人名片。

个人名片是指朋友间交流感情，结识新朋友所使用的名片。个人名片的主要特点：名片不使用标志；名片设计个性化，可自由发挥，常印有个人照片、爱好、头衔和职业；名片纸张根据个人喜好选用；名片中含有私人家庭信息，主要用于朋友交往。

2.按排版方式分

（1）横式名片。

横式名片是指以宽边为底、窄边为高的名片印刷方式。横式名片因其设计方便、排版便宜，是目前使用得最普遍的一种名片印刷方式。采用横式排版的名片，行序由上而下，字序从左到右。第一行顶格书写持有人的单位名称；第二行是持有人的姓名，用较大号字写在片中，有职务、职称或学衔的，通常用小字标在姓名右侧下；第三行是持有人的详细地址及电话号码、邮政编码、E-mail地址或网址等。

（2）竖式名片。

竖式名片是指以窄边为底、宽边为高的名片印刷方式。竖式名片因其排版复杂，可参考的设计资料不多，适于个性化的名片设计。竖式名片示例如图7-11所示。

图7-11　竖式名片

图7-12　折卡名片

（3）折卡名片。

折卡名片是指可折叠的名片，比正常名片多出一半的信息记录面积。折卡名片因其排版特殊、制作较复杂，因此，在交往中较少使用，示例如图7-12所示。

（三）名片的内容

名片直接承载着个人及企业的信息，担负着保持联络的重任。要使名片发挥的作用更大，名片内容就要包括姓名、职务、学位和职称、公司名称、地址、联系方式、商标或服务标志等信息。

1.姓　名

姓名是名片中最重要的部分，一般而言都使用本名。在名字的设计上可以做一些特殊的处理，以便让人印象深刻。如利用手写签名后拍成照片再印上去就很有特色，对于生僻字或者多音字，最好能在下面印上拼音或英文名字，以免对方读错。

2.职　务

应标明最重要或最主要的一至两项职务，其他名誉或其他次要职务无须一一列出，不然会给人华而不实的感觉。由于各类社会团体较多，加入社团又可增加无数商机，因此，持片人可能有多种头衔，如××理事、××委员、××顾问等，如果有必要可以为每一种职务分别制作名片，以便不同场合使用。(www.daowen.com)

3.学位和职称

学位和职称一般都是学历、资历的象征和证明，一旦获得就可以终生享用。高学位和高职称一般都可以在名片上标明。到目前为止，最值得搬上名片的学位是博士，最值得搬上名片的职称是教授和高级工程师。

4.公司名称

一般而言，除国家公务员的名片印上所服务的机构或由于特殊情况不印公司名称外，一般名片都必须印有公司名称。应注明公司或企业的全名，而不能只写简称或缩写代码。如果一个人从事两种以上的行业，可以都印在名片上。

5.地　址

一般而言，公司的地址是名片中的必备内容，一般应该标注公司或企业的办公地址，有时还可加印分公司的地址，以显示公司的庞大。现在电子资讯发达，很多公司将自己的网站也印于名片上。

6.联系方式

在名片中，应标注最主要的办公联系电话、传真号码和移动电话号码，电子邮件地址也可作为联系方式印到名片上。

7.商标或服务标志

现代企业十分注重品牌形象，大多在名片中印上自己专属的商标或服务标志，以增加对方对本企业的印象。

8.业务项目或产品

此项因行业的不同而千差万别，但均要达到业务上或产品上的宣传或促销目的，以增加对名片持有者的印象，创造商机。

9.企业口号

通常印在名片上的企业口号与企业形象、工资名称或广告词相呼应，主要是借口号的联想力或不断重复，加深客户印象，提高企业知名度。

10.照片、祝福语或格言

在名片上印上个人的照片，通常在服务业或保险业中比较常见，以便让客户有更深刻的印象。另外，制作一些比较前卫的个性名片，也可以将个人写真照片印到名片上，以体现自我。

祝福语或格言多用于个人名片，具有增加对方印象的作用，和企业口号有着异曲同工的作用。

（四）使用名片的礼仪规范

使用名片的礼节涉及递送、接受、交换、存放和管理4个环节，递接双方都应注意其中的礼仪规范。

1.递送名片

递送名片一般宜在与人初识时，自我介绍或他人介绍之后进行。递送名片应注意以下几个方面的礼仪：

（1）一般是地位低者先向地位高者递送名片，男性先向女性递送名片，年少者先向年长者递送名片。出于公务和商务的需要，女性也可主动向男性递送名片。

（2）当对方不止一人时，应先将名片递给职位较高者或年龄较大者，如分不清职位高低和年龄大小时，可依照座次递送名片，应给对方在场的人每人一张，以免厚此薄彼，产生矛盾。

（3）与上司一同到别处拜访时，需经上司介绍后再递出名片。

（4）若对方先递名片，要马上接过，再递出自己的名片。

（5）递送名片时，应面带微笑，正视对方，用双手或左手拿住名片右上角并使名片上的姓名正对着对方，递给对方。（见图7-13）

（6）如果是坐着，应起身或欠身递送，递送时应说“这是我的名片，请多关照”等。

图7-13　递送名片

2.接受名片

接受名片应注意以下几个方面的礼仪：

（1）接受他人名片时应起身或欠身，面带微笑，双手或右手接过，不要只用左手接过。

（2）接过名片后，要从头至尾将名片认真默读一遍，表示重视对方，不能确认的生僻字应主动向对方请教。根据需要可以将名片上重要的内容读出来，一般需要重读的是对方的职务、头衔、职称。

（3）接受他人名片时，应使用谦辞敬语，如“能得到您的名片十分荣幸”，如果对方地位较高或有一定知名度，则可道一句“久仰大名”。

（4）看完后应郑重地将名片放入名片夹中，并表示谢意。不宜将名片随手放在桌上，或在名片上书写文字图案，切忌在名片上放其他物品。

（5）接受他人名片后，一眼不看或是漫不经心地随手放入口袋，或是将名片拿在手中揉搓，都是对人失敬的表现。

3.交换名片

交换名片时应注意以下几个方面的礼仪：

（1）当对方递送名片后，如果自己没有名片或恰好没带名片或名片已用完，应向对方表示歉意，并说明原因。

（2）倘若一次同许多人交换名片，而且都是初次交换，那么最好依照座次来交换，并及时核对对方的姓名，以防混淆。

（3）如果在公共场合索取他人名片时，可以委婉地说：“以后怎样同您联系？”向尊长索取名片可以这样说：“今后如何向您请教？”当他人索取本人名片，而自己无意送人名片时，可委婉地说“对不起，我忘了带名片”或者“抱歉，我的名片用完了”之类的话语。若本人没有名片，又不想说明时，也可以用这种方法表述。

4.发送名片的正确时机

若想适时地发送名片，让对方接受并收到最好的效果，必须注意下列事项：

（1）除非对方要求，否则不要在年长的主管面前主动出示名片。

（2）对于陌生人或巧遇的人，不要在谈话中过早发送名片。因为这种热情一方面会打扰到别人，另一方面有推销自己之嫌。

（3）不要在一群陌生人中到处传发自己的名片，这会让人误以为你想推销产品，反而不受重视。在商业社交活动中，尤其要有选择地发送名片，才不致使人以为你在替公司搞宣传、拉业务。

（4）处在一群彼此不认识的人当中，最好让别人先发送名片。名片的发送可在刚见面或告别时，但如果自己即将发表意见，则应在说话之前将名片发给周围的人，这样可帮助他们认识自己。

（5）出席重大的社交活动，一定要记住带名片。