一、会议过程的精心设计是保证会议效果的基础

会议前期准备工作完成之后，开始进行会议过程的工作准备，会议过程也要进行工作任务分解(见图11-3)。并且，会议过程也要建立责任分配矩阵(见表11-3)。制定完毕，开始进入会议召开阶段，在会议过程中要进行合理的过程控制，保障按计划推进，保障会议效果。

图11-3 会议过程工作分解

表11-3 会议过程责任分配

注: F负责; C参与; S审批; J监督(www.daowen.com)

二、主持人的过程控制是提高会议效果的关键

主持人是会议进程控制的关键人物，主持人的把控能力是保证会议效果的关键。对采取讨论方式的会议，要注意采取有效的方法并借助合适的工具，做好充分的准备。对需要讨论的会议议题，大家要做好资料准备。把需要讨论的问题分解成多个具体的子问题，对于每个子问题，所有参会人员都要给出书面的意见和建议。在集中讨论环节，所有参会人员给出自己的意见，最后对所有观点进行归纳、提炼并集中，就形成了整体的会议整体意见。会议主持人要把握进程和节奏，围绕会议主题，展开有效讨论。如果事先设定议程的会议，主持人要提前重申会议要求，按照给定参会人员的发言时间执行。参会人员必须严格按预定议程进行，围绕既定主题，在给定的时间范围内把该说的事情说清楚。参会人员应充分表述自己的观点和意见，尽量避免随意延时。会务管理人员安排专人进行时间提醒，还剩下三分钟时提醒一下，时间到了，可以中断发言。某个具体议题讨论结束后，主持人应加以概括，以便决策或形成结论。整个会议结束时，主持人应对讨论结果及会议进行概括和总结。

三、会议精神的准确领会和完整记录是落实会议效果的保证

会议的成果主要体现在会议纪要上，业务资料组安排专人负责会议纪要，同时准备好录音装备，保证会议纪要的准确性和完整性。现实工作中，会议纪要并不能满足其固有的功能需要，有些会议纪要非常啰唆，是发言人的发言堆积，而有些会议纪要过于简单，不能完整体现会议精神。简明扼要且能反映会议实质精神的会议纪要显得至关重要，提升会议纪要的水平是会议管理的基本要求。在实际工作中，很多企业安排会议纪要的人员是不合格的，他们犯了同一个错误，即没有认识到会议纪要对会议效果的重要性。很多人认为，会议纪要安排一个人就行了，只要能录音记下来就可以了。其实不然，会议纪要需要很高的素养，既要有专业的业务水平，又要有很强的综合归纳能力，还要有很强文字表述能力，需要本科毕业且工作两年以上的员工才可以胜任，与这个要求相比，很多会议纪要人员根本不能胜任会议纪要工作。