一、明确会议项目的目标

精心组织，合理安排，举办集团公司为期3天的2012半年度经营工作会议。会议主题是总结上半年预算完成情况，探索下半年经营工作思路，保证实现营销突破的目标，完成年度预算。会议项目的具体目标是2012年7月5日—7月7日，预算为15万人民币，接待并安排好来自全国各地子公司50名参会人员的住宿和饮食，围绕会议主题，根据会议议程，达到会议效果;会后，跟踪会议精神的落实情况，保证会议决议的落地实施。

二、组织安排和人员配备

组建会议项目工作团队，明确会议项目的负责人，设置合理的工作部门和岗位，包括业务资料组、行政接待组、行政会场组和财务组，并进行人员配备。会议项目工作团队见图11-1。

图11-1 会议项目工作团队

三、会议前工作任务分解

会议项目可以分为会议前期、会议过程和会议后三个阶段，每个阶段的工作任务都可以分解为具体的可操作任务。会议前期的工作任务分解(见图11-2)。

图11-2 会议前工作任务分解

四、会前工作的责任分配矩阵

根据工作任务分解，每一项任务都有专门的部门负责，同时指定其他部门配合，形成了会前项目的责任分配矩阵(见表11-1)。

表11-1 责任分配矩阵(www.daowen.com)

注: F负责; C参与; S审批; J监督

1. 精心计划，做好会议资料准备工作，实现资料的精细化管理

会议资料的准备是达到会议效果的基础，责任部门是业务资料组。会议发起人或部门留出足够多的时间，供参会人和会议发起部门进行会议准备。会议的无效性多是双方准备不充分造成的。根据会议的大小、性质、种类不同，考虑提前准备会议的时间，这个时间的长短，各个公司可以根据经验而定，要遵循一个原则，可以做到充分的准备。首先，会议发起方需要与相关方讨论确定会议主题、会议时间、会议地点、参加人员、会议流程等。在此基础上，业务资料组拟定参会人汇报内容范围和框架模板，形成最终的会议通知，安排行政部门下发。会议发起人或部门跟踪会议通知精神的领会情况，与参会人主动沟通，要求参会人员根据会议通知的要求提交会议资料或需要讨论的会议议题，并对所提交的资料进行审核，对于不合适的资料发回修改，对合适的资料汇总、编辑后，报主持人审核后列入正式议程。会议发起部门或者行政部门对参会者提交的最终资料，按需发给参会及列席人员。会议通知做到简明扼要，准确表达含义，明确会议时间、会议地点、参会人员名单、会议主题、会议议程、发言人、发言模板、会场要求、资料要求和联系途径。

2. 周密安排，做好接待住宿工作，细微处体现人文关怀

接待工作的好坏影响到会议的质量，反映管理者的管理水平。接待工作的责任部门是行政接待组，提前印制会务手册和会议证件，包括出席证、列席证、工作证;在酒店大堂处设置接待点，在接待日全天有人现场接待。把参会人员从机场或车站接到酒店大堂处，提供事前准备好的文件袋，包含房卡、会务手册、会议资料和会议证件;其中，会务手册包括日程安排、行程安排、议程安排、注意事项等，参会者想获取的所有信息都应该体现。根据与会人员的人数，分配入住房间，并及时将酒店名称和个人的入住房间等消息传达到个人，包括手机短信和电子邮件方式。在餐饮方面，确定餐饮时间、地点、价位，及时了解参会人员的食物禁忌信息，尽可能提供适当的后勤服务。手机短信是会务有效的联络工具，会务组把可能对参会者有价值的信息，通过短信迅速传导给参会者，保持会议主办方与参会人交流，会收到非常好的效果。

3. 会场准备要细致入微，营造宽松、适宜、和谐的氛围

会场是会议的直接场所，对会议的成功召开起到重要作用。责任部门是行政会场组。住宿和会场放在同一个酒店里，提前摆放好参会人员的台标，精心设置灯光和通风，自备电脑功能要齐全，可以播放多媒体，保证麦克风、投影仪、音响设备效果。同时，根据会议需要，准备演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机等。另外还需鲜花，营造一种舒适的氛围，营造适合会议主题的效果。准备水果和茶水等，供茶歇使用。会中组织管理协调，会议语言定为汉语，如有外籍人士，应安排适当的翻译人员。根据职务等安排座位。参会人员必须于会议开始前10分钟在指定地点签到，每天早晨，安排工作人员在与会人员从房间到会议厅的必经之路上指引方向，保证会议的准时召开。在会议厅门口安排工作人员，对参加会议者进行签到，安排人员作为座位引领，帮助参会人快速找到自己的座位。如发现未到者可及时进行电话联系通知。会议记录者需提前半个小时到达会场，提前做好准备，检查所要用到的工具是否齐全。提醒与会人员应将手机关闭或设置为振动状态。

五、资金预算周全，为会议提供合理的资金保证

资金预算要考虑周全，尽量做到不漏项，每项支出要尽可能做到准确，最终的资金结算如果在预算范围内，说明预算做得很精细。反过来，如果结算时与预算相差太远，说明预算出了问题。简单的会议费用预算见表11-2。

表11-2 会议费用预算