企业对管理流程进行优化，具有一次性和独立性特征，所以，可以看作一个项目，按照项目管理的模式来运作。首先确定项目目标，然后组建团队，进行工作任务分解，责任分配，制定时间计划、成本计划、质量计划，按照计划有效推进，实现流程优化的意图，达到流程优化的目标，在推进项目的过程中，及时反馈和纠偏，项目完成后，及时总结验收，并进行后评价，反映项目的实际效果。

1. 确定流程优化项目的目标

从2013年5月1日—2013年8月1日，用90天的时间，预算50000元人民币，对企业管理流程进行诊断，寻找流程不畅或者效率低下，或者风险关注不足的流程，对该类流程进行优化，达到流程通畅、效率提升、风险可控的效果。

2. 组建流程优化项目工作团队

从相关部门抽调合适人员，成立“流程优化工作小组”，由分管企业发展的副总裁担任组长;组员从各个部门负责人中间抽调，主要是具有管理专业背景且有工作经验的员工构成，人员做到专业全覆盖。也可以外请专家团队帮助流程优化，即使外请咨询公司，本企业的人员要也要全程参与，组成联合工作团队，人员构成见表6-1。流程优化项目工作团队是“跨职能工作团队”，对总裁负责，属于弱式矩阵型组织结构。

表6-1 流程优化工作小组核心成员

项目工作团队设立成组织结构图，设立1名流程优化小组组长，下属四个部门，分别是流程调研组、生产流程组、管理流程组和辅助服务组，每个小组设置2—3个专员岗位(见图6-5)。

图6-5 组织结构图

3. 工作任务分解

流程优化是一个复杂的过程，工作任务比较多，可以通过工作任务分解结构图的形式列举需要做的任务。首先，需要前期的流程诊断和调研，找到流程中需要改进或需要减少的环节。在此基础上，通过反复讨论，形成流程优化的基本方案。在流程优化之前，还要做好一个环节，就是要进行流程培训。通过现场演示和评估培训，让员工从概念到现场都有一个清楚的认识。接下来，进入流程优化和设计阶段，去掉不创造价值的环节，设置新的流程。最后，对新的流程进行试运行，提供技术支持，评估运行效果，实现流程的优化。工作任务分解结构见图6-6。

4. 责任分配矩阵

针对工作任务分解结构，安排合适的部门或个人负责每一个工作。责任分配矩阵明确直观地描述每项工作谁负责、谁参与、谁审批、谁监督;全体员工都明确自己的责任，也知道在哪些方面需要配合队友的工作，有利于各项工作的开展(见表6-2)。

图6-6 工作任务分解

表6-2 责任分配矩阵

注: F负责; C参与; S审批; J监督(www.daowen.com)

5. 甘特图计划

根据工作任务分解，把各项任务明确列出，作为纵向科目，横向表明开始时间和结束时间，以及具体的日期，通过“横道图”直观表述每一项工作持续的时间(见表6-3)。

表6-3 甘特图计划

6. 流程优化的里程碑计划

流程优化是一个艰苦的过程，根据甘特图进度计划，设置重要的里程碑事件，包括流程诊断完成、流程培训完成、流程优化设计完成、流程优化执行启动，每一个里程碑计划反映了流程优化的重要节点，对整个项目起到关键性作用(见表6-4)。

表6-4 里程碑计划

7. 流程优化项目的网络图计划

双代号网络图既可以反映项目的进度，又可以反映各项工作之间的逻辑关系，是比较有效的管理工具。网络图计划、甘特图计划和里程碑计划相互协调配合，并且发挥着不同的作用。网络图计划见图6-7。

图6-7 双代号网络图计划

8. 质量保障计划

(1) 充分结合流程管理的理论知识，以理论作为后盾指导，以企业实际状况为出发点，保证流程的科学性。

(2) 充分听从高层管理者和基层员工的意见，并进行反馈性讨论，保证流程的合理性。深入访谈每一位高层管理者，尽可能倾听更多基层员工的建议和意见。

(3) 流程优化过程中，删除不合理的或者不增值的流程环节，设置恰如其分的控制点，规定适当权责，上下充分研讨，反复优化，通过精简流程，保证流程的高效性。