3.接收指令与汇报程序

（1）准确接收领导的指令。

人际沟通中存在一个漏斗原理：假设你所要传达的信息量为100％，当时想到的可能只有90％，说出口的只有70％，而对方想听的只有60％，他所听到的只有50％，而理解的只有40％，所接受的只有30％，最后所记住的只有10％～20％。所以，为什么领导布置一项任务，我们执行后的结果会与领导的预期差距很大，道理就在这里。那么，当我们向领导请示并接受领导指令时，该如何克服这种信息过滤呢？一个最好的方法就是边听边记。先用纸笔记下来，再慢慢理解和揣摩。

当然，光记是没有用的，如果对任务理解不透彻，等于是做无用功。所以，要学会跟领导探讨任务，明白领导的真正意图。当领导把任务交给你以后，你最好重复一遍，这样，倘若你有遗漏之处，领导也会帮你及时补充。如果你有不明白的地方，应立即向领导请教。有些人喜欢“想当然”，当对领导的指令理解模糊或者不是很确定时，不是及时去跟领导沟通，而是心存侥幸：“他应该说的就是这个意思吧？管它呢，就这样干。”结果所做的工作违背了领导的意图，白忙一场。所以，千万不要用“想当然”代替沟通。

如果领导明确指示你去完成某项工作，那你一定要用最简洁、有效的方式明白领导的意图和工作的重点。此时你不妨利用传统的5W、2H的方法来快速记录工作要点，即弄清楚该命令的时间（when）、地点（where）、执行者（who）、为了什么目的（why）、需要做什么工作（what）、怎么样去做（how）、需要多少工作量（how many）。在领导下达完命令之后，立即将自己的记录进行整理，再次简明扼要地向领导复述一遍，看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方，并请领导加以确认。

梁秘书的领导交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让梁秘书准备午餐。领导交待完了之后，梁秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”领导回答了一些问题，但有些问题领导也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

下属在接受领导指令时，有以下注意事项：

◇准备纸笔，方便记录重点；

◇接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听；

◇听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限；

◇如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论；

◇如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持；

◇不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟。

领导在下达了命令之后，往往会关注下属对该问题的解决方案，他希望下属能够对该问题有一个大致的思路，以便在宏观上把握工作的进展。所以，作为下属，在接受命令之后，应该积极开动脑筋，对即将负责的工作有一个初步的认识，告诉领导你的初步解决方案，尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识，对于在自己能力范围之外的困难，应提请领导协调别的部门加以解决。(www.daowen.com)

（2）工作实施及向领导汇报。

在明确工作目标并和领导就该工作的可行性进行讨论之后，你应该尽快拟定一份工作计划，再次交予领导审批。在该工作计划中，你应该详细阐述你的行动方案与步骤，尤其是对你的工作时间进度要给出明确的时间表，以便于领导进行监控。

假如你的上司让你在月底前把下个月的销售计划交给他。你会怎么做？草草交个计划书给上司就算完成任务了吗？你这样想，就很难有提升的机会。你要在计划书里写：我下个月要达成多少的业绩目标，这些目标有多少来自于老客户，有多少来自于新客户？为了达成这个目标，我要开发多少名意向客户？我要通过什么渠道，用什么促销方案，需要哪些宣传？等等。还要把目标分解成一个个易记的小目标，最好具体到某一天。这样的计划交上去，领导看了才有底。计划里有什么缺陷，领导也好及时纠正。

当你按照计划开展工作时，应该留意自己工作的进度是否和计划书一致，无论是提前还是延迟了工期，你都应该及时向你的领导汇报，让领导知道你现在在干什么，取得了什么成效，并及时听取领导的意见和建议。在工作完成之后，你应该及时将此次工作进行总结汇报，总结成功的经验和其中的不足之处，以便于在下一次的工作中改进提高。同时不要忘记在总结报告中提及领导的正确指导和下属的辛勤工作。

梁秘书在接受了领导的指令后，立即着手落实，下午梁秘书向领导汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

下属向领导汇报工作时的注意事项：

◇要主动进行汇报，而不是等上司来发问；

◇汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要；

◇牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明；

◇工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测；

◇对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要借助第三者，以示负责；

◇对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任。

汇报也具有时效性，及时的汇报才能发挥出最大的效力。当你完成了一件棘手的任务，或者解决了一个疑难问题的关键，这时马上找上司汇报效果最好，拖以时日再向上司汇报，上司可能已经失去对这件事情的兴趣，你的汇报也有画蛇添足之嫌。及时向上司汇报，还会使你与上司建立良好的互信关系，上司会自动对你的工作进行指导，帮助你尽善尽美地完成工作。千万不要忽视请示与汇报的作用，因为它是你和领导进行沟通的主要渠道。你应该把每一次的请示汇报工作都做得完美无缺，领导对你的信任和赏识也就会慢慢加深了。