一个现代化公司组织要灵活运转，会议是必不可少的。要使各类会议成功地进行，制定正确的会议程序和会议规范是非常重要的。

1.会议程序

制定会议程序，首先对本公司的会议体系作一分析，然后按会议的层次或性质分类，分别确定各类会议的程序和具体时间安排。

（1）经营会议。

1）主席经营政策报告10分钟。

2）上次议案追踪20分钟。

3）部门业务成果报告30分钟。

4）各部门协调及讨论事项30分钟。

5）未决议事项复议10分钟。

6）上级指导、报告10分钟。

7）主席结论10分钟。

（2）产销会议。

1）主席报告10分钟。

2）上次议案追踪20分钟。

3）各部门产销成果报告20分钟。

4）未来销售、生产规格、数量预测20分钟。

5）产销合作单位报告10分钟。

6）产销协调事项讨论30分钟。

7）未决议事项复议10分钟。

8）上级指导、报告10分钟。

9）主席结论10分钟。

（3）厂务会议。

1）主席报告10分钟。

2）上次议案追踪20分钟。

3）各部门成果报告30分钟。

4）各部门作业协调及讨论事项30分钟。

5）管理制度研讨事项30分钟。

6）下月生产目标分配20分钟。

7）未决议事项复议10分钟。

8）上级指导、报告10分钟。

9）主席结论10分钟。

（4）营业会议。

1）主席报告10分钟。

2）上次议案追踪20分钟。

3）各区域业务成果报告30分钟。

4）市场、同业动向及经销商管理研究事项20分钟。

5）各区域协调及讨论事项20分钟。

6）下月销售目标及推销重点、日程安排20分钟。(www.daowen.com)

7）未决议事项复议10分钟。

8）上级指导、报告10分钟。

9）主席结论10分钟。

（5）科务会议。

1）主席报告10分钟。

2）单位进度报告30分钟。

3）单位协调及讨论事项30分钟。

4）工作改善、人员动态事项及开发事项报告20分钟。

5）未决议事项复议10分钟。

6）上级指导、报告10分钟。

7）主席结论10分钟。

（6）专案会议。

1）发起人报告10分钟。

2）专案内容报告或上次议案追踪20分钟。

3）讨论及协调事项30分钟。

4）未决议事项复议10分钟。

5）上级指导、报告10分钟。

6）主席结论10分钟。

（7）周会。

1）周会开始1分钟。

2）互道早安1分钟。

3）点名及仪容检查3分钟。

4）各部门主管报告10分钟。

5）轮值人值勤报告3分钟。

6）协调事项报告8分钟。

7）主管指示5分钟。

8）在职训练16分钟。

9）唱公司歌，朗诵经营宗旨2分钟。

2.会议规范

各项会议的通知应在3天以前发出，固定日期的例会，如遇到节假日，应顺延。会议的时间、地点如没固定负责者，则由主席事先决定通知。会议主持、记录由主席指派。规定例会除非有重大事故，均需依照时间进行。会议记录限一天内呈报上一级主管，主管批示限3天内完成，再交由会议主持人进行追踪办理。各种会议的规范必须建立齐全。

（1）经营会议。每周一利用下班时间下午6：30—8：30在总公司举行，由总经理担任主席，除各部级主管参加外并请董事长、常务总监列席指导、报告。经营会议的目的是让公司的最高层干部参与经营政策的制定，听取各部门业务政策的报告，同时决定整个公司一周的工作重点和作业方针，协调各部门一周内的业务活动。

（2）产销会议。生产过剩或供不应求，都是产销不协调引起的，因此，公司内最重要的部门是生产与销售部门，产销联席开会每个月至少要一次以上。如果一个月一次的话，最好是在每个月的25日举行。产销会议参加人数比一般会议的人数多，为不影响各部门作业时间，最好选择下午6：30～8：50为宜。开会地点轮流在业务部门所在地及工厂两个地方召开，不但可以彼此了解现况，而且还可以亲眼看到产销的各种新创意（资料、图表、工作进度等）。主席由产销双方主管轮流担当，参加人员以产销双方科长级以上干部为主，其他单位（如总务、财务、企划等有关单位）主管应列席参加，总经理以上人员视需要程度列席指导或报告经营方向。产销会议的目的在谋求产销双方配合协调，报告本月产销的成果后，共同研究今后3个月内的销售规模与数量，确定生产目标。

（3）厂务会议。工厂的技术虽然重要，作业的流程、人事的管理亦不可忽视。厂务会议是为了讨论与决定整个工厂的大事及进度而召开的，正常的状况下每月召开固定会议一次。为配合产销会议的召开，最好于每月23日举行。厂长担任主席，科长及有关主管、品管、总务等人员参加，上级和其他部门的高级主管可列席了解生产概况。厂务会议的重点在于组织直接生产单位与厂内生产单位的协调，研讨实际成果与计划差异，促进整个工厂管理绩效的提高，更重要的还是制定下月生产目标及确认个别生产日程。

（4）营业会议。一般公司平常靠日报表的联系是可以推行业务作业的，但是业务政策的执行方案必须首先依靠市场情报资料来制定。所以，营业会议必须每月举行一次。为配合产销会议及方便上级列席，日期选择在每月24日，时间以分支机构主管回到总公司的适当时间为佳。由业务主管担任主席，科级以上人员及区域负责人参加。业务会议主要议案应集中于追踪业绩成果、回收成果及市场动向、同业活动概况，制定下月业务目标及促销方案，经销商管理得失的分析也非常重要。

（5）科务会议。科级主管经常接受部级主管的命令，为了转达上级的命令，便于在日常工作中执行贯彻，每个月或半个月都要召集一次小组组长会议，配合公司政策，布置第一钱的任务。如果以月份召开时挑选每月2日为宜，至于时间、地点则由科长自己选定。组长协调有关事务的人员参加，部级主管要经常列席指导，总经理亦要轮流到各科参加，为基层干部提高士气。科务会议的重点应放在现场作业的改善及人事问题，当然也要说成果及预定目标，促成基层的团结。

（6）专案会议。凡有专门议题或创造某种新事业而形成专门案件，为了不影响其他会议的正常进行而举行专案会议。专案会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨。专案会议为不定期的临时性会议，当然一个专案如果需要多次研讨才能定案时，可以互相约定次数与日期，切记要以一案一会为原则。

（7）周会。企业界的员工要经常加强敬业精神的教育，所以在每周星期一的早上上班前以30分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告，同时还可以利用周会表扬优秀员工，以提高士气。周会的主席最好由干部或员工轮流担当。周会一般分别在总公司、工厂或分支机构举行。