1.开会准备

（1）拟定会议内容。

1）决定会议目的。

2）归纳会议事项与要点。

3）准备会议重点或特别强调的事项。

4）重要事项应与上级协商。

（2）决定会议的方式。

1）决定出席人员、会场、时间与期限。

2）拟定会议的具体运作方法，包括：①讨论事项及讨论方法；②说明事项及说明方法；③强调事项及强调方法；④决议事项及决议方法。

（3）会议资料准备与会议通知。

1）准备分发给出席会议人员的书面资料（如有必要，可事先分发）。

2）会议用图表准备。

3）寄发会议通知（如需准备资料，应注明）。

（4）会场准备。

1）出席会议人数较多时，应准备扩音设备。

2）会议用挂图，应让每个人都看清楚。

3）会议用桌椅准备。

4）分发资料、记录本、铅笔、烟灰缸等。

5）注意照明、温度、空气及噪声等问题。

6）准备茶水。

2.主持会议须知

（1）注意开会时间。

（2）充分了解会议目的，始终把握会议主题，积极引导会议讨论。

（3）善于引导与会人员，积极参与讨论。

（4）讨论如出现混乱时，应以指名方式继续组织发言。

（5）议题如果偏离主题，应在说明理由后，中止讨论。

（6）让与会者自由地表述意见，尽量公开地给每一个人发言的机会，不能根据个人爱好指定发言。

（7）对每人的发言，不能以个人偏见或感情加以指责。(www.daowen.com)

（8）在会议过程中，应随时注意整理归纳各种意见。

（9）对每一件议案，都应付诸表决，以多数决定通过或否决。

（10）会议结论应获得全体承认，如有必要应宣读记录。

3.参加会议须知

（1）应将会议的目的、宗旨、议题及有关资料认真地予以研究，并准备提出意见或询问事项。

（2）严格遵守开会时间，准时出席。如因故不能出席，须事先通知会议主持人。

（3）发言力求简要明确，注意发言时机。

（4）只要有利于企业整体利益，应毫不保留地发表意见。

（5）凡与会议主题无关的话题，应尽量避免。

（6）对于与自己相反的意见，也应认真听取。

（7）在反驳他人意见时，应注意态度和语气。

（8）不能因细节问题争吵不休。

（9）不能喋喋不休，应让他人也有发言机会。

（10）应服从多数人的决定。

4.提问的方法

（1）提问的形式。

1）间接提问：不特别指名，而向全体与会人员发问。

2）直接提问：指名向特定的人发问。

3）反问：与会者提问时，会议主席不立即回答，而反问提问者或其他人。

（2）提问时应注意的问题。

1）使用正确的语言。

2）语气要亲切。

3）注意考虑提问的顺序。

4）要提出促人思考的问题。

5）如对方不了解所提问题时，应重点说明一遍。

6）所提问题应便于回答。

7）应说明所提问题的重点。