信息管理是一个现代化的组织机构实现其组织目标的前提，它为管理或经营工作提供指令或依据。管理活动中的信息不会自动流向管理者，因此对数据、信号加以收集、加工整理、贮存、传递与应用，是管理工作的一项重要内容，即信息管理。其实质就是根据信息的特点，有计划地组织信息沟通，使决策者能及时、准确地获得所需要的信息，达到正确决策的目的。为了达到这一目的，就要把握信息管理的各个环节，并做到了解和掌握信息来源，对信息进行分类；掌握和正确运用信息管理手段（如计算机）；掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统。

（一）信息系统

信息系统是指对数据进行收集、存储、加工整理并能提供使用信息的系统。具体地说，它是由一定的人、设备以及信息处理过程、程序所组成的从内涵和外源两个方面提供有关信息的一个结构性综合体，涵盖了现代电子技术、管理科学、决策科学和信息科学等多门学科。信息系统主要研究系统中信息传递的逻辑与数学模型，并利用计算机研究这些信息和描述数学模型的方法和手段。其结构如图3-13所示。

信息系统的基本功能或任务可以归纳为以下几方面：

（1）数据的收集和整理。一个信息系统对信息的处理过程，需要预先对数据进行收集和整理，使其转化成信息系统的基础，否则，信息加工将毫无意义。

（2）信息的加工。进入信息系统的数据需要加工处理，才能产生有用的信息。对信息（数据）的加工处理，是信息系统的核心功能。

（3）信息的存储。信息系统的加工功能，不仅把数据转换为信息，而且还把数据存储起来，供以后使用。数据（信息）的存储包括物理保存和逻辑组织两方面工作。将信息保存好，并将其组织成合理的结构，对信息的存取速度有直接关系。

（4）信息的传递。在信息的使用中，为了让使用者方便地使用信息，经常要遇到数据传递问题。数据传递速率及准确程序是一个信息系统的重要功能。

（5）信息的输出。建立信息系统的目的是为了给系统的使用者提供需要的信息。信息输出的形式或格式是否易读易懂、直观醒目，是评价信息系统的主要指标之一。信息系统为使用者提供的信息应尽量符合使用者习惯方式，如习惯的表格形式、图表等。如果信息系统这一部分的功能不强，就不能发挥应有的作用。因此，输出功能应该是信息系统的重要功能之一。

（二）管理系统

图3-13　信息系统的构成

管理系统是由人、物质、设备、资金、工作、信息六大要素构成的有目的性和组织性的人造系统，是一个复杂的动态系统。上述信息系统则作为管理系统的一个关键子系统，为管理提供信息支持和决策支持，是管理系统工作的基础；管理系统的结构功能又受到信息系统的影响和制约，两者相辅相成、相互依赖，其关系如图3-14所示。(www.daowen.com)

图3-14　信息系统与管理系统关系图

（三）信息管理的主要工作

对企业信息的管理过程，实质上是对企业生产经营活动信息流的管理过程。信息管理工作的主要内容包括信息收集、信息处理、信息贮存和信息传输四个环节，其核心是全面正确地把握信息管理的各个环节，正确应用信息管理的手段，对信息源、信息流、信息载体以及信息接收进行系统、严格、细致、综合的管理。其主要工作如下：

（1）信息收集。主要指原始信息的获得，包括：确定企业的信息需求；规划信息收集的途径、方法、程序；组织实施收集工作。

（2）信息处理。即对大量的原始信息进行筛选、分类、排列、比较和计算，使之系统化、条理化，提高信息的可靠性与适应性。有关质量管理体系信息的收集与处理，本书将在第十二章中具体论述。

（3）信息存贮。即信息积累。指将加工整理后的信息（包括部分暂不使用的内容）全部存贮起来，供以后参考备用，常用方式有两种：手工建立信息资料档案；使用计算机将信息资料编码储存。

（4）信息传输。即信息的传递流动过程，包括：建立有一定容量的信息通道；明确规定合理的信息流程。

（四）企业管理信息系统的构成

管理信息系统（Management Information System，简称MIS）是近年来随着管理科学、信息科学、计算机科学和通讯技术的不断发展和相互交融形成的一项新的管理技术。管理信息系统作为现代化管理的重要手段和标志，已经成为管理活动中必不可少一个组成部分。

管理信息系统是用系统思维的计算机和现代通讯技术为基本信息处理手段和传输工具，能为管理决策提供信息服务的人机系统。企业管理信息系统是以整个生产经营活动为对象的复杂系统，包括各职能子系统，如合同、技术等要素子系统，还包括企业经理的经营决策子系统，如图3-15所示。

图3-15　企业管理信息系统与管理活动关系示意图