函数是指Excel软件本身自带的具有计算功能的表达式，函数其实质也是公式，只是另一种特殊应用形式，但它拥有固定的表达式，用户只需选取函数并完成参数设置，即可得到所需的计算结果，与普通公式相比，使用方法更为简便。

在Excel中，函数分为12类，包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息、工程、多维数据集和兼容性函数。通常，函数的运用需要经过“计算分析”“定位单元格”“选取函数”“设置参数”四个步骤完成。

（1）“计算分析”是指确定计算结果与表格中各项数据的运算关系。

（2）“定位单元格”是指确定填写计算结果的单元格，即单击要填写计算结果的单元格。

（3）“选取函数”是指根据所要实现的功能，确定所需函数的名称，其做法是：先在函数的类别中确定其类别，如用计算日期的函数“DATE”，使用时先在选择函数类别中选择“日期与时间”，再从函数列表中选取要使用的函数名“DATE”。

【提示】在使用Excel函数时，确定函数名称是关键，多数情况下直接确定实现特定功能的函数名称并非易事，我们可以通过“百度”之类的搜索引擎解决此类问题，在使用搜索引擎时一定要准确输入所要实现的功能的文字描述，必要时可多次尝试输入不同的文字描述来查找函数名称，例如需计算表格中“排名”，由于事先不知晓其函数名称，则可在“百度”中输入“排名函数”或“统计名次函数”来查找实现此功能的函数名称。

（4）“设置参数”是指根据计算需求对选定的函数参数进行具体设置，在设置过程中可以参考相关项目的说明来完成设置。

函数的应用可以通过单击编辑栏中“fx”按钮，插入函数名及设定相关参数实现其功能，也可以在编辑栏中直接输入函数的表达式，输入时必须以“=”开头。

在直接输入函数表达式的应用中，当输入完函数名和一对括号时，如“=IF()”，可单击编辑栏上的“fx”，这样也可以打开函数的参数设置框，按框中的提示信息分步填好相关参数，单击“确定”后就可得到计算结果。

（一）单个函数的应用

单个函数的运算关系较为简单，其重点是选取函数名称、设定参数的操作。下面举例说明单个函数的具体应用方法。

【例1-2】承【例1-1】，用Excel函数完成打印日期、销售总额、平均销售额、排名、各季销售额及本年销量的计算。

【操作步骤】

（1）打印日期的计算。单击B2单元格确定显示结果的位置，点击编辑框前方的“fx”按钮，弹出“插入函数”界面，如图1-10所示。

图1-10

在“或选择类别”中选取“日期与时间”，滑动鼠标的滚轮在函数列表双击“NOW”，在函数参数的设置界面上，直接点击“确定”即可（若想以xxxx年xx月xx日的形式显示计算结果，则可右击该单元格，在设置单元格格式中将其设置成日期类型中的所需格式）。

【提示】此时B2单元格中若显示“######”，表示B2单元格的宽度不足以完全显示所存储的内容，通双击列号B与列号C之间的分隔线即可完全显示其内容。

（2）销售总额及平均销售额的计算。计算结果所需函数分别为SUM与AVERAGE，两者的用法一致，设定参数时均需“框选”计算区域，具体操作过程如下。

①选中H4:I7区域，按键盘上的“Delete”键清除该区域中的内容。单击H4单元格，确定计算结果显示的位置。

②点击编辑框前方的“fx”按钮，在“或选择类别”中选取“全部”，将输入法调成英文状态，敲击键盘上的“S”键，直至显示“SUM”时，双击“SUM”。

③在函数设置界面中框选D4至G4区域，确认函数参数界面中“Number1”中显示“D4:G4”时（此项一定要核对好，计算区域仅为D4至G4区域中的四个单元，不含其他单元格，否则将出现错误的结果），单击“确定”按钮后，可得到计算结果600。

④再次单击选定H4单元格，移动鼠标对准H4单元格的右下角，当鼠标变为“╋”时，按住左键向下填充至H7单元格，得到H5、H6、H7的计算结果分别为500、800、650，与运用公式的计算结果完全相同。

⑤用AVERAGE函数按上述方法计算平均销售额。

（3）排名的计算。排名的计算函数为“RANK”，其各项参数的含义如下。

Number：必填项，参与排名计算的具体数值（或单元格的名称），该数值必须是Ref参数中所选区域中存在的数值，否则将无法计算。

Ref：必填项，与参数Number中的数值相比较的区域。

Order：选填项，排名的方式，0或忽略表示正向排名，其他数字则表示反向排名，即倒数名次。

排名计算的操作过程如下。

①单击J4单元格，确定计算结果显示的位置。

②点击编辑框前方的“fx”按钮，选择“RANK”函数确定后，出现函数的参数设置界面，如图1-11所示。

图1-11

此类函数的参数设置稍显复杂，在参数设置中我们可以借助提示信息完成设置，上图框线的位置为提示信息，即第一个参数“Number”的解释说明，当鼠标点击其他参数时显示对应的解释说明。

③单击选定H4单元格，此时“Number”的参数框内显示“H4”（此例中Number的参数值也可以设定为I4，因为按“销售总额”和“平均销售额”排名结果都是相同的，若此处设置为I4，则“Ref”参数值必须设置为“＄I＄4:＄I＄7”）。

④单击“Ref”参数右侧的空白框，框选要与“Number”中的参数值相对比的区域，即H4至H7区域，将框中的“H4:H7”改为“＄H＄4:＄H＄7”，设置后的界面如图1-12所示。

图1-12

【提示】Excel中对数据的引用分为绝对引用、混合引用和相对引用三种，在使用函数公式过程中，如果不注意使用正确的引用方式可能导致返回预期之外的错误值。上图中的“＄H＄4:＄H＄7”即为绝对引用，可理解为其计算结果无论向下或向左填充，“Ref”的参数值始终固定不变；上图中的“H4”即为相对引用，可理解为其计算结算在向下或向左填充，“Ref”的参数值会沿其方向及移动数量做出相应的改变。

⑤单击“确定”按钮，得到计算结果3。再次单击选中J4，用鼠标对准J4单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至J7，得到计算结果分别为4、1、2。

（4）各季销售额的计算。

各季销售额的计算，其实质为将“销售冠军”的一季度至四季度的销售额分别显示在“各季销售额”后方对应的单元格中，所需函数为“VLookup”，其各项参数的含义如下。

Lookup_value：必填项，要搜索的数值，该数值可以为具体内容或对单元格的引用，但通常要存在于搜索数据的单元格区域。

Table_array：必填项，要搜索数据的单元格区域。

Col_index_num ：必填项，返回与Lookup_value相匹配值的列号。

Range_Lookup: 选填项，指定希望VLookup查找精确匹配值还是近似匹配值，TRUE或被省略表示近似匹配，FALSE表示精确匹配。

各季销售额的计算过程如下。

①单击D8单元格，确定计算结果显示的位置。

②点击编辑框前方的“fx”按钮，选择“VLookup”函数，在参数设置中，第一个参数框中输入“＄B＄8”，第二个参数框中输入“＄A＄4:＄G＄7”，第三个参数框中输入数字“4”，第四个参数框中输入“FALSE”，设置后的界面如图1-13所示。(www.daowen.com)

图1-13

③单击确定后即可显示计算结果“#N/A”。因为现在B8单元格内容为空，所以返回错误提示，当完成B8单元格计算时，此处将自动更新为正确值。

④单击选中D8单元格，用鼠标对准D8单元格的右下角，变成“╋”时向右填充至G8，单击选中E8单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，将VLookup的Col_index_num参数值改为5，改完后单击确定。

⑤用同样的方法将F8、G8单元格中VLookup的第三个参数框分别改为6、7即可。

（5）本年销量的计算。本年销量的计算其实质为求和，其计算函数仍为“SUM”，按图1-9的所展示的表格，其运算关系为D8～G8相加求和，因此按照求和函数“SUM”的使用方法即可求得计算结果。

（二）函数的嵌套应用

在运用函数计算时，单个函数无法满足需要时，就要考虑多个函数合并使用，即函数的嵌套其他函数。函数的嵌套应用一般先要将整个计算过程分解为多个步骤，即为实现某项功能的单个函数的应用，然后再把这些单个函数合并起来，最终将计算结果显示在一个单元格中。

函数的嵌套应用也可以在编辑栏中直接输入，例如IF函数中嵌套SUM函数，其做法是，先输入“=IF（）”，再把光标定位在这对括号中间，继输入SUM（），输入完成后单击编辑栏上的“fx”，这样就可以对照SUM函数的参数设置框中的提示信息分步填写相关参数了，填写此函数的参数后单击确定后，可能会出现错误提示，再次单击确定后可继续填写IF的其他参数，所有参数都设置完了，单击确定就会显示计算结果了。

【例1-3】承【例1-2】及前述相关实例，计算该表中的年龄及销售冠军，并将销售冠军的名字显示在B8单元格。

【计算分析】

1.年龄的计算思路

年龄的计算思路是：用当前的年份减去出生年份，计算年份应使用“日期与时间函数YEAR”，其应用参数只有一个，即要对什么内容或哪个单元格进行计算。

计算表中年龄的表达式应写成：=YEAR(NOW( ))-YEAR(B4)或=2018-YEAR(B4)

2.销售冠军的计算思路

销售冠军的计算思路是：先用要统计函数中的MAX函数计算出此表“销售总额”的选区内（H4:H7）最大的数值，然后用查找与引用中的MATCH函数根据最大数值返回它所在选区（H4:H7）的相对行数n，最后用查找与引用中的INDEX函数返回相对行数n在销售人员至销售总额区域（A4:H7）对应的第1列与第n行相交叉单元格的内容，其计算过程可分解为以下步骤。

①首先要用到统计函数中的MAX函数，计算出“销售总额”中的最大数值。MAX函数的表达式为：MAX(Number1, [Number2], ...)，Number1是必填参数，[Number2]及后续参数是选填参数，这些参数合起来表示要从哪些数值或单元格区域内计算出最大值。

②然后使用查找与引用中的MATCH函数，返回该最大数值在所选区域中的相对行数。MATCH函数的表达式为：MATCH(Lookup_value, Lookup_array, [Match_type])，各项参数的含义如下。

Lookup_value：必填项，需要搜索的内容。该参数可以为值（数字、文本或逻辑值）或对数字、文本或逻辑值的单元格引用。

Lookup_array：必填项，要搜索的单元格区域。

Match_type：选填项，其值为数字-1、0或1。“1”或省略表示MATCH函数会查找小于或等于Lookup_value的最大值，但Lookup_array参数中的值必须按升序排列，例如：...-2,-1,0,1,2,...,A-Z,FALSE,TRUE；“0”表示MATCH函数会查找等于Lookup_value的第一个值，Lookup_array参数中的值可以按任何顺序排列；“-1”表示MATCH函数会查找大于或等于Lookup_value的最小值，但Lookup_array参数中的值必须按降序排列，例如：TRUE,FALSE,Z-A,...2,1,0,-1,-2,...等等。

③然后使用查找与引用中的INDEX函数，返回在指定区域内A列n行的单元格中的内容。INDEX函数的表达式为：INDEX(Array, Row_num, [Column_num])，各项参数的含义如下。

Array：必填项，单元格区域或数组常量。

Row_num：必填项，选择数组中的某行，函数从该行返回数值。如果省略Row_num，则必须有Column_num。

Column_num：选填项，选择数组中的某列，函数从该列返回数值。如果省略Column_num，则必须有Row_num。

【提示】关于函数的功能说明和参数设置，可自行参考插入函数过程中的提示信息，单击该函数参数设置页面的左下角中的“有关该函数的帮助”参考Excel的帮助文件。

【操作步骤】

1.年龄的计算

单击C4单元格，输入“=YEAR(NOW( ))-YEAR(B4)”或“=2018-YEAR(B4)”，回车后将结果向下填充至C7单元格即可。

2.销售冠军的计算

（1）MAX函数的运用（计算选区内的最大数值）。

①单击任意空白单元格，确定计算结果显示的位置。

②单击编辑框前方的“fx”按钮，选择“MAX”函数后，在参数设置界面框选H4至H7区域，单击“确定”后得到计算结果“800”。

③单击“800”所在的单元格，选中编辑栏“fx”按钮右侧框中的“=MAX(H4:H7)”，按Ctrl+X剪切该内容。

（2）MATCH函数的运用（返回该特定数值在所选区域中的相对行数）。

①单击任意空白单元格，确定计算结果显示的位置。

②单击编辑框前方的“fx”按钮，选择“MATCH”函数后，在参数设置界面中按Ctrl+V将复制的内容粘贴到第一个参数框（Lookup_value）中，删除参数框前的“＝”，此时参数框中显示“MAX（H4:H7）”，其含义为计算H4至H7区域中的最大数值。

③在第二个参数框中（Lookup_ array）输入“H4:H7”，第三个参数框中（Match_type）输入“0”，单击确定后得到计算结果“3”。

④单击计算结果“3”所在的单元格，选中编辑栏“fx”按钮右侧框中的“=MATCH(MAX(H4:H7), H4:H,0)”，按Ctrl+X剪切该内容。

（3）INDEX函数的运用（返回指定区域内，特定列与特定行相交的单元格的内容）。

①单击B8单元格，确定计算结果显示的位置。

②单击编辑框前方的“fx”按钮，选择“INDEX”函数，在“选定参数”界面直接“确定”（即选取默认格式），在第一个参数设置框（Array）中输入“A4:A7”。

③按Ctrl+V将复制的内容粘贴在第二个参数框（Row_num）中，删除参数框前的“＝”，此时参数框中显示：MATCH(MAX(H4:H7),H4:H7,0)，如图1-14所示。

图1-14

【提示】以上操作步骤仅为演示计算过程中各项函数的具体运用，当函数运用特别熟练时，可直接输入INDEX函数进行嵌套使用。

④单击确定即可显示计算结果为：“C”。至此本例中的所有单元格的计算均已完成，进行相关格式排版后的表格样式如图1-15所示。

图1-15