1）会前组织

会议组织方应提前做好会议议程准备工作（包括确定会议时间、地点、议题、与会人员等），并向与会人员发出会议通知或约会。这些工作在钉钉会议系统中开展。

为了提高效率，会议组织人员需要提前准备会议资料，并在约定时间前发送会议组织方。对于需要讨论的方案型议题，需要提前将方案或者相关资料送达会议人员，提前熟悉会议资料；对于问题征集型会议，需要讨论的议题由会议组织者提前向参会者征集。

会议组织方在会前需对会议资料进行整理，完成电子、书面材料准备及投影设备调试，保障会议按时顺利高效开展。

2）会中控制

每个会议都需明确会议主持人或会议秘书，会议主持人或会议秘书应在会议正式召开前检查并公布人员出席情况，对迟到或未出席人员进行原因说明；并在会议期间控制会议节奏，确保会议按既定议题进行，达成目标结果。

与会人员应遵守会议纪律，会议期间不得离开会场或接听电话。(www.daowen.com)

记录人员应如实记录会议内容，并根据实际情况进行摄像、录音及拍照等。

3）会后跟进

会议记录人员应在会议结束后一个工作日内完成会议纪要，并将会议纪要和会议决议发布在钉钉会议系统中。会议纪要要简洁，重点问题要突出，形成的决议要明确，任务与责任人要清晰。

会议纪要除了发送给与会人员，还要求抄送至相关领导，集团管理例会、子集团月度经营分析会、子集团管理例会纪要必须抄送集团总裁；子集团管理例会纪要必须抄送集团助理总裁；会议决议涉及相关部门必须抄送相关部门领导。

每次例行会议召开，会议主持人必须回顾上次会议决议执行情况。