1）公司档案分类

RT 集团的档案分类如图5-2所示。

图5-2　企业档案分类图

（1）文书档案，又称文件档案。坚持各区域公司收集管理原则。由区域档案管理员负责收集、管理并上交本公司内部的文件资料。凡公司打印、发出的公文（含定稿并打印的一份原件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）原件一律由集团本部档案室收集管理。

在工作活动中形成的文件材料、会议文件由发起部门收集交区域档案管理员，由其整理并移交档案室归档。

归档范围：

·公司设立、变更、注销文件材料；

·公司董事会、监事会、股东会构成及变更等文件材料；

·公司资本登记、资本变动、融资文件材料；

·公司资产管理文件材料；

·公司历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报；

·公司承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料（包括会议的通知、会议材料、发言稿、会议记录、会议签到总结等）；

·政企、社会知名人士视察、调研本公司工作时形成的文件、工作汇报等文件材料；

·公司向有关政府机关、上级主管单位的请示、报告与有关政府机关、上级主管单位批复、批示；本公司收到的有关政府机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料；

·公司与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料；

·公司组织机构设置、司法、内控与审计等管理工作文件材料；

·公司党、团、工会等党群工作文件材料；

·公司其他事务管理文件材料。

（2）业务档案。其归档范围主要包括项目立项、合同、实施验收、结项、验收报告、客户评价等材料。

（3）会计档案。其归档范围包括会计凭证、账簿、报告等。

（4）人事档案。其归档范围包括离职人员档案（以人力资源部移交档案内容为准）。

（5）基建档案。其归档范围包括以下内容。

·立项、前期批复资料（如立项文件、建设用地、征地拆迁文件勘察测绘、设计文件、招投标文件等）；

·房产资料（产权证等）；

·合同（项目建设过程中产生的所有合同，如建设工程勘察、设计合同、总包合同、分包合同建设工程施工合同、委托监理合同、造价审计合同、内装、项目物资购销合同等）；

·图纸（如工程施工结构、建筑、装潢、电气、给排水、暖通竣工图等）；

·工程竣工验收资料（如工程竣工总结报告、竣工验收记录、工程决算文件、工程量计算书、工程签证单、工程结算审定单、竣工图纸等）；

·室内外装饰材料（如景观绿化、室内装饰、配套及办公采购等资料）；

·其他工程类材料。

（6）设备档案。其归档范围：包括各类设备采购或租赁的审批材料、调查报告、合同、开箱验收记录、图样、安装、维修记录等。

（7）特殊载体档案。主要包括声像、实物和电子档案。

2）档案收集整理与归档

（1）文书档案

合同类由各地印章管理员收集，经办部门经审批流程通过后，携带《合同审批单》前往盖章，印章管理员凭借《合同审批单》履行盖章，并在《合同审批单》上签字。原则上要求凡是盖章合同，需合同另一方先盖章完毕，我方盖章后，由印章管理员现场负责收回合同原件一份，每月末合同原件连同《合同审批单》移交各所在区域档案管理员处，双方填写《部门档案交接表》办理交接手续。区域档案管理员根据印章管理员移交的合同原件和当月实际发生的《合同审批单》，结合当月钉钉合同审批通过情况，核对并登记未收取的合同，次月由档案管理员负责向经办部门追回合同原件。所有当月盖章合同原件，档案管理员次月必须全部收回到位。

非合同类，由文件相对应的关联部门收集，并移交区域档案管理员，无法界定关联部门的则由区域档案管理员收集，最后整理统一移交档案室。

（2）业务档案

合同类同文书档案合同收集管理办法。

非合同类，但作为同一项目文件，如项目立项文件、实施验收文件、结项报告等由项目部或PMO 于项目结项后移交区域档案管理员，由其整理移交档案室。

（3）会计档案(www.daowen.com)

各地财务部收集，定期移交至区域档案管理员，并由区域档案管理员移交档案室。

（4）人事档案

各地人力资源中心收集保管在职人员档案，离职人员档案由人力资源中心定期移交至区域档案管理员，并由区域档案管理员移交档案室。

（5）基建档案

项目部资料员收集，因基建项目特殊复杂性，基建档案由资料员直接整理实时移交档案室。

（6）设备档案

设备采购部门收集，含前期询价单、订购合同、安装验收材料及后期使用中各种管理与修理、报废资料等，合同类收集同文书档案中合同收集管理办法，其他于实际配置到位后，整套材料移交区域档案管理员，并由区域档案管理员定期移交档案室。

（7）特殊载体档案

实物类：荣誉、资质证书、赠品

此类档案分散部门较多，公司所有荣誉、资质证书、赠品等实物类档案，相关部门取得后第一时间移交行政部档案管理员。由档案管理员确认档案是否需要留存公司或移交集团档案室。

介质类：声像档案和电子档案

此类档案目前只针对活动产物的收集（对内公司年会、战略协调会、经营管理会议等，对外大型研讨会、峰会、交流会等），因此与公司活动本身紧密相连，档案管理员对公司每场活动的举办务必知晓，并予活动结束后及时收取活动整个过程产生的所有档案，同时活动对接部门须在活动举办前通知档案管理员，并于活动结束后打包整套资料给到档案管理员。

3）档案移交

各类档案可以设定不同的移交周期，如表5-29所示。

表5-29　档案移交周期表

4）查档管理

（1）查档形式

本规范所指的查档指档案查阅、借阅和调阅，均指对档案文本即原件的查档。经办部门在移交文本前必须自行留存电子扫描件，各区域档案管理员和集团档案室原则上不再提供扫描件查档形式。

（2）查档权限

①承办人可直接申请查档自己承办档案，及本部门移交人员档案。

②集团本部总经理级及以上可直接调阅集团本部档案。

③子集团总经理级可直接调阅本集团及下属公司全部档案。

④子集团下属公司总经理可直接调阅本公司全部档案。

⑤本部及子集团公司部门查档，须统一走档案查借调审批流程，经相关领导审批后方可查档。区域档案管理员依据《档案查借调审批单》，为经办人调出所需档案，并纸质填写《档案借阅登记表》记录档案查档信息。

（3）查档流程

档案查借调遵循就近原则，查档人须先至各区域档案管理员处提出口头申请，区域档案管理员核实档案存在以及存放地点后，确定档案的具体内容、档案编码，并告知借阅人，由借阅人填写钉钉审批流程，经审核通过后打印《档案查借调审批单》交档案管理员，由档案管理员调出所需档案。

查档人查档原件如存放在非区域档案管理员处，经确认已移交至集团档案室后，由区域档案管理员向集团档案室申请内部调档，同时告知借阅人。集团档案管理员凭借《档案查借调审批单》《调档申请单》，调出档案原件快递至区域档案管理员处。

正常情况下，内部调档工作应在两个工作日内完成。档案调至本地后应及时通知区域档案管理员，由区域档案管理员接收档案并告知查档人，继续协助查档工作，查档结束后，由区域档案管理员收回档案并快递归还至集团档案室。

档案查借阅应于上班时间内为之。

档案现场查档，须集中于指定之处行之，各区域档案管理员提供一相对封闭独立的场所作为临时查档处。

档案如需借出，查档人需按照《档案查借调审批单》的约定时间归还档案至区域档案管理员，如未能在约定时间内归还时，须补办续借手续，但总借阅时间不得超过一个月。借出档案如有急用，档案管理员得随时催还。

（4）查档人要求

查档之档案应妥慎保管，不得遗失、转借、拆散、污损、添注、涂改、更换、抽取、增加、圈点等破坏档案或变更档案内容之情况。档案借调交还时，档案管理员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

档案文本一律存放于档案柜并保持锁闭状态，除档案管理员，任何人不得擅自打开档案柜自行查档。

人事、会计档案，除直接从事该项工作人员可查借阅外，其他区域公司及本部各部门须查阅时，须经相关部门领导批准方可查阅。

经相关领导批准后对所有合同档案进行查阅的查档人必须严格遵守“保守机密、慎之又慎”的原则，不失密，不泄密。

查档人离职或工作变动时，应将所借调档案全部清查归还，并应由其部门主管或上级领导督导其清查归还，如属调用、借调仍在使用尚未归还者，应请档案室打印清册列入职务移交事项，经移、接交人确认无误后，一份送档案室记录保存。

5）档案的销毁

对已失效的档案，应认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经分管领导批准，有专人监督，方能销毁，并在清册上签字。