公司来宾参观接待办法

1.兹为促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密，特制定本办法。

2.参观种类：

（1）定时参观：先以公文或电话预先约定参观时间与范围。

1）团体参观：机关、学校或社会团体约定来厂参观者。

2）贵宾参观：政府领导、社会名流以及国内外各大企业负责人，经公司准许来厂参观者。

3）普通参观：一般客户或与业务有关人员来厂参观者。

（2）临时参观：因业务需要临时决定来厂参观者。

3.接待方式：

（1）团体参观：凡参观人数能在会客室容纳者，均以烟茶招待，否则一律免予招待，陪同人员由管理部协调有关单位决定。

（2）贵宾参观：按公司通知，以咖啡、西点、冷饮、烟茶或其他方式招待，并由公司高级人员陪同或由有关单位招待。

（3）普通参观：以烟茶招待，由管理部或有关部门派人陪同。

（4）临时参观：同普通参观。

4.参观规则：

（1）贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前3日将参观通知单填送各现场管理部门，凭单接待，如事出较急，先以电话通知，后补通知单。

（2）普通参观：由各部经理核准，并于参观前1日将参观通知单填送现场，以利接待，但参观涉及两个部以上者，应比照团体参观办理。

（3）临时参观：由各部经（副）理核定，并于参观前1小时以电话通知各现场管理部办理接待，如参观涉及两个部以上者，应商请管理部协调办理。

（4）未经核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自率领人员参观者，应按泄露商业机密论处。

（5）参观人员除特准者外，一律婉拒拍照，并由陪同参观人员委婉说明。

5.本办法如有未尽事宜，可随时修正。

6.本办法呈报公司核准后公布施行。

接待准备工作规范

（一）约见与接待安排

为领导安排约见是办公室工作中的一项常规性工作。其目的是为了使领导节省更多时间，集中精力，处理好繁忙的公务。约见与接待安排工作的好坏，不仅关系到领导的工作效率，同时也关系到一个单位的公共形象。

1.约见安排的原则和方法

为领导安排约见，既包括安排领导要约见的人，又包括安排因某事要求会见领导的人。

（1）约见安排的原则。

1）根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。领导对自己的日程安排有不同的喜好，安排约见不能打乱领导的常规工作。办公室人员可以通过对领导如何分配时间的观察，聆听领导的工作计划，并据此分析、掌握领导的工作习惯和生活习惯。往往一个人越忙，就越能完成更多的工作，你的领导可能就是那种工作负荷越重就越拼命干的人，故较多的约见并不会导致工作效率的降低，但约见的时间必须加以控制。约见不能安排在领导休假和睡眠时间。

2）要区分轻、重、缓、急安排约见。一般来说，凡是领导安排约见他人，就一定要进行安排，但有人要见领导，就不一定有约必见。办公室人员要在领导频繁的约见活动中，分辨出轻、重、缓、急，根据约见的性质及重要性妥善予以安排。要保证该约的、该见的不耽误，适时安排；不该见的，坚决不约、不见，但必须说明原因，要想办法推辞；该见的，但并不是很急的，可稍缓安排约见。

3）办公室人员应协助领导搜集有关的情况、文字材料等，使领导事先做到心中有数。约见应当是有准备的，越是重要的约见，越要准备好。

4）酌留弹性。这种弹性包含两方面内容：一是指办公室人员安排约见时间要错开进行，不可太紧或太松。每次约见之间留出10～15分钟的机动时间，两个外出约见之间，要留出足够的路上所需时间。二是早期安排的约见，时间不能太确定，因届时也可能会有因情况有变而更改约见时间的情况。

5）办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见。办公室人员要设法及早通知对方。保证准时赴约，不误约，不失约。

（2）约见安排的方法。

1）应当在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约见。注意在领导外出开会或出差回来的当天不要安排约见。尽量不要在每周一的早上和周五的下午以及节假日前安排约见。如果约见安排在上午，时间应该在早上上班后半小时左右，因为此时，不仅办公室已打扫完毕，而且领导往往已安排好一天的工作。

2）电话安排约见。处理电话提出的约见要求，办公室人员先要确认领导约的是否就是来电者要见的人，待对方讲明要求约见的原因后，再作出决定。

电话安排约见时，办公室人员需要核对日历，确认领导在预定的约见时间内没有其他安排。与对方交谈时，要告诉对方约定的时间需要得到领导的确认，待确认完毕后再将领导确认的时间告诉对方。如果对领导是否能确认所安排的约见有疑问，则要告诉对方“如果遇有我目前尚不知道的安排与此次约见时间有冲突时，我会立即打电话通知您”。这样，可以使办公室人员对所有需要加以确认的约见安排留有拒绝的余地。确认后，要及时复电或去函向对方加以确认并按时参加会见。确认函须留一份副本，作为谈话的永久记录存档。

此外，在安排时，要重复定好的日期、时间和地点，同时把它们记在备忘录上，以防止出错。同时要让对方告诉你他是否知道约见的具体地址，如果对方不清楚，则要向他解释明白。要了解每位约见人的电话号码，因为你可能需要打电话向对方确认约见时间，或更改既定的约见。

3）信件安排约见。办公室人员安排约见时，还有一种常见的方法就是通过来往信件安排约见。在处理信件时，要记录一下来函确定的约见时间，发出确认约见的函件也要予以记录。在准备用信函答复对方之前，要先得到领导的确认。一经领导确认，就可以列入约见日程表。

4）制定约见日程表。约见一般要在一周前安排好。为此，办公室人员每周要制定一份约见日程表。约见日程表是安排约见的必备之物，可放在办公室人员和领导的办公桌上。约见日程表的内容要简明、清楚，便于查阅。重要的约见日程表具有一定查考价值，可作为文件保存。因为它从另一个方面记录了单位的一些重要活动。可以把约见人的姓名列入标题，要标出每个约见人的姓名、约见时间、所属单位、身份背景及拜访目的，当然也要将备忘录标注在内，如晚宴时间或去接机等。如果会见地点不在领导的办公室，则要注明确切的地点。约见日程表要一式两份，一份办公室人员留存，一份交给领导，以备查考。办公室人员千万不要认为领导手里有了一份日程表，一周的约见工作就完成了。实际上，领导由于工作繁忙，有时会忘记查看日程表，而耽误约见。因此，办公室人员必须在每一次约见前，再次提醒领导。

2.取消和拒绝约见的方法

（1）取消约见的方法。约见一经确定后，除非万不得已，都不应轻易改变。但因约见是约定在未来的时间，未来是难以预料的，所以遇上意外情况，办公室人员必须根据情况作出相应决定。当对方来电或来函取消既定的约见并提出新日程时，办公室人员必须修改约见日程表，并及时通知领导和有关人员，说明约见已被取消。

当办公室人员必须为领导取消某次约见时，要立刻让对方知道本次约见将被取消。如果用本地电话可以同会见方取得联系，要立即去电通知对方。对于会见人在外地的，要根据确定的约见日期与取消约见的日期的间隔来决定是去函还是打长途电话与对方联系。打电话或去函通知对方取消某次约见时要着重说明：以领导的名义表示遗憾。告知对方约见时间必须改变，用较笼统的词句说明变更原因，提出新的约见日程。同时要记住把领导和办公室人员的约见日程表上需取消的约见进行相应变更。

（2）拒绝约见的方法。拒绝约见不是让领导脱离群众，而是为了保证领导的正常工作时间和保持旺盛的工作精力，因此，掌握正确的拒绝约见方法往往是十分必要的。拒绝约见是一种原则性与灵活性相结合的技巧或艺术，它以既能拒绝约见，又不得罪人为最佳结合度。既要讲究方式方法，又要礼貌待人，妥善处理。

3.不要随意打断领导工作

打断工作如同打断思路一样，领导对别人中断他工作的容忍取决于他的性格及其对中断的判断。因此办公室人员必须完全理解领导充分重视的工作。除非先得到许可，否则领导会客时，办公室人员不要贸然进入他的办公室。大多数领导不喜欢在他与别人商量事情时，有人来打扰他。有时，他会叮嘱你随时用电话来中断会见，而有时他则要求绝对不可打断会见。当你需要凭自己判断且感到无所适从时，则不要去打断领导的工作。

尽量使电话打断领导会谈的次数保持在最低限度。让对方留言或亲自想办法帮助对方解决问题。如果办公室人员不能处理来电，则请对方留下他的电话号码，然后由领导给对方回电。如果因有人在领导的办公室，领导感到不便答复时，则由办公室人员先答复来电。因为领导进行电话会谈时，需要隐秘的环境，并且他不愿占用来客的时间接电话，这样对来客显得不礼貌。

若办公室人员必须递进一个紧急的通知时，敲门后要先说声“打扰一下你们的谈话”，然后悄悄地进入办公室并把通知交给他；或将其放在领导面前。除非必须等待即刻答复，否则应尽快退出办公室。退出时务必再次致歉“对不起，打扰了”。

遇有情况紧急而领导的办公室内又有人时，办公室人员可以把来电者的姓名及来电内容打在便条上交给领导并等待指示。这样，他会根据情况决定亲自复电还是交由你处理。

如果来电是找来客的，办公室人员要让对方留言或把来电者电话号码交给访客，以便回复。办公室人员为来客记录对方留言时最好用打字机打印出来，而不要让客人读你的手写体。在留言的下面签上自己的名字和时间。

如果对方坚持让来客听电话，办公室人员则要把情况通知给客人。进入办公室或会议室时，要对打断会谈表示歉意。办公室人员可以通知来客来电者的姓名，并征询客人是否愿意到你的办公室去接电话。如果房间内有几位来客，则要把留言条交给来电者要找的那位客人并等候他的回复。如果来客不去接电话，则告诉办公室人员他会晚些时候给对方回电，办公室人员把客人的意思转告给来电者，同时向对方索要电话号码，并把该号码打在为来客准备的电话记录上。

4.结束约见的方式

一个超时的约见有可能要影响全部日程安排的约见，给许多来客造成不便并给他们留下效率低下的印象。因此办公室人员要按照领导的要求，帮助他结束约见并请超过会谈时间的来客离开。

对于那些长时间逗留且丝毫没意识到用去大量时间的来客，大多数领导都善于运用结束约见的技巧。他们会感谢客人的到来，起身并小心致辞，使来客明白约见结束了。不过，有时领导也要靠接待人员帮助他摆脱那些喋喋不休的访客。办公室人员可以事先与领导商定如何协助领导结束约见，注意一定要遵照领导的习惯。当领导的约见日程排满时，办公室人员要注意控制约见时间。按照与领导商定的方法，谨慎地打断会谈。

当下一位客人按时来访而仍有人在领导的办公室内，在办公室人员已获准打断约见的情况下，可按下列所述的三种方式提醒结束约见：

（1）把来客的名片或将来客的姓名及到达时间打在一张纸片上，递给领导而无须说话。

（2）进入领导的办公室并通知他客人已到，但不要具体涉及是哪一位约见人。“对不起，您三点约见的客人到了，我能告诉他您很快即可见他吗？”

（3）用内线电话通知领导，特别是当办公室人员觉得领导不想催促客人的时候。每隔10分钟一次，积极建议结束约见，使你的领导在客人面前只需回答“是”或“否”而不必说出自己的意见。(www.daowen.com)

当领导无法摆脱来客时，办公室人员一定要清楚他期望你为他做些什么。他愿意让你以什么样的语气来中断会谈。有些办公室接待人员经常假借领导还有其他约会来暗示客人。

但只要认真考虑，就能够想出更细致、更有效的方式来中断会谈，而无须编造借口。比如递进办公室一个便条以提醒领导待做的工作，而不必多言。也可以用内线电话打给你的领导，让他有机会说：“我们的会谈马上结束”或“再过五分钟左右”，虽然是一个极简单的回复，却给领导一次机会，使正在约见的客人察觉到气氛的变化，从而促使访客告辞。如果领导愿意继续会谈，他肯定用你所明白的方式答复你，约见将延长一会儿。

如果必须提醒领导一个在他办公室以外的约见，除了要用提醒的方法作为结束约见的手段外，还要注意不要暴露领导下次约见的地点和人物。

无论是办公室人员亲自出面还是通过电话打断会谈，都是办公室人员所能采取的行动，其目的都是为了按照领导的意图，催促客人离去。如果这样客人还不理会的话，就只能由领导亲自来结束会谈了。

（二）接待规格

接待应根据来客的情况确定规格，当然接待的态度要求都是一样的，这里说的规格主要指接待的条件及领导的陪同。接待规格过高，影响领导的正常工作，接待规格过低，影响上下左右的关系，因此要了解接待规格。

1.高格接待

高格接待就是陪客比来客职务要高的接待。大致有这样几种情况：①上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见；②兄弟单位领导派员到本单位商谈重要事宜；③下级同志来访，有重要事宜要办等，这都要本单位主要领导出面作陪。

2.低格接待

低格接待是陪客比来客职务低的一般接待。这在基层单位较为常见。大体有以下几种情况：①上级主要领导部门或主管部门领导来本地视察，搞调查研究；②老干部故地重游，这种接待主要是安排好食宿交通工具、陪同及引导人员；③老干部和上级领导路过本地，短暂休息；④外地参观团。上述几种情况，接待不可兴师动众，本单位一般领导出面看望一下即可。

3.对等接待

对等接待即陪同与客人职务、级别大致一样的接待，这在机关接待中是最为常见的。客人来的是什么级别，本单位也派什么级别的同志陪同，本单位较高层次的领导看望一下即可。接待的规格一般由本单位办公室负责人来定。

（三）全面准备

客人到来之前主人要做全面的准备，一般的准备是：

1.洒扫门庭

无论是机关、单位还是家庭个人，若有客要来，都要把院子、屋内清扫一遍，把各种用具摆得有条不紊，不要给客人杂乱无章的感觉。洗净茶具，整理好房间和会客室。

2.烟茶糖果

如遇重大节日，外单位到本单位慰问走访或到家庭做客，主人应事先准备好香烟、糖果、茶叶，并把开水准备好。

3.仪容整洁

主人要给客人一个好的形象，注重仪表修饰，自然大方、干干净净，这样也是对客人的尊重。特别是夏天，会客穿着也要适当讲究，不能穿裤头、拖鞋、背心，更不能光着上身。

4.欢迎标语

在机关单位若有重要人物来访，可以书写几条欢迎标语渲染气氛。欢迎标语要用红纸，字体要工整、美观。

5.接站准备

机关组织重要的接待，要根据客人乘坐的车次或航班等派好车辆准备到车站、码头或机场迎接。如是未见过面的客人，可提前写好“××接待处”或“接×××”等的牌子，放在旅客出站口。

客人接待程序与规范

（一）引导客人

1.乘车引导

在车站、码头、机场或其他地方接客人时，应有礼貌地问清楚客人的有关情况，不要接错了人。接到客人后，应主动地打开车门，以手致意让领导和客人先上车，自己后上。

乘车的座位也有讲究，一般的顺序是：后排右座为最上，后排左座为次，前排司机旁座位为下。应请来宾或领导坐在后排最右座的位置上，陪客坐在来宾的左侧，如果有两个宾客，陪客则应坐在前排司机旁座位。让客人上车时，应让客人从右边门上车，陪客不要随客一齐上车，等领导和来宾坐稳后关住右边的车门后再从另一个车门上车。车到目的地后，陪客应先下，为领导或客人打开车门，请他们下车。

2.行路引导

陪客走路也有个顺序，一般是走在前右边的位置为上，应让客人在自己的右侧，以示尊重。如果是前排三个人，中间为上。如自己是主陪，应并排走在客人的左侧，不能落后，如果自己是陪访随同人员，应走在客人和主陪人员的后面，不能并排或在前面。随同领导外出，一般应走在领导的两侧偏后一点或后面。走路时，步调应和领导或客人保持一致。

客人下车后，引导走路时，如客人手提有公文包或其他东西，可以说帮客人提一提，如果客人执意不肯让提，也不可勉强。如果距离较远，走的时间较长，不要闷头各走各的路，要讲一些比较得体的话，如介绍一些风土人情、名胜古迹或本单位的一些情况等。

3.楼内引导

当走到拐弯或楼梯的地方，要伸出一只手来指方向，并有礼貌地提示朝哪个方向走。乘电梯时，如有专人在电梯服务，应让客人先进，到达时，应让客人先出。如电梯无人服务，应自己先进，再让客人进，到达时，则让客人先出。走到会客室门口，应告诉客人：“就是这里，请进！”陪客先把门打开。会客室的门开与关也要注意礼貌。门是向外开时，应把门拉到自己身边，让客人先进。如果门是向内开，陪客应把门向内推，自己进去，并用手抓住门不让其来回动，让客人进去。

（二）握手

宾主见面，第一礼节就是握手。握手是最常见最普通的礼节形式。要亲切握住对方的手，一般握一下即可，并且要自然大方，不可懒洋洋，有气无力地伸出手去，握手时不必同时弯腰。一般情况下手不要握得太紧，不要长时间握住对方的手，也不要抓住对方的手使劲摇动。男士与女士握手时，应等女方先伸手，往往只握一下女士的手指部分，如果女士不愿握手的话，也可以微微欠身鞠一躬。

握手有先后顺序，一般是：先由主人、年长者、身份高者、女士先伸手，客人、年轻者、身份低者先问好再握手。军人在握手时，下级应向上级先敬个礼后再握手。人数多握手时，注意不要交叉，要待别人握完再伸手。如戴手套和帽子在握手前应先脱下手套，摘下帽子。戴手套与人握手是很不礼貌的，伸左手也是不礼貌的。握手时要注视对方，微笑致意，不要漫不经心地看着第三者握手，这是失礼行为。在社交场合，无论是谁伸出手，都是友好、问候的表示，应该上前握住，拒绝握手是很不礼貌的。如果对方手里正拿着东西，腾不出手来，也不可主动上前握手，这样会使人家手足无措，显得尴尬被动。

（三）身份介绍

身份介绍有两种情况，一种是自我介绍，一种是引见介绍。

自我介绍一般是小型的会见，或者是主宾两个人的会见。客人应先介绍：“我叫×××，是×××单位的。”主人应马上接下来说“久仰，久仰”，然后主人再作自我介绍，自我介绍之后，双方握手，落座。

引见介绍通常是由第三者、陪同人员及秘书介绍，引见介绍时应注意两点：一是有礼貌地以手示意，但不要用手指指点，应简要地说明被介绍人的所在单位、职务及姓氏，如“这位是某某大学校长×××同志”。二是引见介绍的顺序，一般是先把身份较低、年纪较轻的介绍给身份较高、年纪较大的人，把男士先介绍给女士。如果是几位客人同时来访，应按职务高低依次介绍，职务相同时，应先介绍年纪较大的。

（四）交换名片

主宾见面时有名片的可以交换名片，免得做过多的口头介绍。名片上印有工作单位、姓名、职称、职务、社会兼职及地址等情况，一目了然。当对方向你递交名片时，要伸出双手恭敬地接下，或用盛名片专用的盘子接下，不可用单手去接对方的名片，那样会给人轻率无礼的感觉。接过客人的名片后，不能随便丢放一边，要谨慎地有礼貌地端详名片，确认对方姓名和单位的名称，并且很惊讶地读出：“啊，您就是大名鼎鼎的×教授，久仰，久仰！”接过对方的名片之后，也不能拿在手里翻过来覆过去，这样会使对方感到窘迫、给对方留下粗鲁，缺乏涵养的印象。接了名片应把对方的姓名记住，这样在交谈中经常呼出对方的姓氏职务，会增强亲切感。谈话完毕，在对方要离去的时候，客人的名片要收拾好，不要随便放在桌上。

外宾接待工作规范

（一）迎送

在国际交往中，对外国来访的客人，通常均视其身份和访问性质等因素，安排相应的迎送活动。在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥当安排各项礼仪程序和活动。这是外宾进入国门后的第一项正式活动。在外宾结束访问离开时，则要给予热情欢送，使访问得以圆满结束。

（二）会见与会谈

在国际交往中，会见与会谈是一种十分重要的交往方式。它既具有礼仪性，又具有实质性。它有广泛的适用范围，可以在不同的层次和不同方面的人员中进行。

（1）礼节性拜会。一个国家的代表到另一个国家访问，在抵达并安顿就绪后，前去拜会东道国的主人。一个国家的使节，在赴任到达驻在国并递交了国书之后，分别拜会驻在国的有关官员和驻当地的各国使节。这种拜会具有较大的礼仪性，一般称之为礼节性拜会。

（2）回拜。在礼节性拜会之后，主人又到客人住所回访，以表示相互尊重友好之意，即为回拜。

（3）正式会谈。是双方就实质性的问题，交换意见、进行讨论、阐述各自的立场，或为求得某些具体问题的解决而进行的严肃而正式的会谈。正式会谈一般是在双方身份相当的人员之间进行，由有关人员参加。

（4）接见。由国家领导人或高一级的官员出面会见来访者叫接见。

（5）召见。驻在国的高级官员，因某些事务或交涉，主动与有关国家的使节前来会见，称之为召见。

（6）访谈。领导人或高级官员接受记者或其他新闻媒体人员采访，发表谈话或回答问题，称为访谈。

（7）辞行拜会。常驻使节离任前，拜会驻在国政府官员、有关人士和其他国家驻当地使节，向他们告别，称之为辞行拜会。临时出国人员离开访问国时，也可视情况以适当方式向东道主告别。