编者提示：本文书管理规范，主要是针对机关、事业单位编写的，但从内容来看，依然十分适用于企业，对企业办公室工作人员来说，是非常有参考价值的。

（一）文件签收规范

签收，是指收到文件后，收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，以示收到的行为。其目的是明确交接双方的责任，保证文件运行的安全可靠。签收是收文处理的第一道环节，包括“收到”、“签名”两层意思。一般由办公室负责文件处理工作的人员承担。

签收有两种情况：一种是不接触文件内容，只点收多少信封或文件包，即通常所说的“外收发”；另一种是逐份清点接收文件，即通常说的“内收发”由文件处理部门来做。

签收主要有三种方式：

（1）签字。机关各部门之间交换文件，收方的办公室主任应在对方的送文簿上签字。

（2）盖章。接收邮局和机要通信部门送达的文件，收方的办公室主任除在文件投递单上签字外还要加盖公章。

（3）收条。收方办公室主任在接收文件时，亦可向发文单位出具收条。

清点收件总数与清单上是否一致。如有不符，在未查明原因之前，可暂不签收，待送文单位查明原因后再予签收，以防出错。

（4）清点时，如遇几种不同的文件装在一起，首先要按文号区别开，注意有无夹带其他文件或缺少文件的情况。

（5）接收时要逐页清点，注意有无缺页。

（6）经清点、检查无误后，方可在送件簿或清单上签上收件人姓名和收到日期。签名要用钢笔或毛笔，不能图省事，要签姓名全称，字迹清晰、易于辨认。时间一般注明收到月、日，特急件应注明几时几分，以备查考。

收发室人员与文书人员交换信件时，使用簿册的登记项目要尽量简化通用，只包括月、日、来件单位、来件编号、送交单位、签收人即可。因为签收是文件处理过程中最常见的工作，交换时无须登记文件的标题，只需记个编号就可以了。

（二）文件拆封规范

拆封也叫启封，指对装有文件的信封或文件包拆开，并取出文件的过程。拆封是办公室人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不得擅自拆封。

拆封应注意以下几点：

（1）拆封之前要对所有来件——经过签收和未经签收的（平信）进行分拣，即按信件不同来源进行分类。大机关单位一般有专人分类管理收文，小机关单位虽有一人管理，但分类后再处理也比较方便。分拣的同时，要对来文进行确认，注意拆封的范围。凡私人信件、信封上标明“亲启”、“亲收”字样的，应送标明的收信人拆封。绝密件，一般由办公室主任拆封，有的可授权一般办公室人员拆封。如系误投，应及时退回来件单位，以免误事。

（2）拆封时要认真细致，注意保护封内文件的完好。拆封最好使用剪刀，不要用手硬撕。封筒内文件少时，可先将封筒立起，将文件顺到一端，然后从上方剪开；封筒内文件多而不便在封口处下剪的，可顺着封筒的侧面慢慢剪开。

（3）注意把封内文件倒净。对有文件清单或回执单的，要认真核对；对没有文件清单或回执单的更应认真检查，防止文件或附件、单页遗留在封筒内。如封筒内未装文件，要及时与发文单位联系，查明原因。

（4）取出的文件要单独放置，不要与处理过的文件或其他文件混放在一起。在文件没有登记前，不要让无关人员乱动或取走。

（5）检查文件上的主送（包括抄送）单位、来文单位与封皮所写是否相符。如不相符或无法判明时，应把封皮附在文件后面备查。

（6）来件如未装订，拆封当时就要整理好，以免一个完整的文件误分两处。

（7）来件封皮的保存利用。拆封后，一般不必保留封皮，但要尽可能把来件封皮集中保存一段时间再行销毁，以备万一发生差错时，重新检查之用。对于印有来件单位详细地址、电话号码、邮政编码等的封皮，可以剪贴下来，分类成册，以备今后联系时使用。

（8）属于群众来信的，应将信封别在来信的后面一并处理。属于第一次发生工作联系的，应将信封上的对方地址、电话号码记下来，以便联系。

（9）封内装有回执单的，应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位。

（三）文书拟办工作规范

1.拟办的概念

拟办是指办公室主任对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及的事项提出初步处理意见，供领导批办时参考。

机关收文中，并非全部需要拟办。对于以往有明确的固定颁发范围和处理办法的文件，以及一般性简报、刊物、资料等，可以按已有的规定和惯例分发处理。需要拟办的文件，主要有以下三种：

（1）上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件。

（2）本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件。

（3）平等机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。另外，有些重要的机密性较强的资料、刊物以及所属部门和下级机关主送本机关的情况报告，虽然不需办理，但也要提出分发意见，征得主管领导同意后方可分发。

拟办工作是一项很重要的工作，它是发挥办公室主任在文件处理中的参谋助手作用，节省领导工作时间的有效措施。

2.拟办意见

拟办的直接结果是形成拟办意见，即拟请领导批示的文件，先由办公室进行详尽研究，提出处理意见，并附有关参考资料和背景材料。有几种方案的还须分别说明利弊，供领导抉择。

拟办意见是否准确恰当，对领导批办、文件执行和机关工作效率有直接影响。为此，要努力吃透所要拟办文件的内容和需要解决的问题，根据不同问题、不同要求和不同情况，分别提出具体的切实可行的拟办意见。

（1）对上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示、由哪个部门承办以及送哪些领导和部门阅知的意见。对上级下发的阅知性文件，也应根据文件内容提出分发意见。

（2）对本机关所属部门及下级机关主送本机关的请示性文件，要根据所请示的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。对涉及面比较广，内容又比较复杂的请示性文件，要根据具体情况，提出不同的拟办意见，不要按一个模式都写成“请××同志阅示”、“请××同志批示”。

（3）在处理请示性文件时，常常会遇到多头主送、越级上报的问题，此时应根据不同情况分别处理。对多头主送的请示，要看请示的问题是否属于本机关职责范围，如确属本机关职责范围的事，应按来文机关的请示提出拟办意见，对不属本机关职责范围的事，可根据需要办理的事项、商洽的问题，提出应由哪位领导审批或由哪一部门承办和如何办理的拟办意见。

（5）若来文请示的问题需要几个部门承办，在提出拟办意见时要写明主办部门或主办人，并请主办部门牵头与其他部门商办。

（6）对一些难以提出拟办意见，或认为所提意见没有把握时，应先与来文机关或有关部门联系商洽，确有把握时再提出拟办意见。

（7）对承办部门提出处理意见后转回来的文件，应根据承办部门所提意见和要求再次提出拟办意见。

（8）提拟办意见要注意把好政策关。

（9）拟办意见的表述，文字要准确，观点要鲜明，书写要工整，并且要简明扼要，使人一目了然。拟办意见要写在“文件处理单”上，切不可在文件上随意乱写。

（10）为使领导准确地批办，拟办意见要随同有关资料、政策依据和背景材料一并呈送，供领导批办时参考。

3.阅文

办公室主任要对来文提出恰当的拟办意见，首先要认真阅读文件，全面了解文件。不能看看文头，瞅瞅文尾，就提拟办意见。一般来说，阅文时要弄清下面几点：

（1）看清楚来文的主送和抄送机关，了解该文件的来龙去脉，掌握已发或应发哪些领导和部门。

（2）根据文件标题和内容，确认来文是请示性还是报告性文件，文件中提出了什么问题，是否需要办理。

（3）对请示性文件，要弄清由谁或哪个部门承办，应由哪位领导人批示，需要哪些领导和部门阅知。

（4）弄清文件的密级和急缓程度。对未标明时限要求的，也要根据文件的实际内容，判定时限要求，以便分清急缓，避免误事。对标明绝密的文件，要按绝密文件的处理规定办理。

（四）阅文送呈工作规范

办公室收发员收到文件后，需要了解一下文件情况，以便采取不同办理方式。

（1）了解文件内容，拟出分发意见。

（2）了解紧急程度，如是急件，做急件传阅处理。

（3）了解机密程度，掌握阅读范围。

（4）会议通知，要了解会议的时间地点，视具体情况可采取先批后办、先办后批或复印同时进行的办法处理。总之，办公室收发员要根据不同文件的不同要求处理收到的来文。

1.注传法

注传法即注发与传阅有机结合的一种发文方法。此法适宜处理上级来文，上级来文一般有固定份数，固定分发某些单位或个人。这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并根据文件内容在该份文件上签署注发意见。注发意见，一般写批给需要承办或了解该文件精神的有关单位（或个人）。办公室收发员要先拿出初步意见，再交办公室主任注发，以减轻办公室主任的工作量。注发可与传阅单连在一起，即“注发传阅单”，注发人同时签传阅范围（单位或个人），一式两用。

2.存注法

存注法，是把存档和注发有机结合起来的一种方法。这种方法适宜于处理下级报送的情况、资料。下级报来的情况、资料，一般不予传阅，分发给有关领导和部门，然后，交办公室主任注发，一份自行留存。

3.阅注法

这是处理下级请示、报告的一种方法。需要有关领导批示处理请示报告，收发员登记后，填写“阅办单”，请办公室主任拿出拟办意见，然后连同请示、报告一起送有关领导批示。阅办单一定要填写详细，送批要及时，对领导的批示要弄明白，以备答复有关单位的询问。

4.拟办批示

将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对请示、报告中提出的问题需要拿出初步意见供领导参考。如果情况摸得透、看得准，可拿出一个比较肯定的意见；如果看不准，可同时拿出几个意见，供领导斟酌。

（1）拟办批示前，弄清下列情况：弄清文件讲的是什么事情；文件提出的问题，是否需要办理，什么时间完成，有什么要求；文件内容是何人、何部门主管；文件的内容与何人、何部门有关系；文件的内容需要何人、何部门了解；文件的缓急要求、机密程度等。

（2）拟办意见。拟办意见应做到简明扼要，阅批对象准确。

（3）送批后处理。文件经办公室负责同志提出拟办意见后，即可进行处理。

5.摘要注办

收发员应把收文处理的主要经过和处理结果在文书处理单上作简短的注明，以备日后查考。发复文或电话以及当面答复交代的，应注明复文号或交代的人员、地点、时间、主要精神等。

注办是一项容易被忽视却十分必要的工作。因为文书处理人员经手处理的事情很多，天长日久，很难件件都记得十分清楚，而且若人员分工调整或变动后，接办这件工作的同志不易弄清过去文书处理的具体情况，遇到需要查考或领导询问时，就会手足无措。

（五）文件请办工作规范

1.批抄法

批抄是收文处理工作用语之一，包含“请批”和“抄发”两层意见。批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题，它包含在拟办中。

批抄工作应注意以下几点：

（1）仔细阅读文件，弄清文件是否需要办理、办理的时限要求及密级，以便按要求及时、准确、保密地办好文件。

（2）对需要办理的文件（包括需批准、批示、转发等），根据内容和领导分工，提请主管领导批示；需要职能部门办理的，则根据其职责分工，直接注请有关部门处理。

（3）本着“方便工作、有利保密”的原则，确定抄发（分送）范围。

（4）对需要办理的文件适时进行检查和催办，以免误事。

2.加抄法

加抄亦称加发，指来文经过批抄分发之后，又要增发某些单位和个人。加抄的原因大体是：

（1）原来批抄时考虑不周，漏抄了某些直接有关的单位或个人。

（2）因为情况发生变化，需要批发给原来没有抄送的某些单位或个人。

（3）领导阅后批示要发给某些单位或个人。

加抄是收文处理过程中的补充程序之一。

3.请办法

请办法是指经授权的文办工作人员将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门办理。请办是拟办意见的一种，可在文件上注明“请××办理”、“请××阅示”，并加盖公文处理章。

请办工作的程序是：

（1）仔细阅读原文，确认是否需要办理，主要解决什么问题。

（2）根据职能部门的业务分工，确定由哪个部门办理（拿不准的，可先用电话联系）。

（3）涉及几个部门办理的事项，需请一个综合部门牵头，以便协调。

（4）在文件左上角注明“请部门办”或“请××部门商、××部门办”。

（5）注意及时催办和落实。

4.请批法

请批是文书部门将收文送请领导批办。请领导批办文件，一般要附上公文处理单，由领导批示具体意见。请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。

请领导批办文件，要向领导提供背景情况，供批示时参考。如果来文同本机关、其他机关以前发的文件有关，应将有关文件一并附上；如果来文机关以前请示过同类问题，应将过去的来文和处理情况找出附上；如果有关领导人对来文所提问题作何种批示，最好仍请原领导人批示，若原领导人不在，必须请另一位领导批示时，应将原领导人批示意见附上或写上，以免前后不一致。请领导指示，一般来说，有三种情形、三种写法：(www.daowen.com)

（1）经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级请示问题如何解决有了一个具体处理意见，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种或两种以上的处理方案，可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。这种情形可以在公文处理单上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。

（2）提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。这种情形可以在公文处理单上写上，“请××同志批示，拟请××部门办理”，或者“请××同志批示，拟以××部门主办，会同××部门处理”。

（3）对重大问题不便发表意见的或者不能确定应该由哪个部门承办的，则在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。

5.批办法

批办是收文处理过程中的一个重要环节。批办意见的正确与否，恰当与否，直接影响文件准确、及时的处理。怎样进行批办，要视文件的内容而定。一般来说，需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法：一是先批请单位领导人阅示；二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门即主办单位，避免互相推诿，造成拖延和积压。对紧急重大和有疑难问题的文件，应首先请机关领导人阅示，然后再按领导指示办理。阅知性文件，根据文件内容批明需阅知的领导、部门和范围即可。

批办意见没有固定不变的格式。一般来说，对必须办理和答复的来文，批办时，用比较肯定的语气。如“请××办理”、“请××批示”、“请××审示”等。这类批办意见，承办部门或承办人必须提出答复意见。不能办理的，要说明原因。对有些文件，批办人也可以提出原则性的办理意见。

对于虽提出问题，却并非必须予以答复的来文，批办时则不必用肯定语气。如有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于可办可不办的范围。

掌握的原则是有问题就答复，无问题就无须答复。批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。这类批办意见，常用于阅知性工作。

（六）文件传阅工作规范

传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件。它是解决文件数量少而应阅人员多的方法。有时为了使领导之间或部门之间相互了解各自对某文件的看法、意见态度，也采用传阅办法，因此传阅也是机关领导处理事务经常采用的一种方式。这项工作在文件处理工作中占有很重要的地位。文件传阅工作一般由办公室负责文件处理的人员承担，在较大机关，由于传阅文件较多，往往确定专人负责。

文件传阅，不仅是为解决文件数量少、需要看文件的人员多的矛盾而采用的一种方法，事实上它已经成为领导处理事务、互通信息的一种有效方式。

目前，各级机关文件传阅，主要使用以下几种办法：

（1）分送传阅法。它是指由办公室负责文件处理的秘书人员和专职负责传阅的人员，将需要传阅的文件直接送给应阅人员的一种方法。其办理流程是：先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。应阅人相互之间不横传文件，均由秘书人员采用一送一退的办法直接传阅。

（2）集中传阅法。这种传阅办法是利用单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅文件集中传阅。这项工作常常由负责组织会议的办公室主任来承担。为了不影响领导学习和开会，传阅尽量利用会前或会后进行。文字较长的文件，不宜采用这种办法，以免影响领导开会。利用会议传阅文件，可使那些急而短的文件，得到很快处理。

（3）设立阅文室法。有条件的机关，应建立机要阅文室，由办公室秘书（文书）工作人员管理，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名，便于管理人员掌握谁看了、谁还没有看，防止漏阅。

（4）横传法。又称“接力式传阅”。即文件从秘书部门送出后，第一应阅人（甲）阅后再传至第二应阅人（乙），传阅文件像接力棒一样逐次传递，直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。这种传阅方式走的是直线，减少了中间环节，因此可以加快传阅速度。其缺点是容易失控，因而只有在特殊情况下，比如时间紧迫、两个阅文人办公地点又比较近，由中心点周转不如由两个阅文人之间直接交接来得快时，方可进行横传交接，阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室及时掌握文件的去向。

（5）回传法。后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导通报，这个倒流传阅的过程称做回传。回传是文件传阅工作中的一种重要的、不可缺少的形式。

（6）专传法。由专人将传阅文件送给有关领导审批的过程称为专传。这种传阅方式只有在两种比较特殊的情况下采用：一是特急件，二是绝密件。指定执行专传任务的人应是头脑清楚、办事谨慎的秘书工作人员。他的职责是严格按照限定的知密范围，亲自将特急件或绝密件按指定时间迅速送达有关领导阅处，坐等领导阅完后马上送其他领导，直到传完为止。采用专传方式既可以减少中间环节，节省时间，大大加快传阅速度，避免费时误事；又可以缩小范围，保证文件安全。

（七）文件催办工作规范

催办，是指文件处理过程中的催办。催办工作从广义上来说，是对上级领导机关和领导的指示、本机关所作的重要决定和领导交办的事项以及机关所属部门和下级机关的请示等项在承办落实过程中的查询督促工作。它是避免积压，加速文件运行的手段。

通过催办，不仅可以提醒承办部门及承办人员在规定的时限内把事情办完，而且可以使单位领导及时了解文件承办的进展情况，保证圆满完成领导批办的事项。党政机关建立和健全文件催办制度，对克服官僚主义，提高工作效率，保证党和国家各项方针政策的贯彻实施，都有重要的意义。这项工作虽然十分重要，但却往往被人们所忽略。有些办公室文件送出后就算完事大吉，对文件承办情况不闻不问，结果使有些文件长期积压在公出、请假人员手里，误时误事。这个问题，目前虽已引起各部门的重视，但仍是文件处理工作中的一个薄弱环节。办公室主任应在催办工作上狠下工夫。

催办工作一般都由负责文件处理的秘书人员承担。在较大机关，由于催办的文件较多，涉及面广，也可以配备专职的催办人员。

1.催办范围

文件处理过程中的催办，是指在需要办复文件的承办过程中的督促检查工作。它的具体范围应当包括：

（1）上级机关主送本机关并需要具体实施、贯彻执行的文件。

（2）所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。

（3）平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务需办理或答复的函件。

文件处理工作中的催办工作包括两个方面：一是对内催办，就是对本机关内部承办文件的情况进行督促催办；二是对外催办，就是对本机关发往其他机关并需回复的文件进行催办。办公室催办工作的重点应放在对内催办上，对外催办一般可由机关主管业务部门负责。

2.催办方法

目前，机关办公室进行文件处理催办工作主要有电话催办、发函催办、登门催办和请承办部门来人汇报四种方法。

（1）电话催办。电话催办比较简便易行，负责催办的办公室人员直接打电话给承办部门或承办人，询问、了解文件承办的情况，并将什么时间打的电话、接话人是谁、办理情况等记录在催办登记上，以便下次催办。

（2）发函催办。负责催办的办公室人员通过书面形式发函给承办部门或承办人，督促和了解承办文件的办理情况。

（3）登门催办。负责催办的办公室人员亲自到承办部门面对面地了解和询问文件的承办情况，督促尽快办理。

（4）请承办部门来人汇报。对于一些重要而又紧急的文件，机关领导要直接了解承办情况时，办公室可请承办部门派人来汇报。这种办法不常使用，也不宜多用。

3.催办要求

催办工作直接关系文件处理速度与机关工作效率。要做好催办工作，必须做到以下几点：

（1）重视催办工作。

在较大机关的办公室要设专人负责催办，在一般机关也要有人兼管。

（2）健全催办制度。

办公室在催办工作中要根据文件的具体情况，对承办部门分别提出办理时限要求。一般来说，紧急文件要在当日内办理完毕，一般文件也不能超过一周。

（3）催办文件要有登记。

办公室对需要催办的文件应当单独进行登记，做到心中有数。翻开登记簿，一目了然，便于催办，避免遗忘。登记的方法主要有两种：一是利用收文登记簿兼作催办登记簿；二是可以在收文登记簿上分出一部分账页专门登记催办性文件。

（4）加强催办检查工作。

办公室要定期对需要催办的文件进行检查。对尚未办完的文件，要加强催办，并将催办检查情况及存在的问题尽快向主管领导汇报。要做到件件有着落，事事有回音，防止漏办。

（八）发文处理工作规范

1.发文的内容

发文主要包括七个方面：一是请示文件；二是批复文件；三是向下发的指导性文件；四是向上级机关反映本地区或本部门工作或情况的报告及对上级机关交办事项的回复；五是对平行机关（包括不相隶属机关）商洽工作的问函或复函；六是代上级机关翻印或转发的文件；七是机关编印的简报、刊物。

2.行文及其要求

行文是以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程。各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关的行文分为下行文、上行文和平行文三种。行文应注意：本着精简文件的原则，严格控制发文数量范围，可发可不发的不发；除特殊情况外，一般不越级行文；不相隶属机关，不应以隶属关系行文；不要重复行文；行文应有主次，注意分清主送与抄送机关；联合行文的机关应是同级机关。

3.发文处理

发文处理工作做得如何，直接影响机关的工作作风和工作效率。办公室应引起重视，扎扎实实地做好这项工作。

文件从拟稿（翻印、复印）到发出的整个运行过程称为发文处理。发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。具体环节主要有拟稿、核稿、会签、送审、签发、登记、编号、印制、分装、投送等。在实际工作中，有的机关常常根据上级要求，向所属机关或下级单位翻印转发和直接代发上级文件。发文处理的程序，可划分为成文阶段和发放阶段。成文阶段包括拟稿、核稿、会签、送审、签发、印制六个环节，也就是办公室从拟稿到印制或打印成文的过程。发放阶段包括登记、编号、分装、抄送四项工作，也就是秘书部门从文件登记到发出的过程。

发文处理同收文处理一样，也是办公室工作的重要组成部分，是机关领导贯彻执行党和国家的方针政策，具体实施领导的重要方式。

4.拟稿五要领

拟稿即起草文件的初稿或草稿。初稿或草稿供修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件拟稿一般一次形成，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。

一个机关或部门制发文件，是在两种情况下形成的：一种是被动制文，就是针对本机关收文而被动形成的文件，如对下级请示的批复，对平级或不相隶属的机关来函商洽工作、询问事项的复函，应上级要求所作的报告等，这类发文可视做是收文处理工作的继续；另一种是主动制文，就是根据本机关工作需要而主动形成的文件，如向上级的请示、报告，向下级部署工作的决定、通知、命令、指示，向平级机关商洽、询问事项的公函等。

这里仅对拟稿时或拟稿后应该掌握或注意的问题作简要说明。

（1）在文稿前边要用公文稿头纸。一般机关都备有公文稿头纸，拟稿时一定要逐项填写清楚。公文稿头纸的格式，一般包括标题、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、联系电话、单位领导签字、有关部门会签及签发等。

（2）文件发送范围要写得明确、具体。一般有三种情况：一种是单称单位，即发给一个或几个单位，可以把单位名称明确写出；另一种是全称单位，即发给全部所属各个地区、各个部门。

（3）拟稿人要把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后面。

（4）批转报告也是发文的一种形式，一般在拟好报告的文稿的同时，代拟批语，然后将报告稿和批语文稿一并送领导机关核发，不必像一般工作报告那样先将报告编号、打印，经机关领导指示后才另批批语，以免费时误事。

（5）主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及其他部门的问题，要送请其他部门会签。文稿几经审核，修改校对，若出现文句不通等，要打印校对后再送审。

（九）文件签发处理规范

签发是指机关或部门领导人对拟以本机关或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见。签发是文件形成的最后一个关键性环节。文件经过领导核准签发后即已生效。签发人是代表一级党委或政府或部门行使权力的，对文件从政治到文字上都负有完全责任，应以高度的责任感行使好这一权力。签发是领导履行职权的一种形式，因此，签发人只是对自己职权范围内的有关文件有权签发，不得越权签发文件。文件法定签发人因公外出，可以授权或委托其他负责人代行签发。各个机关部门一般都应根据自己的具体情况制定有关文件审批签发权限方面的规定。

下面就一般情况下比较普通的一些做法作一说明。

（1）各级党政领导机关，凡以党委或政府名义发出的内容比较重要、涉及面较广、对全局工作有普通指导意义的公文，由党委或政府的正职或主持日常工作的负责人签发；党委和政府联合发文，分别由党委和政府的正职或主持日常工作的负责人签发。

（2）各级党政领导机关，凡以党委或政府名义发出的属于某一战线、某一方面工作的文件，由党委或政府主管该方面工作的负责人签发；党委和政府联合发文，分别由党委和政府的主管负责人签发。

（3）以党委或政府名义发出的公文，已经由党委或政府会议讨论通过的发文稿，由党委或政府的主管负责人签发，有些发文稿也可由秘书长或办公厅（室）主任签发；属于事务性的发文稿一般由秘书长或办公厅（室）主任签发。

（4）以党委办公厅（室）或政府办公厅（室）名义发出的属于办公厅（室）职责范围内工作的发文，则由办公厅（室）主任签发。如经党委、政府两个办公厅（室）联合行文的，则由两个办公厅（室）主任分别签发。如办公厅（室）的发文内容比较重要或者超出了办公厅（室）的工作职责范围，其发文需经党委或政府主管的负责同志签发。如需两个办公厅（室）联合发文，也应由党委和政府主管的负责人分别签发。

（5）业务职能部门代替上级党委或政府起草的发文稿，应由业务职能部门的领导人审核签署意见后，由上级党政领导机关负责人审定签发。

（6）各级党委或政府所属的某一业务部门自行发文，由业务部门的负责人签发；业务部门的联合发文，由联合发文的各个单位负责人分别签发。

（7）以各级党委或政府名义的发函，由党委或政府主管的负责人签发；以党委办公厅（室）或政府办公厅（室）名义的发函，由办公厅（室）主任或秘书长签发。

签发前的文稿是草稿，一经签发即成定稿，立即生效。签发公文属领导行为，如不规范或出现失误，轻则影响公文的执行，重则造成重大的政治经济损失。

1.签发的原则

在具体操作中，公文签发的原则有五点：

（1）按职权划分的原则。由于领导人工作上有分工，因而只有对自己职权范围内的有关文件才有签发权。

（2）集体负责的原则。对于某些有关全局的长期性、关键性文件，必须由领导班子集体讨论、通过，共同负责，最后由主要领导人签发。或由领导班子集体讨论通过后，报请同级人民代表大会及其常务委员会批准，然后再由机关主要领导人签发。

（3）授权代签原则。当文件法定签发人因公外出或因其他原因不能签发时，可以授权或委托其他领导代为签发，事后再送法定签发人阅知。一般性的事务文件，但又必须以领导机关的名义发文时，也可委托办公厅（室）负责人代签。

（4）加签原则。凡欲以业务主管部门名义发出的文件，原则上应由业务部门负责人签发。但当文件内容涉及方针政策等重大问题时，应送主管领导人审阅后加签。

（5）会签的原则。当文稿内容涉及两个以上业务主管部门的职权范围时，必须经相关部门的负责人共同协商，并在发文稿纸的“会签”栏内签署具体的核准意见。会签后的文稿，有两种发布形式：一是以业务主管部门的名义联合发文；二是以领导机关的名义发文。以业务主管部门名义联合发文，会签后即成定稿；以领导机关名义发文，会签后仍是草稿，经机关领导人签发后才能成为定稿。

2.签发的程序

先审后签，是各级领导在签发文件时必须坚持的操作程序。签发人对自己核准的文件从政治内容到文字都要负完全责任，如果未经过目就签字同意，就失去了“签发”的实际意义。领导人在签发前审阅的重点包括：

（1）看是否需要行文，该以谁的名义行文。关于是否需要行文，应该掌握的原则是：可发可不发的公文坚决不发；凡在会议上已经部署了的工作，或在报刊上已经发布过的公文，除印制少量供存档的文本外，一般不再重复行文；凡是能够通过口头汇报、请示或可以当面协商解决的问题，不要行文。

（2）看是否符合国家的法律、法规，是否有与上级机关的同类文件不协调或相抵触的地方，以保证行文准确、严谨、滴水不漏。

（3）看是否需与有关部门、地区协商、会签，是否经主管部门负责人先行审核，是否经办公室审核、登记。如发现文稿内容涉及其他部门的职责范围或相关地区的管理权限，且又没有协商、会签时，应暂不签发，责成主办单位组织协商、会签后再送审。

审阅文稿时要尊重主办单位或拟稿人已经付出的劳动，只要文稿在大的方面没有问题，就不必吹毛求疵。但如发现有问题需作重大修改时，就不要迁就，甚至可以推倒重来。

3.签发的格式

签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期三项，缺一不可。

（1）核准意图要具体。常见的核准意见有：同意印发、打印发出、抄清后发等。如果认为文稿还应送其他领导审阅，应写明“请×××同志审阅后印发”。在实际工作中，有的领导习惯用“圈阅”的形式代替签发。按照规定，圈阅是有条件的。“圈阅”，指审批文件的领导阅毕文件后，在送阅、送审单内自己的姓名周围画一个圆圈，把自己的姓名圈在中间，表示对文件内容已阅知或同意。有的在画圈的同时还引一条直线至空白处，再签上自己的姓名和圈阅时间。过去，有不少公文处理的教科书都把“圈阅”视为不负责任的行为，明确反对。但在实际工作中，仍有不少领导习惯于圈阅。由于圈阅并没有签署具体意见，个别不负责任的领导事后往往推托说：“圈阅只表示我知道，但并不表示我同意。”据此，《国家行政机关公文处理办法》对“圈阅”赋予了特定含义：“审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。”就是说，圈阅是有条件的。

主批人——对文件内容负主要责任的领导人，不能圈阅了事，必须签署具体批准意见。

其他审批人——对文件内容承担次要责任的其他领导人，在没有不同意见（同意主批人意见）的前提下，才可以圈阅。

（2）签发人姓名要写全。有的领导在签发公文时，只写姓不写名，或写名不写姓，甚至仅写一字母、一个代号，让人费解或引起误解，这些都是应当避免的。

（3）签发日期不缺项。签发日期应年、月、日都有。有的领导习惯于写月、日，而不写年份，时间一长，就会影响对文件生效日期的认定和查考。

核准意见、签发人姓名、签发日期均应写在专用发文稿纸左上方“签发”栏内，不要直接写在文稿首页或尾页空白处，以利立卷归档。

总之，那种只签核准意见不签名，或只签名不写核准意见，甚至以画圈代签发的做法，都是不允许的。