* 邀约的礼仪
在商务交往中,因为各种各样的实际需要,商务人员必须对一定的交往对象发出约请,邀请对方出席某项活动,或是前来我方做客。这类性质的活动,被商务礼仪称之为邀约。
邀约有时还被称为邀请或邀集。从交际的角度来看待邀约,它实质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士,前来自己的所在地或者在其他某地方约会,以及出席某些活动时,他不能仅凭自己的一厢情愿行事,而是必须取得被邀请方的同意与合作。作为邀请者,不能不自量力,无事生非,自寻烦恼,既麻烦别人,又自讨没趣。作为被邀请者,则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者,还是被邀请者,都必须把邀约当作一种正规的商务约会来看待,对它绝对不可以掉以轻心。
对邀请者而言,发出邀请,如同发出一种礼仪性很强的通知一样,不仅要力求合乎礼貌,取得被邀请者的良好回应,而且还必须使之符合双方的身份,以及双方之间关系的现状。
在一般情况下,邀约有正式与非正式之分。正式的邀约,既讲究礼仪,又要设法使被邀请者备忘,故此它多采用书面的形式。非正式的邀约,通常是以口头形式来表现的,相对而言,它要显得随便一些。
正式的邀约有,请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式,它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约有,当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式,它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约,后者则可称为口头邀约。
根据商务礼仪的规定,在比较正规的商务往来之中,必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。因此,有必要对它作出较为详尽的介绍。
鉴于同时受到邀请的往往不止一方,任何被邀请者在接到书面邀请之后,不论邀请者对于答复者有无规定,出于礼貌,都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上,为了了解被邀请者对邀约有何反应,许多邀请者在发出书面邀约时,就对被邀请者有所要求,请对能否到场作出答复。(www.daowen.com)
通常,类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如,要求被邀请者“如蒙光临,请予函告”,“能否出席,敬请答复”,以及“盼赐惠复”,等等。
为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者,在书面邀约正文的左下方,循例要将与邀请者联络的具体方式,一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括:电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码(网址)、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出,可以根据具体情况从中选择。不过,联络或咨询的电话号码这一项,原则上是不能缺少的。
有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者,在发出书面邀约时,往往会同时附上一份专用的“答复卡”。上面除了“接受邀请”、“不能接受”这两项内容外,再没有其他任何东西。这样,被邀请者在答复时,只须稍费举手之劳,在以上两项之中,做一回“选择题”,在二者之一画上一道钩,或是涂去其一,然后再寄回给邀请者就行了。
没有在接到书面邀约的同时接到“答复卡”,并不意味着不必答复。答复是必要的,只不过需要自己亲自动手罢了。
对书面邀约所进行的答复,通常采用书信的形式。在商务礼仪中,它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写,以示重视。如果打印回函,则至少应当亲笔签名。
所有的回函,不管是接受函还是拒绝函,均须在接到书面邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。
在回函的行文中,应当对邀请者尊重、友好,并且应当对能否接受邀约这一关键性问题,作出明确的答复。切勿避实就虚,让人觉得“难解其中味”。如果拒绝,则讲明理由,就可以了。
回函的具体格式,可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞、称呼等方面,与之不相上下,就算不上失礼。
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