一、内部审核实施过程

审核组在完成审核准备工作之后，就可以按照审核计划的安排实施内部审核。内部审核实施过程是以首次会议开端的。首次会议后，审核员便可开始审核的主要活动——现场审核，完成审核工作，形成审核结论，并召开末次会议进行总结和审核结论通报后，审核过程结束。归纳起来，内部审核实施过程如下：

（1）首次会议；

（2）现场审核，收集和验证信息，获得审核证据；

（3）审核组内部交流与汇总，形成审核发现与审核结论；

（4）与受审核方沟通；

（5）末次会议。

（一）首次会议

首次会议的主要任务是传达并落实审核计划；简要介绍审核活动的方法和程序；确认审核方与受审核方在审核中的沟通渠道；接受受审核方的询问，协调有关问题。

首次会议由审核组长主持，参加人员包括审核组全体成员、受审核方高层领导和部门领导以及有关人员。会议应简短、明了，时间一般为30分钟。典型的首次会议内容如下：

（1）与会者签到；

（2）审核组成员介绍；

（3）确认审核目的、范围与依据；

（4）确认审核日程安排；

（5）介绍审核过程的主要方法和程序；

（6）介绍不符合判定及最终结论判定的方法；

（7）确认工作资源（陪同人员办公设施）；

（8）确认末次会议的时间和地点；

（9）其它有关问题的说明；

（10）征求受审核方意见。

上述某些议程可视情况简化。

（二）现场审核

现场审核是使用抽样检查的方法收集信息，寻找客观证据的过程，在整个审核中占有非常重要的地位。因此，审核员必须掌握和应用收集信息的方法和技巧，确保在现场审核中获得能够证实的审核证据。通常现场审核中采用的方法可以简单地归纳为4个字：问、查、看、记。

（1）问——与被访问者进行面谈；

（2）查——查阅相关记录和文件；

（3）看——现场观察产品标识及状态标识、生产、检测及贮存环境条件、记录与文件保管情况、设备状态及人员操作状态等；

（4）记——记录审核过程的有关事实，对不合格事实要详细记录。

（三）审核组内部交流与汇总

审核组内部交流与汇总的目标主要是形成审核发现，作出审核结论。交流与汇总的时机一般为每天现场审核结束后和（或）全部审核活动完成后。通常情况下，审核组成员针对当天现场检查与审核的情况进行内部交流，并将所收集到的客观证据及时整理、分析和筛选，在此基础上确定审核发现。对于审核发现中的不符合项，需填写不符合项报告。全部现场审核完成后，审核组要在内部交流与汇总的基础上，对照审核准则对所有审核证据进行综合评价，作出审核结论，并形成审核报告。

（四）与受审核方管理者沟通

在审核过程中，审核组长应当定期与受审核方进行沟通，通报审核进展。在审核中收集到较重大的风险（如：质量、环境或安全）的证据应及时向管理者代表报告，并通报受审核方。在末次会议前将审核组得出的初步结论与受审核方管理者进行沟通，沟通内容应与审核组内部会议讨论结果一致，如有不同意见，应尽可能在末次会前取得共识，并请受审核方在末次会上作表态准备。

（五）末次会议

末次会议是现场审核的总结性会议，其任务主要是向受审核方通报审核情况、报告审核发现、提出后续工作要求等。其内容一般为：①与会者签到；②审核组组长致谢，重申审核目的、范围、依据，报告审核经过，③报告审核发现（包括符合的与不符合的），提出对组织质量管理体系的有效性评价；④宣布审核结论，必要时说明可能降低审核结论可信度的情况；⑤提出纠正措施及验证要求；⑥受审核方领导简短表态。(www.daowen.com)

二、不符合项的处置

1．不符合报告

不符合项的性质、分类及判定方法同认证审核相同。

不符合报告没有固定的格式，但需满足完整、清楚、正确、简明的要求。完整即不遗漏任何有用的信息，不要只写结论不写事实；清楚即对不符合事实的描述准确、清晰，具有可复查性和可追溯性；正确即不符合审核准则的条款力求判断确切，以便采取纠正措施；简明即文字描述力求简明精练。内审不符合报告示例如表5－9所示。

2．不符合项的处置

对内审中发现的不符合项，审核组开出不符合报告后，由受审核部门自己分析不符合产生的原因，并采取有效的能够消除不符合原因的措施进行整改。整改措施实施后，由审核组进行现场验证，若不符合项得到纠正并能从根源上消除不符合的原因，方能同意不符合项整改有效，审核组成员需在不符合报告上签署验证意见、日期和姓名。至此，不符合项的处置完毕，通常称其为“关闭”。

在不符合项的关闭中应注意：以能消除不符合的原因为目的，而不是头痛医头、脚痛医脚，要认真分析不符合产生的原因，并填写好不符合报告上的原因分析，确定整改措施并执行，所有采取的措施都要留下记录。不符合项的关闭应按预先商定的时间完成，在确定完成期限时应充分考虑完成的可能性。

三、内部审核报告

内审完成后，应对内审总体情况写一个内审报告，说明此次内审是否按计划实施，实施过程是否顺利，内审不符合项数及分布情况等。审核报告需分发给所有接受审核的部门和组织的高层领导及管理者代表，以便受审核方及时改进，管理者及时调整管理策略。内审报告的示例如表5－10所示。

表5－9　某学校内部审核不符合报告

表5－10　某公司质量、职业健康安全、环境三体系内部审核报告

续表5－10

四、现场审核常用的方法与技巧

（一）面谈的方法与技巧

面谈是收集信息寻找审核证据的一种重要手段，一次成功的面谈，有利于建立融洽关系，消除心理障碍；有助于争取受审核方人员的合作；有助于查明情况，获取需要的客观证据。

面谈时的审核员应注意：提问得当；多听少说；营造和保持轻松、融洽的关系；选择适当的面谈对象。

在面谈中，提问是面谈时运用最多的一种基本方法，提问不当，不仅无法得到有用的信息，而且可能失去谈话的主动权，浪费有限的审核时间。所以，在提问时，要根据审核目的和内容选择适当的方式。例如，按照对方回答问题的结果，可将提问方式分为三类：

（1）封闭式提问。可用简单“是”或“否”回答。这种方式用来获取专门的信息，提问者有主动权，但信息量小。

（2）开放式提问。如“怎么样”、“是什么”，回答者需要解释或用较多的语言来表达。这种方式可获取较多的信息量，但有时会浪费时间。

（3）澄清式提问。如“为什么”，这种方式用以获得更多的专门信息或确认已获的信息。但易带主观导向，应慎用。

提问应注意：根据检查提纲提问，但不死板；多问开放性问题；专注、认真听取回答，边听边记；及时抓住信息的线索；注意对方的态度和表情（形体语言），多鼓励对方；不要带有自己的情绪或在提问时带有建议、暗示（引导性提问）等。

（二）查阅文件和记录的方法与技巧

查阅文件和记录也是审核中获取信息的重要方法，应根据审核对象的特点查阅相关文件和记录，以获得受审核方在相关活动和过程中产生的各种信息。

在查阅文件和记录时应注意：所查阅的文件和记录应与受审核的活动与过程直接相关；注意了解与审核对象有关的文件、记录的总体量，采用恰当的抽样；注意文件的符合性、有效性、可操作性及其管理情况；注意记录的客观性、完整性、可追溯性及其管理情况。

（三）验证信息的方法与技巧

审核员得到与审核对象有关的信息之后，进行分析验证是必不可少的。主要包括以下几个方面：

（1）结合受审核方的回答、文件规定和记录，将其与环境因素（背景等）作为一个整体来分析；

（2）对照文件规定，现场观察实际操作情况，核查相应的记录，以证实实际操作与文件规定的符合性，以及记录中提供的信息内容与文件规定的一致性；

（3）通过多种渠道加以验证，如对比分析来自不同渠道的关于同一对象的信息，以验证信息的真实性等；

（4）通过对活动或过程的观察来证实面谈或查阅记录后所获信息的真实性和准确性；

（5）通过必要的实际测量来验证。