第四节　控制的方法

针对控制对象的不同，控制的方法可以有很多种划分，但一般可分为:预算控制和非预算控制。前者主要以事先编制的较为系统的数字计划为控制提供依据，后者则多依靠观察、报告等传统手段进行控制。

一、预算控制

预算是以数字表述计划，并把这些计划分解成与组织相一致的各个部分，使预算与计划工作相联系，并授权于各部门而不致失去控制。换言之，预算就是把计划紧缩成一些数字以实现条理化，使主管清楚地看到，哪些资本将由谁来使用，将在哪些地方使用，并由此涉及哪些费用计划、收入计划或实物投入量和产出量计划。预算在形式上是一整套预计的财务报表和其他附表。按照其针对对象的不同，可以将预算分为:

(一)收入预算(revenue budgets)

收入预算是收入预测的一种特殊形式，是对组织未来收入的预测与规划。例如，对于企业而言表现为销售收入预算，而对于政府则表现为各种税收预算。收入预算为组织从事各项活动提供了基本的框架。

(二)费用预算(expense budgets)

费用预算是将组织单位从事的各项活动列出，并将费用额度对应分配。对于一定数量和质量的产出，较低的费用意味着较高的效率。费用预算为组织活动的成本控制提供了依据。

(三)利润预算(profit budgets)

利润预算将收入与费用预算合二为一，常常应用于整个组织或是大型组织的“利润中心”，是考虑组织投入与产出的综合型的控制手段。

(四)现金预算(cash budgets)

现金预算用于预测组织还有多少库存现金，以及在不同时点上对现金支出的需要量。不管是否可以称之为预算，也许这是企业最重要的一项控制，因为把可用的现金去偿付到期的债务乃是企业生存的首要条件。一旦出现库存、机器以及其他非现金资产上的积压，那么，有了可观的经营利润也并不能给企业带来什么好处。现金预算编制还能表明可使用的超额现金量，因此，可以为盈余资金制定盈利性投资计划，从而为优化配置组织的现金资源提供了帮助。

(五)投资预算(investment budgets)

投资预算是对企业的固定资产的购置、扩建、改造、更新等在可行性研究的基础上编制的预算。它具体反映在何时进行投资、投资多少、资金从何处取得、何时可获得收益、每年的现金净流量为多少、需要多少时间回收全部投资等。该预算使管理者可以预测未来的资本需求，区分出最重要的投资项目，以及保证有适当数量的库存现金可以满足到期由投资引发的现金支出。

与一般控制程序相类似，预算控制的基本步骤包括:(1)编制预算。编制预算从确定预算方针开始，接着编制部门预算和综合预算。(2)执行预算。就是要根据预算，及时或定期地检查预算的执行情况，观察其实际工作效果是否在预算范围内。(3)衡量预算差异，并采取一些措施纠正偏差。(4)对预算控制结果进行分析总结，评价和考核预算控制的绩效。

预算作为一种控制手段，其最大的价值在于它对改进协调和控制的贡献。当为组织的各个职能部门编制了预算时，就为协调组织的活动提供了基础。同时，由于对预期结果的偏离将更容易被查明和评定，预算也为控制工作中的纠正措施奠定了基础。当然，由于预算控制一方面需要投入相当的人力、物力和财力，同时它的实施往往会影响到组织内部一些既得利益者的权利，招致他们的反对和阻碍，所以是否实行预算控制往往需要管理者(尤其是高层管理者)的谨慎、决心和魄力。

二、非预算控制

非预算控制，顾名思义，是指并不利用预算进行控制的控制手段。一般而言，许多传统的控制方法都与预算无关，但仍有一些还是运用了预算控制或是同预算控制有关的方法，其中较重要的一些方法是:

(一)程序控制

程序是对操作或事务处理流程的一种描述、计划和规定。它通过文字说明、格式说明和流程图等方式，把一项业务的处理方法规定得一清二楚，这也就是我们常说的标准化，从而既便于执行者遵守，也便于管理人员进行检查和控制。组织中常见的程序很多，例如决策程序、投资审批程序、主要管理活动的计划与控制程序、会计核算程序、操作程序、工作程序等。凡是连续进行的、由多道工序组成的管理活动或生产技术活动，只要它具有重复发生的性质，就都应当为其制定程序。

(二)专题报告和分析

如果说程序控制是对常规例行的作业或活动的控制，那么专题报告则恰恰相反，它更着眼于非常规的具体问题。例行的会计和统计报表虽能提供不少必要的信息，但有关某些业务的信息往往还是不足的。一名从事复杂的业务经营且富有成就的主管，聘用数名训练有素的分析人员组成一个参谋小组，只让他们在自己的控制下从事调查研究和分析，而不委派其他任务，这个小组就能培养出一种令人惊奇的辨别力，可辨别不正常的工作情况。

(三)统计数据资料

当组织规模逐渐扩大，组织外部环境的不确定性和复杂性日益增加，各种因素相互交织在一起时，仅仅凭借管理者经验有时很难发现导致偏差的原因何在。如果能使用一些统计学知识，建立分析模型，对把握控制关键点会有很大帮助。例如，当月的销售有所下降，可能是季节的变化、新的竞争对手的出现、消费者偏好的变化等各种因素的影响，如果能够对相应的数据资料，采用统计上的相关分析、假设检验技术等，就能较快地发现什么因素是显著影响销售的，各因素与销售之间的数量关系如何等，这一切显然对管理者的经营决策有很大帮助。因此，对企业经营管理的各个方面所作的统计分析和明确提出的统计数据资料(无论是历史的还是预测的)，对于控制来说都是十分重要的。(www.daowen.com)

(四)亲自观察

有人把这种方式称之为“走动管理”。无论凭借上述哪一种方式，管理者面临的一个最大的问题是信息真实性的问题。因为有可能下属人员投其所好，将管理者不愿意见到的信息加以过滤;或者在采集信息时，由于采集人员的主观判断能力而误解了信息，从而产生记录上的偏差。因此，管理者决不应忽视通过亲自观察进行控制的重要性。预算、图解、报表、比率、审计人员的建议以及其他计划方法对控制都是重要的。但是管理者如果完全依赖这些控制方法，比如说，只是坐在办公室里看看报表和打打电话，往往就很难做好控制工作。对于员工的态度、士气、工作的环境等一些难以量化的信息，管理者有时只有通过自己的现场观察，才能得到丰富、准确的信息。因此，即使在目前信息技术应用已相当普遍的时代，很多公司也依然很强调这种管理方式。

本章小结

1.控制是管理过程不可分割的一部分，所有的管理者都应当承担控制的职责。

2.在管理工作中，控制是指管理者为了保证实际工作与计划的要求相一致，按照既定的标准，对组织的各项工作进行检查、监督和调节的过程。

3.根据控制发生在受控系统运行的不同阶段，划分为前馈控制、现场控制和反馈控制。

4.一个有效的控制系统可以保证各项行动完成的方向是朝着达到组织目标的，要使控制有效，就必须遵循有效控制的七大基本要求。

5.控制的过程可以划分为三个步骤:一是确定控制标准，设立若干标准的类型或指标;二是衡量实际工作，即将实际工作与上述标准相对照，检查与衡量标准的执行情况;三是采取行动纠正已有偏差或修改不适当的标准。

6.组织中的控制系统主要包括对组织中人力资源、财务、生产作业、信息及组织绩效五种资源的控制。

7.控制的具体方法有很多种，但基本上都可以归类为预算控制与非预算控制两大方法。

关键术语

控制　前馈控制　现场控制　反馈控制　关键控制点

人力资源控制　财务控制　生产作业控制　信息控制

组织绩效控制　平衡计分卡　标杆学习法　预算控制

非预算控制　走动管理　

复习思考题

1.如何理解控制这一概念的内涵?控制为什么是必要的?

2.控制的类型有哪些?

3.有效控制的特征是什么?

4.如何理解控制的过程?试举例说明如何理解控制的标准?

5.控制的对象主要有哪些?如何才能使得针对这些对象的控制有效?

6.控制的方法主要有哪些?