请认为并且坚信对方是一个不错的人。这样一来,对方真的会成为一个不错的人。
——克劳德·布里斯托《信念的魔力》
有个说法是:“如果媳妇进门后遇到一个严厉的婆婆,那这个媳妇以后肯定会成为一个比婆婆还要严厉的婆婆。”公司里也是同样的道理:如果一个上司很严厉,那以后他的下属升职做了管理者,肯定也不会和善到哪里去。即便这些下属当初在心里是多么地信誓旦旦:“我可千万不要成为他那样恐怖的上司!”
对我手下第一个升职为部长的职员,我喜欢说一句话,是我以前在韩德制药公司的时候的一位部长对我说的话。那句话是这样的:“当我们成年后,会对我们的人生带来巨大影响的人有两位:一位是自己的偶像,一位则是自己的第一位上司。”虽然这句话会让人一听到就感到有些言重,但却是一句不争的事实。
有句话叫“看样学样”。下属职员因为一直看着,且习惯了严厉的上司的样子和行为,自己也会不知不觉地,不受控制地成长为相似的人。且这种可能性非常高。同样,如果上司和下属是属于互相激励,且互相赞赏的那一类,那当下属成长为管理者的时候,就会很自然地为自己的下属创造一个积极轻松的工作氛围。
当然,根据每个人的性格不同,各自会有一定的差异。但是,如果你要成为一名上司,那你对上司的作用及定义的理解,最大的可能就是来自你的第一位上司。
认识的一位朋友曾说过他们公司的一个特别的习惯。那个公司是9点上班,但是职员必须在8点40分的时候到达公司。到达后的5分钟内,各自整理自己的办公桌,使自己一天的工作在一个干净整洁的环境里开始。整理结束后,大家各自端着茶饮或咖啡,聚集在会议室里,开始一个轻松的早茶时间。在早茶时间,大家可以将昨天发生的事情,或者是昨天自己看的电影等有趣的话题彼此分享。并且每天在进入会议室的时候,大家都必须称赞一个职员。
刚开始的时候,大家都觉得不适应,也有人说一些不好的话。有人嘟嘟囔囔地抱怨为什么要提前到公司,比法定的上班时间提前了20分钟。同时也有很多人诧异为什么一定要去称赞谁,那多难为情啊。但是,随着时间的推移,大家开始对这种早茶时间习惯了。同时,因为必须称赞同事,所以他们也开始对自己身边的同事多了留意和观察。同时,也有人为了得到别人的称赞,比以前变得更亲切,更加努力工作了。
硬性地去规定要对别人进行称赞。可能大家会想有必要这样做吗?但是,我认为对于我们这种不习惯向别人表达“谢谢”、“对不起”之类感情的国家文化背景来说,这样的做法也不失为一个有效的办法。
比起称赞别人,接受称赞的态度也是非常重要的。一般来说,我们受到别人的称赞之后,大概会有以下4种回答。大家可以好好想想,自己是属于哪一类。
比如下属主管的项目成功完成了,上司对其表示嘉赏和称赞。这时候下属会有怎样的反应呢?
1.“谢谢您的肯定。我会更加努力的!”
2.“啊,您过奖了,其实不是的。”
3.(有点调皮地)说:“嘿嘿,也算是我的一个成绩吧!”
4.(受宠若惊地)说:“真的吗?啊,真是……”
我对大家回答的相似程度感到诧异。等我成为管理者之后,我对男职员和女职员的回答方式的差异更为惊异。一般在进行某个工作后,三分之二的男职员会在受到称赞后回答:“谢谢您的肯定,我会更加努力的!”而相反地,三分之二的女职员会回答:“啊,您过奖了,其实不是的。”(并且会把尾音拖得很长)或者是说:“是的,这次我算是做得还不错,嘿嘿。”然后,会自然地笑起来。
找时间观察一下你的周围,看看大家在受到称赞的时候是怎么表现的。
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回答以上2,3,4种答案的人,有可能是谦让的原因。但是如果总是回答以上的2,3,4类型的内容的话,可能会让人觉得这个职员不是很专业。所以我稍微改变了一下称赞的方法。我采取了具体的称赞方法。不是简单地说:“你干得很好!”而是详细地针对各个细节进行点评和称赞。
举一个例子,比如之前我刚换了秘书。对新来的秘书,我安排了一件事情给她,希望她在我休假期间帮我处理好。那时要准备在新加坡的一个会议,需要多邀请几位部长一起参加。但是因为那几位部长并不是我们部门的人,所以他们的机票及食宿费用等,都必须由他们自己所在部门来支付。这样跨部门的事情在公司中处理起来有些微妙。
我让秘书向新加坡方面主管会议的人,以及那几位要去参加会议的部长告知这个情况,确认相关结果,并且把发给那些相关人员的邮件,也一并抄送给我。结果,秘书把本来需要很多次邮件往来才能确认的事情,简洁地用一封邮件就解决了。所以,我休假回来以后,对秘书其间所做的工作赞赏有加:
“恩美小姐,你的那个邮件写得真好!(在韩国宝洁,大家不对职员的职位名称进行称呼。而是在姓名后面加上一个尊敬词,如‘小姐,先生,或某某君’。)你在邮件的第一行写的内容,让收件人感觉到发件人谦恭的态度。你把业务相关的内容,从几封邮件的量浓缩为一封邮件,同时表达结论的句子的英文也写得非常准确。看到你可以代替我写这样的邮件,真是太好了。这种因为变化产生的情况,让你处理得干脆利落,收件方也准确地清楚了变化的状况,也能清楚自己应该怎么做了。你把这封邮件打印出来保存一下。下次秘书培训的时候,我要用它来做范例。”
所以,我觉得比起随便说一句“你干得不错”的称赞,详细地对职员所作的成绩做出点评更好。让他知道自己哪些部分做得好,所做的事情给我留下了怎样的印象。这样一来,受到称赞的职员就不会说:“啊,您过奖了,其实不是的。”或是:“啊,我何德何能啊……”之类自谦的话。而是会说一些肯定自己的话,比如:“谢谢您的肯定。”或:“啊,是那样吗?那我下次继续努力,做得更好!”等。
对于受到称赞的职员来说,这样的称赞法也比较好,因为可以使他们清楚自己在哪个部分做得好。使得他们可以对自己做得好的部分有个自我肯定,并且能够激励自己在下次做到更好。
不知道是不是男性和女性的社会化过程差异,在受到称赞的时候,女性职员都会比男性职员表现得更加谦逊。但是一味地谦逊的话,就会叫人怀疑你的不自信或是能力不足。
如果你真的做得很好,如果上司表扬了你,那就坦然地接受,因为你受之无愧。同样,作为上司,如果你现在要表扬职员,那请仔细想想,从细节上来进行点评和表扬。这样职员在听到你的称赞后,能够发现自己做得好的部分,并且会努力在下次做得更好。
1.表扬职员的报告做得好的时候可以这样说:
“很难整理的数据很多,现在做得很好的有3点。
第一是你把需要补充的内容分成3点整理,使得内容变得更有条理,数据看起来也更清晰,非常好!以后也这样分成几点进行简洁整理。
第二是你在补充的内容中,提出希望充分地发挥出广告和宣传的结合效果的做法,与我的想法不谋而合。
第三是你明确地提出,在明年的新产品上市的时候,需要怎样的方式进行等等内容,这样非常好。希望你以后继续保持这点。
在做一件事情的时候,刚开始大家的考虑都是不完美的。所以随时都会有不断补充的内容,因此大多数人在最后还是会后悔‘其实本来可以做得更好的’。但是,能够用发展的眼光看问题的人,就是如你这样能够去思考如何能做得更好的人。”
2.在职员会议资料讲解做得很好的时候,你可以这样说:
“在接近两小时的会议上,在开始的时候能够把主要的信息让人一目了然,开门见山的做法非常好。因为你这样,使得我也能够在会上抓住重点内容,集中了注意力。会议中间总经理询问去年的广告效果怎么样的时候,你坦率地回答说没能整理,会后再去查找,并且会单独向总经理报告。这样的做法非常有勇气,也是很值得表扬的。因为虽然谎称自己什么都知道可能会看起来不错,但是万一对方盘根问底,那就会露馅了。并且如果说错了,会更难堪。所以相比起来,坦白地回答对方,反倒是能够帮助我们积累相互的信的一个有效做法。”
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