高职院校教学秘书素养浅析

武汉东湖学院传媒与艺术设计学院　廖　丽

随着我国高职教育改革的不断深化，高职院校的发展对管理人员也提出了越来越高的要求。教学管理是高校各项管理的重中之重，教学秘书作为教学管理中的一员，主要负责基层教学事务和教学管理工作。本文从教学秘书的基本职责出发,就如何提高教学秘书自身综合素质提出了几点建议。

高校教学秘书是教学院长的参谋、助手和执行者，是在教学院长的领导下处理日常教学行政工作，并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。高校教学秘书是高校最基层最直接的管理人员,其工作效率直接影响着教学工作的正常运转。教学秘书应该认清其工作职能,理清思路,不断提高自身素养,从而适应教学工作的正常发展。

一、高职院校教学秘书在教学管理中的基本职能和特点

1.基本职能

（1）服务性功能

管理即是服务。教学秘书从事的是教学行政管理工作，是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，其主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初至期末，紧紧围绕为教学服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，保证教学活动的顺利开展。

（2）组织协调功能

组织各学院落实各项教学工作，如教材征订、教学计划的落实、期末考试工作、毕业生的毕业资格审查等，都由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动纵横交错，教学任务的完成也是由许多部门共同完成的，因此教学秘书要协调教务处、各学院、教研室、教师、学生之间的各种关系，起着承上启下、合理统筹的作用。

（3）检查监督功能

教学秘书是联结“教”与“学”的纽带，经常要深入课堂了解教师的教学情况、学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。

（4）咨询反馈功能

教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和听取他们的意见和建议，及时反馈给院领导或教学主管部门，做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作。

2.主要特点

（1）辅助性

教学秘书是学院领导的参谋和助手，所以，辅助性是教学秘书工作的基本特征。学院领导的工作千头万绪，涉及很多专门性的知识和技术，领导不可能事事都考虑得很周全，这就需要教学秘书的协助、提醒。所以教学秘书应兼有咨询和补偿功能。

（2）服务性

教学秘书的工作就是要为学院领导和师生提供优质的服务，要为领导的决策性工作创造方便条件，以提高工作效率和质量。教学秘书要为院各部门服务，为教师和学生服务，只有全心全意为这三方面服务，才能保证学院教学任务的顺利完成。

（3）综合性

教学秘书的工作涉及本学院的全部教学工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系。

（4）政策性

任何一个单位、任何一个领导都要在自己的工作中贯彻执行党和国家的方针、政策。作为助手的教学秘书的工作内容也与政策紧密相连。无论是辅助领导还是办文、办事，都要认真贯彻执行相关政策和规定。

二、教学秘书应具备的素质

能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发，教书秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件的综合。具体包括以下几种。

1.具有优良的综合素质

（1）思想素质

第一，坚定的政治方向，把握思想政治基本理论，热爱党的教育事业。(www.daowen.com)

第二，良好的政策素养，自觉的法制观念。

第三，优良的道德品质、敬业精神、工作责任感、事业心。

（2）文化素质

第一，掌握一定的人文社会科学与相关自然科学的基础理论、基础知识。

第二，具有比较开阔的文化视野和文化选择与批制能力。

第三，具有一定的审美眼光和文体知识。

（3）业务素质

第一，具备一定的教育学、心理学及教学管理方面的基础理论知识。

第二，具有较好的收集、整理、传播、运用相关信息的能力。教学秘书的工作是具体的，每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，这些材料都是从不同环节和角度以保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及目前乃至今后教学的评估、教师的考核以及新专业的设置等教学工作，教学秘书必须具有迅速、准确处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理并报告有关领导，以进一步执行决策或调整补充，完善决策，使之更加符合教学实际的需求。

总之，教学秘书收集整理的信息是校级领导作决策的依据，信息的及时、客观全面，直接关系到校级管理工作的效率。信息处理的不好，就会影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作，也是他们必须具备的能力。

第三，具备一定的秘书学、文书档案学、管理学及写作知识技能。写作能力是教学秘书完成工作的基本功，无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流，都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想，都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的，是一个合格教学秘书的基本要求。

第四，具有与所从事的教务管理相关学科专业的基本知识，掌握计算机网络的相关知识技能。计算机的使用已广泛地进入了高校机关的各个部门，熟练掌握和使用计算机是教学秘书的基本技能。

（4）身心素质

第一，身体健康，并有坚持健身锻炼的习惯与能力。

第二，心理健康，有较好的心理承受能力。

2.具有合理的专业知识技能结构

具有合理的专业知识技能结构即优化相关领域尤其是文化、业务方面的知识技能结构。

3.具有管理及协调能力

熟悉教务工作规范及流程，不断增强教务管理运作能力、组织协调能力，包括具有一定的公共关系、人际关系协调能力等。

4.具有创新和开拓能力

要不断学习相关理论，更新教育思想观念，结合工作实际，开展教学管理研究，提高创新和开创能力。创新是时代的要求，是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。有创新才有发展，可持续发展是我们一切事业的灵魂。作为系领导助手和参谋的教学秘书，应该具有创新和开拓的能力，除了对有关信息材料分类整理向系领导汇报外，还应综合分析，形成自己的思想和见解，为领导提供教学、管理的新建议，从而有效地获取最新的发展信息给领导的决策提供科学的依据。

三、总结

总之，高等教育的发展，要求高校各教学单位及教学管理人员之间协调配合，做好这项工作，对于高校系、处、所领导顺利开展工作有积极的促进作用。在这个过程中，教学秘书的桥梁和中介作用非常重要。高校教学秘书应不断学习，更新自己的管理科学和专业知识以及应用技能，更好地为教学服务，为推进我国高校改革发挥重大的作用。

【参考文献】

［1］孟昭兰．普通心理学［M］．北京：北京大学出版社，1994．

［2］邢乐澄．高校机关秘书素质谈［J］．机械工业高教研究，1997（3）．