6．如果使用信函催款

2008年3月，K公司销售部重新划分了客户区域，王宁的手中也增添了两家新客户。本来，多了两家客户可以完成更多的销售任务，应该是件好事。可是，因为其中有一家D客户拖欠回款是出了名的，此时的王宁除了头疼，还是头疼！

5月底，王宁给客户们打了一圈电话，向他们催收这个月的回款。大部分客户的回款情况还算不错，只有D客户借口说资金紧张，过一段时间再回。王宁很清楚，这又是D客户的拖延付款的理由而已。后来又打了几次电话，对方开始的时候还只是敷衍，到最后连电话都不接了。

而当王宁上门收款的时候，对方也是躲起来不见人。在不得已的情况下，王宁尝试着向对方发催款函来试试运气。第一封催款函王宁写得非常礼貌，言辞也很诚恳。可发出三天后却一点消息都没有。后来，王宁又写了第二封，这一封在言辞上就有一些严厉了，并警告对方如果再不付款将承担违约责任。随后，在第二天下午，王宁又发了第三封催款函，在这封催款函中，王宁向对方限定在三天之内回款，否则，他就将此事委托律师，让律师帮自己进行追讨。而到时候所形成的一切后果，都将由D客户承担。

没想到，第三封催款函发出不到一天，D客户便打来电话，主动地和王宁商量起回款的问题。到最后，虽说D客户所欠的回款并没有完全收回，可还是有大部分的回款打到了王宁的账上。

事后，王宁也在心中暗喜，看来催款函的作用还真是不能小觑啊!

虽说催款函并不是专业的法律文书，但是，由于催款函常常是供货方对经销商发放的正式的商业文书，从某种程度上说，它还是具有一定的法律效力的。信函催收常作为电话催收的一种后续手段。公司打过几次电话催收后，如果客户仍无反应，可以发出正式的催收信函。 第一次的催收信函必须说明打电话的日期和客户作出的付款承诺，以及客户在某日期前不能付款时公司会采取的措施。

如果第一封信仍没有回应，第二封信应比第一封信更为急迫，使客户感到延迟付款的严重性。如果仍无消息，公司的第三封信应发出最后通牒，口气可更为严厉一些。

第一封收款信函

尊敬的××先生：

我们与贵公司8月5日成交，发票号为第1 00号、总额为240 000．00元人民币的贷款已到期。我们附上这一数额的详细内容，希望贵公司能在2005年11月15日之前付款，或者通知我们不能及时付款的原因。

开户银行：

开户名称：

账号：

此致

顺祝商祺

财务部助理(电话：1 01 0101 0)

2005年11月5日

附：发票复印件

注意：

信函语气要强烈，但应彬彬有礼，这一点很重要，任何讽刺或威胁的话都会损害收款人的形象，而且，很可能对收款无益；

这封信语气要坚定，明确一个付款期限。但不要详细叙述你将要采取的措施，不要提及法律行动，也不要对他的账户表示怀疑。

第二封收款信函

尊敬的××先生：

我们于11月5日就贵公司逾期未还的240 000．00元货款发过信函，要求结清8月5日第1 00号的发票贷款。此款项已经延误了两个多月，至今我们没有得到任何答复。请速 于11月25日前结清全部款项。

如果我们得不到回音，只得求助于专业机构来解决贷款的回收问题。

开户银行：

开户名称：

账号：

此致

商安

财务部经理(电话：1 01 01 01 0)

2005年11月15日

附：发票复印件

注意：

要语气强硬、公事公办，需要保持职业化形象，避免看上去恼怒或绝望，礼貌而坚定的语气会增强效果；

此信函要提及对方不付款你将要采取的措施；

此信函署名人职位应高于前一封信。

第三封收款信函

财务总监亲启

尊敬的××先生：

我们遗憾地通知你，贵公司对我们关于8月5日第100号发票下贷款的付款提醒信至今没有任何答复，在此再次附上这一贷款的详细情况和清单。

我们已把贵公司的账户转交×××律师事务所，请其代为收款，一切额外费用将由贵公司承担。一旦上述贷款在2005年12月8日前全额付清，我们将立即停止这一收款代理。(www.daowen.com)

开户银行：

开户名称：

账号：

此致

顺祝商祺

财务总监(电话：10101 01 0)

2005年12月1日

附：发票复印件

注意：

签署人级别要高，并注明头衔；

信的开头应提及客户对付款的消极反应；

措辞要严厉，但应表现得平静和老练。

诉讼前的最后一封警示信函

最后付款要求

特此通知

尊敬的××先生：

我们是×××律师事务所，我们的被代理人××公司于 2005年11月5日起，连续发出三封催款信要求贵公司就2005年8月5日第1 00号发票下240 000.00元人民币贷款给予偿还，可是贵公司一直没有任何答复。我们只能遗憾地通知你，请于12月15日前付清该款项，或是与×××联系，将付款事宜安排妥当；否则，我们将根据被代理人××公司的意愿，正式向人民法院提起民事诉讼，要求贵公司给付贷款和逾期利息，并由贵公司承担相应的法律费用。

我们已准备好诉讼所需的有关法律文件，准备于2005年12月20日正式提起诉讼。在正式提起诉讼之前我们不再另行通知。

一旦上述金额在2005年12月15日前全额付清，我们将立即停止诉讼。

开户银行：

开户名称：

账号：

×××律师事务所律师(电话1 01 01 01 0)

2005年12月10日

附：发票复印件

注意：

为起到重要提醒作用，本信函可打印成红色；

语言应当是对事实的陈述，而非威胁。

虽说催款函只是一封信件，但是，它却关系到你的回款能否顺利收回。如果运用不当，非但达不到催收回款的目的，恐怕还会影响回款的顺利回收，甚至是与客户的正常交往。所以所，催款函的书写是一门艺术，如果要使收款信函能有效地帮助你达到收款的目的，就要在书写时符合以下的原则。

（1）收信人具体

收信人的街道名称、门牌号码、单位全称一定要准确而具体。收信人要具体到个人，写清其职位、全称。像王经理、李主任等此类称呼并不好，虽然表示尊重，但是有时候却给了欠款人可乘之机，他们往往会说：“我是王经理，可是我没有收到你们的催款信。我们这里有好几个王经理，信可能被送到别的王经理那里去了。”所以，书写收信人名称时应当具体为王成功经理、李自强主任等。

（2）债权债务清楚

在信函中应当将双方的债权债务关系及其法律依据陈列清楚；收款人据以收款的法定理由等要清楚；欠款人拖欠债款或拒绝履行义务的事实根据要清楚；要求支付的欠款金额写在信函的突出位置，一般位于信函第一行或右上角，表述一定要清楚。

（3）内容容易阅读

语言要简明、直接。尽量少用客套话，最好一开始就直奔主题，开门见山地把问题提出来。信中多使用简明的语句，遇到行业术语时应标出注解。整个信件注意使用简短的句子，段落简洁，在不失主题的情况下使人容易阅读。

（4）措辞要文明谨慎

收款人书写信函的时候用语要文明礼貌，不要有脏话、黑话、对欠款人进行人身攻击的话；要从长远合作的基础上考虑，用词要谨慎，要就事论事，不能一概而论。

（5）语气坚定

信函中的措辞要坚决，一定要明确地表明自己的目的，使对方知道，如果不能及时付款将要承担责任。这时要尽量使用规范的用语，不要用一些威胁性的话逼迫欠款人。

（6）提出具体要求

收款人应当在信函中注明欠款人给予答复的期限，欠款人应偿还的具体金额，包括违约金、银行利息等，欠款人应当履行偿债义务的方式及最后期限等。当然，收款电函的内容因其选择的电函方式而有所增删。例如，当收款人向故意拖欠债务的当事人发送收款电函时，电函可加上“欠款人逾期未偿付欠款，应承担相应的法律后果”或“收款人将采取法律手段收回欠款”等内容，以加强收款电函的“力度”；而当收款人采用电报的方式收款时，电文则应言简意赅。

信函书写完毕后，收款人应在信函尾部写明发函日期，并签名或者盖章，然后再邮寄或直接发送。