3．建立回款内部控制系统

制度化已喊了多年，有不少企业仍不能真正领会，认真贯彻。有些企业的应收款简直是一本糊涂账。自己到底有多少应收款，哪些是今年的，哪些是去年的，哪些有可能追回，哪些是死账呆账，不仅企业负责人说不清楚，财务经理也说不清楚，或者说是不愿说清楚，不敢说清楚，到了无法面对的程度。

一些财务不健全的老板说起放账更是一脸的无奈，一肚子苦水，一抽屉欠条，放账的业务员一走了之，不知踪迹，派小侄外甥要账，要回三核桃两枣也肉包子打狗一去不回。更多的账还是因为自己贪大喜功、盲目冒进，迫于情面自己放出去的，又能怪谁?

销售人员李庆所在的西园实业有限公司，是河南省一家油漆生产企业。经过几年的发展，企业不断发展壮大，年销售额也达到了200多万。在工作过程中，老李积攒了很多客户，凭着自己善于交际的本事；他的工作做得还算得心应手。不过，他最大的致命伤在于，善于铺货，不精于回款。虽然产品销量不错，但就是回款不及时；客户已经压了好几笔销售回款了!

在他手中有两个比较大的客户，这两家销售的产品差不多占了销售总额的40％。可是每次回款的时候，他们总是找各种借口拖着不还。有一次，其中一家答应这个月给李庆回一笔8万的销售回款，可是，当他拿着发票去取款的时候，对方却告 诉他：“那笔款这个月不能回了，公司的资金出现了问题，等到下个月再说吧。”

任凭李庆百般努力，这笔8万元的回款还是足足被拖欠了五个多月之后才收回来。而此时这家客户又压了更大的一笔回款在手中……

从上面的例子中，我们看到，销售人员老李平时只把心思放在铺货上，而对回款却是不管不顾，或者说是并没有进行严格的管理和控制，真的到了清收欠款的时候，又如何能够取得令人满意的结果呢?

所以，要想让回款变得简单起来，必须时刻关注它，并从一开始就做好回款的内部控制是非常关键的。可是，我们也要看到，在当今很多的企业中，大部分都还没有建立应有的回款内部控制系统。即便是企业建立了回款内部控制系统，也很少有销售人员对其产生足够的重视。

那么，对于创业者来讲，要如何进行回款的内部控制，才能为以后的回款工作打好基础，减少麻烦呢?其实，对回款的内部控制，也就是从回款前、回款过程中和回款之后三个方面对销售回款进行控制和管理。具体的实行方法如下：

第一，回款的事前控制。

现在，许多供货商解决拖欠问题更多的是采取事后控制的办法，即只有在应收账款拖欠了相当长的一段时间后才开始催收，结果出现"前清后欠"的现象，使供货商顾此失彼，包袱越背越重，流动资金愈来愈紧，甚至面临倒闭的危险。

据统计，实施事前管理（交货前）可以防止70%拖欠风险；实施事中管理（交货后到合同货款到期前）可以避免35%的拖欠；实施事后管理（拖欠发生后）可以挽回41%的拖欠损失；实施全面控制可以减少80%的呆账和坏账。

从以上统计资料可以看出，大部分风险是在交货前控制不当造成的。这个阶段的风险控制管理工作，应该说相对简单，成本低得多，效果也最好。而形成拖欠以后的追讨工作，则要复杂很多，成本也高得惊人。所以我们应该把控制赊销拖欠风险的工作重点，放在事前管理上。

第二，回款的事中控制。

（1）建立动态的资信评审和账款跟踪管理体系

要确保供货商应收账款有效收回，就必须建立动态的零售客户资信评审机制和账款跟踪管理体系，这样不仅能保障供货商及时了解每个零售客户的资信走向，辨别出高价值、高资信的零售客户，还能确保供货商信用政策的实施更加合理有效，更可以确保供货商坏账损失率降至最低，使供货商的业务顺利快速地开展。

对零售客户的信用管理要采取动态的管理办法，即每隔一定时间根据前期合作情况，对零售客户的信用情况做重新评定。不仅仅在选择新零售客户时才执行，对以往发放信用政策的老零售客户也要时时关注，因为零售客户的信用是不断变化的。

如果不对零售客户的信用状况进行动态评价，并根据评价结果及时调整销售政策，就可能由于没有对信用上升的零售客户采取宽松的政策而导致零售客户不满，也可能由于没有发现零售客户信用下降而导致货款回收困难。

零售客户资信评审是个动态、长期的过程，账款追踪分析和账龄分析又是其中的重要环节，应做到月评、季检和年审，做好账款风险管理的预警工作，挖掘出资信好，高价值的零售客户，给予优惠的信用政策，剔除资信差、低价值的零售客户，或给予更严格的账款管理。唯有这样动态的零售客户资信评审和账款跟踪，才能保障供货商货款风险降至最低。

（2）建立定期对账制度

要制订一套规范的、定期的对账制度，避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆账和坏账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。

建立定期对账制度，供货商要对零售客户每月发出对账函，由业务人员到对方财务部门取得签章认可，以确保货款数额无差错。

（3）定期召开应收账款会议

供货商要定期召开应收账款会议，要打印"业务往来余额表"、"账龄分析表"，分析发生应收账款的每一个零售客户、每笔货款的具体情况，制定不同的处理方案，并上报财务、销售部门相关领导，制定有效方案，加大回款力度。

（4）密切关注零售客户的变化，时刻留意危险信号

对赊销铺货需要经常性的管理与服务，不能"铺而不管"。货一旦赊出去，就必须密切关注零售客户的运作情况，对一些不良征兆要保持高度警惕，切勿赊销期满才过问，否则，很可能"竹篮打水一场空"。

零售客户经营状况不好，往往会出现一些危险信号。营销员在日常终端拜访中，要把检查零售客户的经营状况作为自己的重要工作。由于货款风险的发生前必然会出现一些征兆，所以应密切观察，努力去发现这些危险信号，这对货款安全有警示作用，然后依此迅速采取行动，可以有效减小零售客户给自己带来的经营风险。

（5）有效催收货款

在销售产品的过程中，营销员不可避免地要碰到催收终端货款的问题。而终端货款的回笼，直接关系到供货商利润的实现。然而，很多供货商因为货款催收不力，导致应收货款增多，产生大量呆账、坏账，资金周转困难。(www.daowen.com)

（6）协助零售客户销售产品

营销员尤其应关注自己产品的销售状况，因为销售状况在相当程度上决定了收款是否顺利。如在本次收款周期内，产品的销量、回款额、库存分别是多少，是否达到合同规定的收款条件。可以说，产品的实际销量才是收款时最具说服力的依据，比如有的商场规定未达一定的营业额不得结款。

有时零售客户并不是存心想赖账，这时营销员可以想一些变通的方法，比如在找零售客户收款前，了解零售客户的经营情况，帮助零售客户分析市场，出台相应的助销政策，策划促销方案等，往往可以收到很好的效果。

供货商还要加强与零售客户的感情联络。比如，关心一下零售客户的经营状况并给予必要的指导、按期帮零售客户进行必要的培训。供货商必须让零售客户意识到经销产品可以实现"双赢"，这样他们才愿意在回款时给予支持和配合。

第三，回款的事后控制。

在回款催收之后，销售人员还应该对那些逾期的回款根据拖欠的不同情况制定相应的清欠方案，并对整个内部控制系统进行审查，进行适当的调整和改善。

企业的销售回款内部控制系统，可以在一定程度上解决销售回款难收的问题。为了保证这种内部控制更加有效地实行，企业一定要处理好信用管理部门、会计部门和销售部门三者的关系，使他们能够通力合作、共同努力。需要特别注意的是，企业还应在人员培养、成本控制等多方面实施措施，以保证销售回款内部控制的顺利实施。

回款的内部控制是一件技术含量很高的工作，它涉及到回款的前、中、后三个阶段，只有销售人员做好其中每一个阶段的工作，才可能从最大程度上减少回款问题的产生。因此，创业者应该重视回款的内部控制管理，把它放在销售过程重中之重的地位来对待。

4．催款，一定要把握好时机

人们都认为欠债还钱是理所当然、天经地义之事，倘若欠债的人久拖不还，甚至存心赖账，那么催款人登门讨债也就是合情合理之举。这种观念完全正确，不过，人们由此而传统地认为讨债的场合或者说讨债的地点只有一个——债务人的“门”内，即债务人所在地却稍显片面。在现实社会经济生活中，在多数讨债实例当中，讨债人或催款人确是登上债务人的“门”讨债。不论从理论上讲，还是在实践当中，在人们的讨债经验当中，讨债的场合都不仅仅只是债务人所在地一个地方。催款人或讨债人既可以走出去登门讨债，也可以请进来有礼节地催债，而一个具有扎实知识和丰富经验、有良好的心理素质和较强公关能力的讨债人员，还可以在各种场合从容不迫地实现自己的愿望，达到自己的目的，完成自己的讨债任务。

某纺织公司是一家私营企业，老板刘明因为传奇创业史成为当地一位威望很高、有头有脸的人物。2005年，该公司和外地一服装厂签订一批价值20万元的布料的合同，约定服装厂分期付款给纺织公司。纺织公司按合同把布料发给了服装厂，可是却迟迟没有见到服装厂的付款。对一个私营企业来说，20万元足以让企业垮台，所以刘明就派人去催款，可是一直没有效果。

原来，2005年这家服装厂正处于换届阶段，两届领导人谁也不想去还这笔欠款。刘明得知后，决定亲自出面。2006年元旦是这家厂成立10周年的纪念日，也是新领导上任的好日子，服装厂要举行盛大的庆典。在庆典大会上，刘明迈步上前直向新厂长道喜：“恭喜恭喜，厂长真是年轻有为啊。我是你们厂的一个合作企业的职工，今天代表我们厂前来向您以及你们厂道喜了。”刘明是出了名的大嗓门，他这一道喜，很多人的目光都转移到了他和新厂长身上。新厂长还没有明白这个人是怎么出现在这儿的，刘明又开始说话了：“厂长，你们厂发展前景真是一片光明啊。我们厂就不一样了，现在连职工工资都发不出来。我们厂长和我说了，今天是您新厂长上任的日子，他说您这个厂长是一个知大理的人，一上任就会给我们一个惊喜的。今天看到厂长这么有精气神，我就知道，厂长一定是个爽快人。”全场的人都在看着刘明和这位新厂长。其实这位新厂长早在几个月前就在管理厂里的业务，当然知道这笔欠款。他看到刘明的这一举动，知道这个人不好惹，并且当着这么多人的面他也不好说什么，只有说：“我也刚上任，很多事我也不是很清楚，一会儿我们再谈。”可刘明不吃这一套，他又说：“我记得半年前你们厂给我们的交货单上面写的厂长就是您啊，还是您亲自签的名呢。”厂长知道这样下去只会让人看热闹，况且这里还有好多自己的客户，所以只有悄悄地把会计找来，给了刘明一张20万元的支票，当场把刘明厂的欠款还清了。

从兰的案例中可以看到，有效地利用场合，对回款的催收有着多么大的作用!一些特殊或者关键场合对于成功催收回款的重要性，由此可见一斑。

那么，创业者都可以借助哪些关键场合去催款呢?在这些场合中，创业者又应该采取什么样的对策去催收呢?

一般来说，对创业者催款比较有利的场合包括：约请对方催收、聚会上催收和喜庆场合催收等。在催款时，根据不同的场合采用不同的对待方式，将可以收到意想不到的效果，进而实现轻松回款的目标。

需要注意的是，由于场合不同，巧施催款的手段和方式也应该有所区别。所以，在催款之前，创业者就应清楚地知道各种场合催款的技巧和利弊。只有这样，创业者才能及时发现机会并“对症下药”，施展手段“迫使”客户就范。不然，轻则把自己弄得灰头土脸，自取其辱；重则惹恼对方，致使催款目标泡汤。

（1）约请对方催收

所谓请进来的策略，就是催款人在自己的大本营向债务实施催款行为。它非常适用于这种拖欠欠款的情形——债务人不能按合同约定的期限还债，他们一般不会害怕与催款人见面，不会躲避催款人，甚至有的还会主动拜会催款人，向催款人说明情况，争取得到催款人的理解和同情，争取得到债权人同意、缓期履行债务的允诺。

（2）不期而遇催收

为了躲避债务纠缠，许多债务人经常在外“出差”，致使催款人很难找到他。遇到这种情况，催款人并非束手无策、无所作为。只要催款人知难而上，善于创造并及时抓住机会，总会达到催款目的。所谓“机会”，就是怎样寻找债务人，又怎样在不期而遇的场合缠住对方催要欠款。

不期而遇的场合很多，比如在火车、轮船、飞机等交通工具上，或者在一些公众场所、社交场合。这时，催款人切忌感情冲动而引出一些过激言词和过火行为。首先是要沉着、稳重、冷静，对债务人应当像久别的朋友意外相遇那样热情、有礼貌。等债务人在你的感染之下摆脱窘境后，再有礼有节、绵里藏针地向债务人讲明自己对债务清偿的要求。债务人假如对催款人不断哀求，或者动之以情、欺哄瞒骗，催款人务必记住一点：债务人不答应立即履行债务，你就一直同他纠缠下去，直到他答应立即履行债务为止。

（3）各种聚会上催收

在现代社会中，每一个社会成员都处在上下左右、纵横交错的关系网中。催款人或者债务人也不例外。特别是在商业活动基础上建立起来的复杂而广泛的社会关系，必然要求人们以各种各样的社交、聚会来加以维持。如果催款人在其他场合找不到债务人、或者见到了但没有机会实施催款行为，那么催款人就可以利用各种聚会、社交场合向债务人实施催款行为。

（4）喜庆场合催收

在经济生活中，一旦债权债务关系产生，那么催款人就要密切注意债务人的重大行动。只有这样，催款人才能抓住时机实施催讨债务的行为。特别是当债务人遇到重大喜事时，催款人或催款人在这种喜庆场合抓住时机索要欠款往往会产生特殊的效果。

比如当债务人举行隆重的庆典(如公司周年庆、新产品下线、销售业绩庆祝)时，催款人或催款人前去贺喜，可以把握住适当的时机巧妙地向债务人提醒或催讨债务。债务人心情高兴之时常常都会有“慷慨之举”。但是需要指出的是，催款人不要怀有敌意或抱着捣乱的态度出席债务人的喜庆活动，因为这很容易引起债务人强烈的逆反心理和对抗情绪，使彼此之间的关系僵化甚至恶化，那么债务合同就会更加难以履行。

总之，无论在哪种场合下催款，关键问题是催款人或催款人把握好时机、根据不同的情况决定催款的场合，同时在具体的场合又能善于制造机会、善于把握时机实施催款行为。只为如此，才会成功实现催款目标。