4．3　利用分类汇总统计日常费用

在Excel中，除了可以使用数据透视表进行日常费用统计外，还可以利用它的“分类汇总”功能得到需要的结果。

4．3．1　分类汇总

Excel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel会分级显示数据清单，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。

若要使用分类汇总，必须先将数据清单排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起，然后，为包含数字的列计算分类汇总。

分类汇总和计算方法包括分类汇总、总计和自动重新计算。Excel使用SUM（求和）、COUNT（计数）和AVERAGE（均值）等函数进行分类汇总计算。在一个数据清单中可以一次使用多种计算来显示分类汇总。总计值来自于明细数据，而不是分类汇总行中的数据。在编辑明细数据时，Excel将自动重新计算相应的分类汇总和总计值。

下面结合前述的日常费用统计表，讲解如何进行日常数据分类汇总。

4．3．2　创建一个“月”分类汇总(www.daowen.com)

创建分类汇总的操作步骤如下：

（1）为使操作结果不影响到原始数据，先将日常费用统计表中的全部数据复制到另一新工作表中。

（2）为使复制后的结果符合数据清单的要求，将新工作表中的第二行数据，即若干“＊”号删除。

（3）将所有记录按月进行排序，即选定“月”列中任意一单元格，单击常用工具栏中的“升序”按钮或“降序”按钮。

（4）单击“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。在“分类字段”的下拉列表中选择“月”，在“汇总方式”下拉列表框中选择“求和”，在“选定汇总项”列表框中单击“支出”复选框，并选中“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”复选框。

（5）单击“确定”，得到最后的结果。

（6）单击分类汇总数据表左侧的分级显示按钮，便可创建分类汇总报表，用户可以选择显示全部记录，或只显示每月的汇总结果，或只显示三个月的总计。