2．2　会计账簿的登记

2．2．1　明细账的格式和登记

1．明细账的格式

明细账是按照明细分类账户开设的，连续、分类登记某一类经济业务，提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况，对总分类账起辅助和补充作用，同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。

明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等，但最基本的格式是有“借方”、“贷方”、“余额”三栏的三栏式。

2．数据库

为了生成明细账，需要了解Excel的数据库知识。数据库是一种有组织、动态地存储有密切联系的数据的集合。一个数据库就是一个数据清单，它将反映客观事物的大量信息进行记录、分类、整理等定量化、规范化的处理，并以记录为单位存储于数据库中。数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，例如发货单数据库，或一组客户名称和联系电话。数据清单可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段，相当于一个二维表的栏目。

在Excel中，将数据清单用作数据库是指不必经过专门的操作而将数据清单变成数据库，在执行一些数据库的操作过程中，如查询、排序、汇总等，Excel能自动将数据清单视为数据库，即数据清单中的列对应于数据库中的字段，数据清单中的列标题对应于数据库中的字段名称，数据清单中的行对应于数据库中的一个记录。

为了将数据清单用作数据库，在设置数据清单和输入数据时必须遵循一定规则，这些规则包括：

（1）数据清单的字段名占一行，且必须是第一行（不一定是工作表中的第一行）。

（2）每个字段的名称必须唯一。

（3）每一列必须有相同的数据类型和格式，且每一列必须相邻。

（4）每条记录占一行，且必须连续，中间不能有空行。

（5）每个单元格输入的数据前面不能有空格。

（6）如果工作表内除数据清单外还有其他数据，则数据清单和其他数据之间必须有至少一行或一列的空白单元格。

（7）避免在一个工作表上建立多个数据清单。

3．数据库的生成

利用数据库生成明细账的基本思路是：首先设置数据库的结构，其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中，最后对数据库中的数据进行筛选，生成明细账。

设置数据库结构的方法是将记账凭证中的所有项目填写到工作表中，且数据库中的字段名与记账凭证中的项目名一致。

将记账凭证的内容输入到“记账凭证数据库”的方法有多种，如利用宏命令等，最常用的方法是在录入记账凭证的同时打开“记账凭证数据库”，在该数据库中将记账凭证的所有数据填写到工作表里。

要生成一个明细账，应先设置一个明细账的格式。

生成“应付账款明细账”的步骤如下：

（1）设置条件区域。(www.daowen.com)

（2）设置筛选结果输出的字段。

（3）选择数据区域。

（4）执行“高级筛选”命令。

（5）复制筛选结果。

（6）粘贴筛选结果。

（7）设置余额计算公式。

（8）设置余额方向。

（9）计算本期发生额和期末余额。

2．2．2　总账的格式和登记

总账的格式均采用“借、贷、余”三栏式，它的登记既可根据记账凭证逐笔登记，也可通过汇总的方式，定期或分次汇总登记。在Excel中，既可利用记账凭证数据库登记，也可利用汇总明细账的方式进行登记。

1．记账凭证数据库生成法

（1）打开事先已经设置好基本格式的“银行存款总账”，输入期初余额及方向。

（2）设置筛选结果输出的字段。

（3）单击数据清单中的任何一个单元格。

（4）执行高级筛选命令。

（5）复制和粘贴筛选结果。

（6）设置余额计算公式和方向。

（7）设置本期发生额和期末余额。

2．明细账汇总法

（1）设置“应付账款总账”的基本格式。

（2）打开“应付账款明细账”工作簿。

（3）汇总各明细账的月结，形成总分类账的本月发生额。